恒隆行政管理手册试用版

恒隆行政管理手册试用版

众安房产

ZHONG'ANREALESTATE

恒隆行政管理手册（试用版）

ZAHL-（）-2009

版本：（）

编制恒隆综合部日期2009年2月

审核日期

批准日期

目录

一、行政管理制度

1.保密管理制度.....................................................6-7

2.文书管理制度.....................................................8-9

3.印章管理制度.....................................................10

4.公司证照管理制度.................................................11

5.提案管理制度......................................................12—

6.出差管理制度......................................................一五

-17

7.门禁管理制度......................................................一八

-19

8.突发事件管理制度.................................................20-23

9.日常行政规范管理制度.............................................24-26

二、行政管理表格

1.收发函登记表.....................................................30

2.收发传真登记表...................................................31

3.传真格式.........................................................32

4.内部文案审批单...................................................33

5.收发文登记表.....................................................34

6.文件传阅单.......................................................35

7.文件签收单.......................................................36

8.文件移交单.......................................................37

9.图章刻制申请表...................................................38

10.用章使用申请单...................................................39

11.用章登记表.......................................................40

12.印鉴移交清单.....................................................41

13.提案表...........................................................42

14.提案效果报告表...................................................43

15.提案评分表.......................................................44

16.出差申请表….....................................................45

17.现金报销单........................................................46

18.出差报告书........................................................47

19.突发事件报告.....................................................48

20.突发事件调查总结报告.............................................49

21.总裁令（格式）....................................................50

22.总部心工作令（格式）.....................................51

23.月度工作计划......................................................52

24.计划提交登记表.............................................53

25.计划差异工作请示报告.............................................54

26.计划完成情况统计表................................................55

27.月度作总结.........................................................56

28.月度部门考评表....................................................57

三、行政管理流程

1.寄送信函、快件工作流程...........................................60

2.传真发文工作流程.................................................61

3.传真收文工作流程.................................................62

4.发文管理流程.....................................................63

5.收文管理流程.....................................................64

6.印章制刻申请流程.................................................65

7.印章使用流程.....................................................66

8.公司证照管理流程.................................................67

9.提案管理流程.....................................................68

10.出差管理流程.....................................................69-70

11.突发事件处理流程.................................................71

12.工作令督办工作流程...............................................72

13.部门工作监督核查工作流程.........................................73

14.月度计划管理工作流程.............................................74

15.年度计划管理工作流程.............................................75

16.行政费用编制工作流程.............................................76

17.行政费用管理工作流程.............................................77

四、行政管理办法与方案

1.计划管理办法.......................................................80-81

2.流程管理办法......................................................82

3.员工职务行为准则..................................................83-88

4.反舞弊工作条例....................................................89-94

5.日常业务费用管理办法..............................................95-96

行

政

管

理

制

度

1.保密管理制度6-7

2.文书管理制度.....................................8-9

3.印章管理制度.....................................10

4.公司证照管理制度.................................11

5.提案管理制度.....................................12-一三

6.出差管理制度.....................................一五-17

7.门禁管理制度.....................................一八-19

8.突发事件管理制度.................................20-23

9.日常行政规范管理制度.............................24-26

生效发文字号—【】一号

众安房产有限公司保密管理制度

ZHONG，ANREALESTATE文件编号页码

I.目的：为增加员工的保密意识，保护公司利益与保守商业秘密，特制订下列保密制度。

2.范围：本制度适用公司内所有人员；本制度应用于公司各项招商营运、营销企划、物

业管理、财务管理、行政管理等各类工作。

3.工作职责

（1）仝体员工根据保密制度，自觉遵守与执行保密协议；

（2）各部门领导对本部门员工执行与遵守保密制度负有直接责任，对下属的违反保密制

度的行为负全责；

（3）公司副总经理、总经理对本公司遵守保密协议与执行保密制度负有直接责任，对下

属违反保密制度的行为负全责：行

政

（4）总公司副总裁、总裁对恒隆公司遵守保密制度与执行负有间接责任。管

理

（5）综合管理部对本公司保密协议遵守与执行负有监督与检查权，并对保密制度的执行制

度

与遵守负有连带责任。

4.工作内容

（1）商业秘密的定义：指本公司不为公众所知悉，能为公司带来经济利益、具有有用性并

经公司采取保密措施的技术信息、经营信息与公司根据法律、法规或者惯例应当视作

商业秘密的其他信息。包含企业在活动中生成、收集、使用的，与现实与未来业务有

关的经营信息、财务信息、人力资源信息、客户信息、技术信息、档案信息等。包含

但不限于：

（a）公司各类会议内容、纪要及管理文件；

（b）公司的各类合同书、业务往来文件、业务洽谈情况及投资与业务开展意向；

（c）各类合作的计划及材料、业务洽谈备忘录及有关资料；

（d）各类项目招标（议标）前的各类资料与底价；

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生效发文字号_[1_号

众安房产有限公司保密管理制度

ZHONGANREALESTATE文件编号页码

(e)与公司关系密切的合作伙伴与客户的有关资料：

(f)公司营销策划资料；

(g)公司员工的工资、奖金及有关情况：

(h)其他属于保密范围内的事项。

(2)商业秘密的保守：保守秘密是指员工未经授权的情况下，不能够不合理或者非法手段

获取、透露、使用、同意或者协同他人使用商业秘密。

(3)商业秘密的使用：确需使用商业秘密的，由申请人提出，经部门领导、副总经理、总

经理、总裁审批，所有使用商业秘密的由书面批准为艰据，否则视为泄密。

(4)商业秘密的公开：商业秘密具有的时候效性，保密时效过后，由综合管理部根据执行

行

管理层书面签批，方可公布与通报，通报范围为涉及有关工作部门或者相应的管理层。政

管

未经公开的信息，一律为商业秘密。

理

5.实施细则制

度

(1)全体员工在签订劳动合司时，签订保密协议，以明确责任与义务。

(2)在收购、兼并、合作等过程中，在商谈的前期阶段要求与外部单位签订保密协议，

符合上市规则要求，同时保证公司信息不被泄露，保证工作的顺利进行。

(3)处罚

(a)囚过失泄密，视情节分别给予100〜5000元的罚款，并予以通报批判，情节严重

的解除劳动合同；

(b)有意泄露机密者，公司将无条件解除劳动合同，弃要求其赔偿经济缺失，直至追

究法律责任；

(c)触犯国家法律者，移交国家司法部门处理。

编制审核审批

生效发文字号_[1_号

众安房产有限公司文书管理制度

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第1条目的：为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本

制度。

第2条范围：本单位各部门与外界往来文书的收发均由综合管理部负责。

第3条签收文件时，要确认收文单位或者收件人姓名无误后再进行签收。

第4条签收文件时发要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对

口，应及时报告主管领导。

第5条签收文件应签写姓名并注明时间。

第6条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上全面登记。登

记项目通常包含收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号与文件标题。参加各类会议带

行

回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交综合管理部保管，个人不得存放。政

管

第7条内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

理

第8条企业的文件由综合管理部负责起草与审核，由总经理签发。重要性文件报总裁办制

由总裁签发。度

第9条以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

第10条在企业日常经营管理中，有关图纸、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项

应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或者口头通知执行，通常不

用企业文件的形式公布。

第11条外来文件由综合管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

第12条内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

第14条各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意

见。

编制审核审批

生效发文字号_[1_号

众安房产有限公司文书管理制度

ZHONGANREALESTATE文件编号页码

第一五条文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或

者某人，若某部门或者某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送综合管理部。

第16条重要文件的审核、批示与执行涉及企业总体协调或者应由总经理或者总裁审核

的文件，由综合管理部汇总签办意见，呈总经理或者交其他授权者做最终的审核、批示，

并下发有关部门予以执行。

第17条经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由综合管理部立档管理，业务文件

由业务部门立档管理，次年移交档案室管理。

第一八条立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。

第19条文件档案用卷宗按规定装订储存。

第20条借阅行

政

（1）凡因工作需要借阅文件时，务必履行手续，通常文件经部门经理签字同意，重要文管

件经总经理同意方可借阅。理

制

（2）文件借出室外需竟记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归三。度

（3）翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。

第21条保管

（1）文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。

（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。

（3）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或者对外泄露。

第22条文件的销毁

文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销

毁文件。

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生效发文字号_[1_号

众安房产有限公司印章管理制度

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1.公司卬章指公司公章、合同专用章、财务专用章、各部门章、法人代表章等。

2.公司印章的使用范围。

（1）发送正式公文、电函、传真件等。

（2）报送或者下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。

（3）授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等。

（4）签订业务合同、协议等。

（5）上岗证、先进集体与个人荣誉证书等。

（6）需要代表本企业加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、等。

（7）企业内部对口业务部门直接的工作联系。

3.公司印章的刻制。行

（1）由需刻印部门负责人据工作需要提出刻制印章的申请，经总经理批准方可刻制，政

管

并报财务管理中心及行政中心备案。理

（2）新刻制印章由印章保管部门取印模留样归档储存。制

度

4.公司印章的使用管理。

（1）使用公司印章时应当填写《公司印章使用申请表》，写明使用缘由，经总经理签字

同意后，连同需盖章文件材料一并交公司机要员。

（2）公司印章的使用原则上机要员掌握，机要员务必严格操纵印章使用范围与认真检

查用章申请单的审批。

（3）公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需报请总经理批准，并由申请

人写出借据与明确归还时间。

（4）常规用印或者需再次用印的文件材料，如之前已有过用章申请表可省去有关手续。

印章管理员应同时填写登记表格以备查。

5.公司印章的保管。

（1）公司公章与部门印章由机要员保管，财务章与法人章由财务部门保管。

（2）公司印章保管员发生变动，应填写印章交接表，办好有关移交工作，并有第三方鉴

证人，有关手续表格归档储存。

（3）印章遗失时除立即向上级报备外，还应依法公告作废。

编制审核审批

生效发文字号一【】一号

众安房产有限公司公司证照管理制度

ZHONGANREALESTATE文件编号页码

为了规范公司各类证照的管理，进一步盘活公司无形资产，确保公司各项工作高效运

转，特制定本规定。

一、本规定适用于公司所有证照的管理。包含公司的法人营业执照、行业经营许可证、企

业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件及公司统一为

员工办理的健康证、工作证等。

二、综合管理部是公司证照管理的职能部门。负责各类证照的申报、登记、变更、年检、

注销；证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关部室根据职责承办部分事项

与全部事项。

三、各类证照由综合管理部登记造册，委派专人统一管理。证件保管人务必妥善保管各类行

政

证照，如出现损坏或者丢失，要立即向主管领导报告外，并与发证机关联系，及时办管

理证照的挂失与补办手续，同时由审计部追究其有关责任。理

制

四、各部门如需使用证照务必经主管领导总经理同意批准，说明使用范围与使用时间，办度

理使用登记手续后，方可携带外出，使用完毕后，用件人与证件管理人应在登记表上

注明领取（交回）时间并签字。

五、各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公

司的证照进行各类担保。

六、证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排有关人员及时验证。不及时验证看，

造成的各类缺失由有关责任人担负，并追究其责任。

七、证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人与接交人在

与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。

八、公司为职工办理的工作正由个人保管，职工在调离、退休时务必交回工作证。

编制审核审批

生效发文字号_[1_号

众安房产有限公司提案管理制度

ZHONGANREALESTATE文件编号页码

I.为充分调动公司全体员工参与公司管理的积极性、制造性，鼓励员工针对公司现状提出建

设性的改善意见或者改革方案，借此改善公司经营管理、节约成本、提高效率、增强企业

活力，特制定本管理办法。

2.公司综合管理部负责员工各类提案的收集、整理、汇总，并组织有关人员对提案进行分析、

评估、汇总，提出奖励意见，并对实施提案进行跟踪、反馈。

3.提案范围：

（1）对公司经营管理等方面的技术性或者管理性的合理化建议；

（2）对公司未来经营、进展规划、远景目标等重大决策性的建议及思想；

（3）对不良行为的举报及有利于公司品牌形象提升的各项建议。

4.提案申请、审核程序

（1）通常途径：由提案申请人填写《提案表》，并附全面实施方案。属公司内部提案，经

行

部门领导审核，报请项目总经理审批，如涉及集团公司的提案，则由总经理审核后报政

管

总部行政中心分类报审。理

（2）网络途径：提案人能够根据自己的意愿选择电子邮件直接提交，提案人按公司公示的制

度

公司总经理电子邮箱进行网上提案提交。

（3）提案人对各项提案进行通常性及重大性类别定性，属公司通常性提案由总经理审批后

实施，属下属公司重大性提案及集团重要性提案由集团总裁审批后实施。

（4）提案实施如需经费开支，按提案类别审批程序执行。

（5）提案过程中各有关公司、部门人员予以配合，由各司综合管理部协调。

（6）提案审批结果由综合部反馈给提案人，如提案未采纳，综合部应该注明原因，并通知

慰抚提案人。通过网络途径，由综合部或者行。在尊重提案人意愿的的前提下，将提

案审批结果单独反馈给提案人。

编制审核审批

生效发文字号_[1_号

众安房产有限公司提案管理制度

ZHONGANREALESTATE文件编号页码

5.提案评审根据

（1）提案客观性及具体性，即要求提案人将现状真实地反映出来，以事实与数据说话。

（2）提案根据问题原因的明确性，即要求提案人把问题发生的要紧原因找出来。

（3）提案解决问题的可行性，即要求提案人针对问题发生的要紧原因，提出具体的改善计

策，也就是提出解决问题的具体方法，对只提问题不提解决办法的提案被视为无效提

案。

（4）改善的绩效性，一切提案以绩效为导向，这种绩效不一定是以金钱去衡量、它是一个

综合性指标，它的判定标准上促使公司向越来越好方向进展。

6.提案效果的评估、审定

（1）提案采纳实施后，由实施公司部门负责填写《提案效果报告》《提案评分表》并备齐

报告所需的数据、图标等资料，交各司综合管理部。

行

（2）综合部在收到上述提案资料后七日内，会同实施部门经理，有关负责部门构成评定组,政

管

评定组根据该项目制造性大小、水平高低、难易程发、经济效应大小，对公司进展的理

奉献率大小等进行复核等综合评定，并将提案上报总经理。制

度

7.提案奖励

（1）公司根据《提案效果报告》《提案评分表》对提案申请人进行奖励。

（2）奖励办法

类别分类等级评分标准奖励

A90分（含）XX元记大功一次

集团重要性

B80分（含）XX元记小功一次

A90分（含）XX元记小功一次

集团通常性B80分（含）XX元嘉奖一次

C70分（含）XX元嘉奖一次

公司重要性A90分（含）XX元记小功一次

编制审核审批

生效发文字号_[1_号

众安房产有限公司提案管理制度

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B80分（含）XX元嘉奖一次

公司重要性

C70分（含）XX元嘉奖一次

A90分（含）XX元嘉奖一次

B80分（含）XX元嘉奖一次

公司通常性C70分（含）XX元嘉奖一次

60分下列不予

DXX元

采纳

（3）对因改善而降低成本或者增加收入超过X义万的，由综合管理部专案上报总经理或者

总裁，核定额外奖励奖金。

（4）联名提案的奖金分配由第一提案人主持分配。

行

8.本办法自公布之日起开始实施。

政

管

理

制

度

编制审核审批

生效发文字号_[1_号

众安房产有限公司出差管理制度

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目的

第1条

制

支，特

费开

差旅

操纵

，合理

意识

管理

成本

强化

作，

理工

差管

工出

业员

范企

步规

进一

为了

。

制度

定本

限

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条

第2

。

审批

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权限

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，并按

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填写《

差时应

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