大型央国企流程编制方法与演练培方案

大型国企

流程编制方法培训课件名词释义与特征流程Owner流程角色KCP流程设计步骤及核心要素流程定义表核心要素流程设计演练流程三件套技术标准流程图及标准符号流程说明文件主要内容及编写要求模版与表单提纲重点名词释义流程。流程是一组共同给客户创造价值的相互关联的活动进程，是一连串可重复的活动，具有可衡量的输入、增值活动、可衡量的输出。流程的含义是广义的，包括流程、操作指导书、规范、模板/表格等。价值链。描绘了企业为客户、股东、员工等相关方创造价值所进行的一系列经济活动的总称，用一个价值链来呈现。价值链模型源于迈克尔·波特提出的“价值链分析法”，把企业价值增加的活动分为基本活动和支持性活动，运用价值链的分析方法来确定核心竞争力和战略环节，形成和巩固企业在行业内的竞争优势。流程架构。流程架构是公司依据战略目标、企业文化，结合相关管理制度，对组织内部各种业务活动、管理要求采取分层分级的方式勾画业务蓝图，定义流程的关联关系，搭建组织内的端到端业务，从而提升员工专业化工作效率，推动整体价值创造的框架。流程视图。又称流程地图，是表示业务流程信息的一个集合，向某一特定情形或特定用户群提供一个业务总览图，展示各个流程、子流程之间的逻辑关系、接口关系。

3重点名词释义流程角色。是已定义好的标准执行者，负责流程活动的执行及输出。可以是一个人、一类人、一个小组；不是组织中的职位，但可以建立匹配关系；不随组织结构变化而变化。流程Owner。承担流程整个生命周期管理（规划、设计、发布、运行、绩效管理、废止）职责的角色。流程控制人员（PC-ProcessController）。是协助流程Owner承担流程整个生命周期管理（规划、设计、发布、运作、绩效管理、废止）职责的角色。流程关键绩效指标（KPI-KeyPerformanceIndicator）。衡量流程运作绩效的量化管理指标，是以整体流程效率为考核指标，而不是直接对人的考核。流程关键控制点（KCP-KeyControlPoint）。是在业务流程或应用系统中，对实现业务目标、降低风险、保证质量的一项或一系列重要活动。4流程的主要特征01流程是一组按照顺序能够为客户创造价值的相互关联的活动进程。流程六要素：具体的输入特定的输出若干活动活动间的关联服务的客户创造的价值输入资源输出结果若干活动我满意，因为流程为我创造了价值！定义流程关注客户而非上司关注整体而非局部关注过程并关注结果流程关注什么？6流程的主要特征■主要特征目标性（有明确的目标）增值性（为客户创造价值）可度量（目标和成果都可以度量）协同性（二个及以上角色及活动）可重复（多次重复发生的业务活动）动态性（从一个活动到另一个活动）78讨论一下，你认为以下“流程”是流程吗?（1）关电脑↓（2）关电源/空调↓（3）整理重要物品↓（4）重要物品入柜↓（5）清理桌面↓（6）背包走人（A）某机场的登机流程买机票办理登机牌行李托运安全检查候机登机（B）下班清理流程9流程的基本元素活动、角色流程输入/输出流程名称、流程目的流程起点、流程终点关键控制点（KCP）流程绩效指标流程责任人活动（Activity）■定义■主要特征是一组相互联系的、有一致成果的任务或行动。如：汇总信息、确认客户资信度、评审方案，一般以动宾结构来命名（动词+名词）。每个活动都是由一个角色来执行；每个活动都有明确的输入、输出；每个活动都可用时间长短来度量。10角色（Role）■定义■主要特征是已定义好的标准执行者，负责流程活动的执行及输出。如：软件开发工程师、合同管理专员、PMC、董事会有明确的职责及技能要求；可以是一个人、一类人、一个小组；不是组织中的职位，但可以建立匹配关系；不随组织结构变化而变化；通用性：与业界标准角色相匹配；唯一性：角色名称在公司范围内唯一。11流程输入/输出（BI-BusinessItem）■定义■主要特征

流程中各环节业务活动的输入/输出对象。包括数据实体以及承载数据的表、证、单、书。

如：要货需求表、会计凭证、采购订单、工程委托书、工程付款计划、PO验收报告、设计规格书等。是构成流程间和流程中活动间的信息链；每一个流程活动都会有输入和输出12流程名称（ProcessName）■定义■主要特征是赋予流程的一个称谓。例如：“订单履行流程”、“应收账款核销流程”。明确的、清晰的、简短的；体现流程所描述的业务运作主题。13流程目的（ProcessPurpose）■定义■主要特征描述流程对所涉及业务的使命、目标有哪些贡献。如《应收账款核销流程》的流程目的：指导、规范客户界面的应收账款核销业务，确保应收账款核销的及时、准确。关注流程的客户需求；关注流程的输出；主要包括提高准确性、时效性和降低运作成本等方面的贡献。14流程起点（StartPoint）■定义■主要特征是触发流程第一个活动的开始事件。事件是描述与相关业务信息对象的状态，这种状态可能控制或影响业务的运作。例如：《端到端订单交付流程》流程起点是“收到客户的订单”。触发流程开始的事件可以是单一事件，也可以是多个事件；任何流程都至少有一个开始事件。15流程终点（EndPoint）■定义■主要特征是流程最后一个活动所产生的结束事件。例如：《IPD概念阶段流程》流程终点是“获得批准的概念决策评审材料包或签发的项目撤销书”。流程结束的事件可能是单一事件，也可能是多个事件，但要选择其中对流程目标达成有意义的事件作为流程的终点；任何流程都至少有一个结束事件。16关键控制点（KCP-Key

ControlPoint）只有重要的高风险控制点才是关键控制点；必须清晰定义在流程文件当中；必须正确、有效地执行；必须定期进行遵从性测试及报告；必须由流程Owner定期回顾。■定义■主要特点

控制点是在业务流程或应用系统中，对实现业务流程目标、降低风险、保证质量的一项或一系列重要活动。识别所有控制点后，流程Owner会从中选择最高风险的控制点并给予特别关注，如执行遵从性测试、测评等。基于审计报告、公司指引等识别出的高风险控制点称为关键控制点。17流程绩效指标（PI-PerformanceIndication）■定义■主要特征衡量流程运作绩效的量化管理指标。

如：开票准确率、单板综合直通率、交付周期等衡量业务流程目标是否达成；有明确的数据收集、分析渠道和计算公式；流程绩效指标可能有多个，一般选1～3个作为关键指标。18流程责任人（ProcessOwner）■定义■主要职责是承担流程整个生命周期管理（规划、设计、发布、运作、绩效管理、废止）职责的角色或岗位。流程规划和战略；流程的运作管理和沟通培训；流程的风险和控制管理；流程的绩效管理；流程变革管理和沟通培训。19流程设计步骤及核心要素0221流程文件编写逻辑拟定流程定义1绘制流程图2编写流程说明3流程设计步骤整理资料：包括所使用的各种表单、文件、制度等写出步骤：在纸上写出实际的工作步骤研讨确认：并与相关岗位人员交流讨论确认绘制初稿：在纸上画出流程初稿，写明角色、活动、涉及的表单及流向；检查规范性：流程编号、流程图标准图形等；绘制流程图：用VISIO流程图工具模板，按规范绘出流程图；编制流程说明：用流程说明模板编制流程说明文档。其中流程关键控制点和流程中存在的问题及建议需要重点描述；评审及审批：相关业务部门评审，流程owner审核签字确认。创制/优化表单模板4优化/创制表单模板：根据表单模板设计要求，参考最佳实践，优化或设计表单模板；评审及审批：相关业务部门评审，流程owner审核签字确认。流程定义模板及要素流程定义指的是针对单个业务流程的基本要素的梳理与说明的概括性材料，是阐明流程目的、起点终点、上下游流程关系、流程输入与输出、主要活动、相关角色、流程KPI、流程设计要点和方向、流程模板文件清单的载体。流程名称：流程起点：

流程目的：

流程终点：

上游流程：

主要（关键）活动:

下游流程：

输入：

输出：

相关角色（责任人）：

流程KPI：

设计要点：

相关模板：

流程定义的要素说明-流程的起点、终点（1/9）流程的起点、终点：主要指流程所承接工作的触发及完结的边界活动。填写时，可在对上下游流程终点、起点的分析基础上，对触发本流程的启动活动与终点活动进行识别。主要特征：触发流程开始的事件可以是单一事件，也可以是多个事件；任何流程都至少有一个开始事件；任何流程都至少有一个结束事件。示例：1、招标流程：启动招标；发布招标结果2、战略制定流程：9月启动战略规划工作；发布公司战略规划流程定义的要素说明-上、下游流程（2/9）上、下游流程：在流程设计开始之前，首先要通过业务分析，明确所设计的流程与其他业务流程之间的关系。如果上、下游业务流程已经完成，则填写其名称，如果上、下游业务流程尚未完成，暂时空出，待上、下游流程定义完成之后再填写。示例：1、招标流程：上游流程就是采购申请流程，下游流程是合同签订流程2、销售订单下达流程：上游流程是签订合同，下游流程是制定生产排程流程流程定义的要素说明-输入、输出（3/9）输入、输出：指的是重要信息的流转。流程输入通常是驱动流程发生的重要信息，流程输出是流程中一组活动生成的结果。流程的输入包括表格、文档等内容；流程的输出包括、表格、文档等。主要特征：是构成流程间和流程中活动间的信息链在流程定义表中，强调的是流程中第一个活动的输入，以及流程中最后一个活动的输出流程中多次出现的同一个表单，其名称必须保持一致示例：1、物料验收流程：输入有送货单、检验规范，输出有检验报告2、销售订单下达流程：输入有销售合同，输出有交付时间、规格要求流程定义的要素说明-流程目的（4/9）流程目的：一段说明性的文字，说明设计该流程要达到的目的，流程的目的通常有以下几种类型：反映业务本身的目的指导业务运作的目的规范业务、活动的目的等目标的维度主要是成本、风险、服务、交期、质量等示例：1、供应商寻源流程：本流程通过规范潜在供应商寻找、推荐、信息收集的过程，掌握行业变化、新技术、新材料、新工艺，挖掘满足公司发展需求、符合项目需求的潜在供应商。2、资金分析流程：为加强对集团公司整体的资金风险控制，资金预测、资金平衡，资金效率、资金风险，数据支撑，确保公司整体资金流稳定，特制定本流程流程定义的要素说明-流程的主要活动（5/9）流程的主要活动：包括以下几种：需要引起重视的活动，如果遗漏了这个活动，则使用流程的人无法理解流程是怎样完成的特别难于处理的活动，通常这类活动都带有操作模板主要特征：一般是动宾结构审核、审批也作为一个活动一般涉及岗位转换的，要另起一个活动示例：1、供应商绩效评估流程：组建评估小组、确定评估供应商范围、输出绩效评估结果、审核、审批、公布结果流程定义的要素说明-相关角色（6/9）相关角色：流程中所有活动都会定义标准的执行者，负责流程活动的执行及输出主要特征：有明确的职责及技能要求；可以是一个人、一类人、一个小组；不是组织中的职位，但可以建立匹配关系；不随组织结构变化而变化；通用性：与业界标准角色相匹配；唯一性：角色名称在公司范围内唯一。示例：销售管理员、销售经理、销售项目组、销售决策团队线索创建人、线索决策团队、线索负责人流程定义的要素说明-流程KPI（7/9）流程KPI：是指评估本流程实施绩效的KPI指标，是以整体流程效率为考核指标，而不是直接对人的考核绩效指标一般可衡量，从数量、效率、交期、服务、质量等方面来考虑示例：缺陷率、客户满意度、时间周期、周转率等流程定义的要素说明-设计要点（8/9）设计要点：用一段文字说明流程设计为了流程目的，应重点做的工作内容；需要解决的现状问题，以及如何才能够解决这些问题示例：投资立项流程，通过强化可行性分析、专业论证，以达成立项决策科学性、有效性的目标。

流程定义的要素说明-设计要点（8/9）流程解决的痛点问题及价值亮点统计表序号流程名称痛点问题描述本流程如何解决痛点问题流程的价值和亮点按顺序依次填写序号填写流程的名称；依次说明之前业务运作中存在的痛点问题详细说明如何通过流程设计优化解决之前的痛点问题详细说明设计优化的业务流程有哪些具体的价值和亮点，比如控制风险、降低成本、缩短周期、提高效率、增强协同等；示例：1示例：供应商资质审查流程1.XXX；1.XXX；1.XXX；2.XXX；2.XXX；2.XXX；3.XXX；3.XXX；3.XXX；流程定义的要素说明-相关模板列表（9/9）相关模板列表：一般重要的流程活动通常会使用到表单模板。将具体的表单模板名称列在此处。模板表单有以下几种情况，一是原来已有，需做优化；二是在流程设计过程中，流程活动需新增表单模板。示例：1、供应商认证流程：供应商信息表、供应商考察报告等2、投资立项流程：可行性研究报告、投资立项申请表等示例流程起点：采购需求提出流程目的：为实现公司项目经营成本目标，更规范、更有效的提高对项目需求的响应速度，进一步降低采购成本，特制定本流程。流程终点：编制采购合同上游流程：

采购计划流程主要（关键）活动:采购需求确认组建采购小组输出采购策划案采购策划审批编制洽谈询价文件编制洽谈结论下游流程：

合同签订流程输入：

采购计划

输出：

采购合同相关角色（责任人）：需求部门、采购工程师、采购小组、采购部门负责人、权签人流程KPI：

成本降低率、采购及时率设计要点：1.设计流程时需要重点讨论并确定采购需求的内容、分类及特点，并有针对性地制定出对应的采购策划案2.……相关模板：洽谈评定标表采购价格成本控制表洽谈记录表《采购洽谈流程》定义3410分钟：选择一个流程，讨论输出流程定义表10分钟：派出代表讲解流程定义，老师点评流程定义演练步骤流程三件套技术标准03流程呈现形式：三件套示例构成流程文件的

3个

核心套件流程图1流程模板和表单3流程说明书236套件一：流程图37业务流程具体名称流程活动角色流程活动内容版本号流程信息栏流程活动输出物流程内容栏一图胜千文38流程图符号说明关键控制点符号协同工作框符号接口流程符号开始/结束符号文档符号活动符号输入信息符号判定符号循环符号LOOPIT系统（已有）IT系统（需求）表示一个流程的开始或结束，双击符号可以在里面编辑“开始”或“结束”，在开始下面通过输入信息符号标记出流程触发事件开始/结束开始001提出采购申请流程图符号说明(1/10)39流程起点表示某项具体的活动、步骤。填写活动名称，一般用动宾结构、或动词，如“领用印章”、“编制合同”、“审核”

。活动要有编号，每个活动在流程中都有自己的ID。活动标识符001制定方案流程图符号说明(2/10)40表示一个与某个活动（或流程）有上下游接口关系的流程或子流程，内容一般填写流程名称。流程标识符003物料入库质量检验流程002物料接收流程图符号说明(3/10)41该菱形框代表一个决定、批复或判断。它给人以强烈的视觉提示，即此处要作出决定、批复或判断。判定002审核001制定方案流程图符号说明(4/10)42是否该协同框代表多个角色共同参与同一个活动。协同004执行异常处理意见002制定异常处理初步意见003参与研讨003组织研讨流程图符号说明(5/10)43关键控制点标识符表示该活动的执行效果将极大的影响流程目标和绩效指标实现，并从衡量工作做的好坏的角度说明工作标准的要求提出控制目标，同时找出控制措施，以保证流程目标的达成。一般放在活动的上方。KCPXXKCP01001发出面试通知002组织面试流程图符号说明(6/10)44用来表示流程中使用的表单、文件名称，双击可以编辑。一般放在输出物栏，放在对应活动的右下方位置上。同一份表单文件一般只由一个活动输出，比如后续的审核、审批活动不需要再体现出输出001提出采购申请《采购申请单》流程图符号说明(7/10)45表示某项活动之后返回到之前的某项活动，返回到哪项活动就把这项活动的序号写在符号里面，如LOOP003，表示返回到003活动。LOOP循环002供应商准入申请003审核LOOP002004审核YN流程图符号说明(8/10)46表示该活动所需的文件资料信息，流程的第一个活动往往需要此类的输入。001制定年度供应商开发计划输入信息品类采购策略流程图符号说明(9/10)47表示该活动所需用到的系统，一般放在活动符号的右上角。001制定年度供应商开发计划系统已有SRM流程图符号说明(10/10)48未来的系统需求49流程图示例5010分钟：选择一个流程，讨论输出流程图10分钟：代表讲解流程图，老师点评流程图绘制练习步骤套件二：流程说明文件51明确流程活动标准、输入输出内容流程说明文件的编制要求有序性在绘制完某一流程的流程定义、流程图后，下一步为流程说明显性化流程说明就是将隐藏在职能背后的流程显现出来，用一个统一规范的语言描述出来，固化最佳实践，形成显性知识进行传递匹配性每一个流程定义、流程图对应一个流程说明文件，流程说明文件与该流程定义、流程图相匹配，是对流程的进一步规范和说明统一性所有流程文件按照统一的格式要求进行编制流程说明文件主要内容目录目的适用范围术语及定义角色与职责流程图流程活动说明流程范围流程关键绩效指标流程关键控制点支持文件表单模板文件拟制/修订记录目的：归纳制定实施本流程希望达到的效果和目的；思路方法：明确流程制定的出发点以及流程实施后要达到的效果；应综合考虑成本、效率、质量、安全、服务等各项要素；尽量一句话概括，内容较多时应按照优先级排序；1.

目的（1/2）54示例：1：规范采购物资的异常问题反馈、接收、卸货、清点、签单、收货、送检和上架执行程序，并确保合格来料运送至指定地点，不合格来料做适当处理规范采购订单下达流程，明确流程中的角色职责、设置关键控制点。建议采用格式：根据……执行/完成……达到……/规范……确保…….为…….及时准确的提供信息，为……业务提供参考依据管理……业务/事情，从而提升……整体水平加强……业务的管理，以降低……风险及时提供……产品/服务/数据1.

目的（2/2）55适用范围：描述本流程适用的对象范围、业务范围、适用的条件、涵盖的功能、以及使用本流程的用户范围，如部门、业务类别、产品、区域、客户等维度，必要时还应明确写出不适用的范围或领域。示例：1：如招标采购适用于生产原材料、生产设备、试验设备的招标；2：如XX管理者绩效管理流程适用于公司领导、中层管理者的绩效管理；建议采用格式：适用于……部门/单位的……工作/业务2.适用范围56术语及定义：对本流程文档中用到的专业名词、术语、缩写的定义或解释；原则上，凡是容易引起歧义的专有名词最好都有解释或说明；特别注意那些对不同人有不同含义的词或那些对具体行业有特定含义的词必须给出一个完整的、统一的和明确的解释；若没有这类专用名词则填写“无”。示例：1：如合同，单价合同与总价合同；建议采用格式：3.1单价合同：是指XXX3.术语及定义57流程图：按照公司统一的流程图模板，绘制流程图统一使用VISIO图绘制，并且要求统一使用VISIO版本流程图、流程说明对应相符为更方便更有逻辑的根据流程活动说明直接浏览整个业务活动的流转过程，黏贴与之配套的流程图最好呈单独一页黏贴4.流程图58流程活动说明：是描述完成一个或多个活动所需要的步骤或工作内容、方法，对流程节点动作程序和重点的进一步规范，内容要与活动过程紧密联系，能体现出活动的结果采用格式：活动编码活动名称活动内容角色输入输出完成时限5.流程活动说明（1/3）59注意事项：按业务开展的顺序对流程进行说明，过程描述的序列应与页内的流程框图序列保持一致；活动编码、活动名称、流程角色：需与流程图中保持一致；活动内容按照5W1H原则编写：明确流程中各个活动由谁干、干什么、干到什么程度、何时干、何地干、怎么干、以及为达到要求应如何进行控制，注明需要注意的任何例外或特殊情况，与其他流程接口处的协调措施；活动内容应体现资源需求：明确本流程所需的资源，包括物料、人员、信息、环境、时间、空间、设备、知识等方面应具备的条件。根据实际情况确定资源需求。活动内容中不可出现“可能、相关、其它、类似、应该”等模糊概念的字眼；活动内容中应体现出处理方式：人工或系统；5.流程活动说明（2/3）60注意事项（续）：输入：完成该活动所需要的信息。输出：完成该活动后所产生的信息。完成时限：一般按天统计，如：2日内。5.流程活动说明（3/3）61角色与职责：明确由哪些部门哪些岗位参与本流程，即根据角色，匹配对应的职位/岗位职位/岗位的职责应包含流程图中该岗位对应的活动职责不是操作指引，不需要把具体怎么做的过程以及操作的相关要求写出来采用格式：角色名称职责对应职位/岗位项目负责人编制启动会项目交底（施组交底）项目经理技术负责人编制准备合稿校正项目交底（施组交底）项目总工程师6.角色与职责62流程关键绩效指标：是指评估本流程实施绩效的KPI指标，是以整体流程效率为考核指标，而不是直接对人的考核；绩效指标一般从效率、服务、质量等方面来考虑；管理者利用流程衡量指标来跟踪流程绩效，查找绩效不佳的根源，将自己的绩效与行业基准、业内最佳绩效、客户需求进行比较，设定绩效目标，根据衡量指标制定管理规则，用于流程的日常管理及战略规划，推动部门的业绩改善。思路方法：

结合流程目的进行归纳提炼7.流程关键绩效指标KPI（1/2）63指标名称设置目的指标定义计算公式数据来源统计周期备注指标名称：是指衡量目标的单位和方法，例如：供应商履约率设置目的：是指设置该流程指标的作用、意义、价值指标定义：对指标进行解释说明计算公式：是指标数据统计的方法，例如：订单下达周期=订单下发给供应商的时间点-接收订单需求的时间点数据来源：是指标计算所用到的数据来源于哪些业务部门统计周期：一般为年、季、月等定期或不定期考核频率，例如：每月备注：对前面六个要素的注意事项进行说明格式：7.流程关键绩效指标KPI（2/2）64流程关键控制点：对流程中影响价值实现最大的环节进行界定和识别，主要表示该活动的执行效果将极大的