物资采购管理制度40086

物资采购管理制度40086一、总则1.目的为规范公司物资采购管理工作，确保采购物资的质量符合要求，控制采购成本，提高采购工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等的采购。3.基本原则按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和库存积压。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资的质量。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商有平等的参与机会。

二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策小组，由公司高层领导、相关部门负责人等组成。采购决策小组负责对重大采购项目进行决策，审核采购计划、采购预算、采购合同等重要文件。2.采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的物资采购工作。采购部门应根据采购决策小组的决策和公司各部门的需求，制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。3.其他部门职责需求部门：负责提出物资采购需求，提供详细的技术规格和质量要求，参与采购过程中的技术评审和验收工作。财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商的评估和选择，确保采购物资符合质量要求。

三、采购流程1.采购需求提出各部门根据工作需要，填写《物资采购申请表》，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交给采购部门。采购部门对各部门提交的采购需求进行汇总和整理，形成采购需求清单。2.采购计划制定采购部门根据采购需求清单，结合公司库存情况和物资采购周期，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报采购决策小组审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。采购部门对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的相关信息，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。采购部门组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》。评估内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、生产设备、人员素质、产品质量等方面。根据供应商评估结果，建立供应商档案，选择合格的供应商列入《合格供应商名录》。4.采购订单下达采购部门根据采购计划和《合格供应商名录》，向选定的供应商发送《采购订单》。《采购订单》应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求等内容。供应商收到《采购订单》后，应确认订单内容，并签字盖章回传采购部门。5.采购合同签订对于金额较大、采购周期较长或涉及重要物资的采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式、违约责任等内容。采购合同经采购部门负责人审核后，报公司法律顾问审核，最后由公司法定代表人或其授权代表签字盖章。6.采购进度跟踪采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解物资的生产进度、发货情况等信息。如发现供应商未能按时交货或物资质量存在问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如催货、换货、退货等。7.物资验收物资到货后，采购部门应及时通知质量部门、需求部门等相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行检查和核对。验收合格的物资，验收人员应填写《物资验收单》，并签字确认。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货等。8.采购付款物资验收合格后，采购部门应根据采购合同的约定，填写《付款申请单》，附上《物资验收单》、发票等相关凭证，报财务部门审核。财务部门审核无误后，按照公司财务管理制度的规定办理付款手续。

四、采购方式1.集中采购对于公司通用的、需求量较大的物资，如办公用品、劳保用品等，采用集中采购的方式。集中采购由采购部门统一组织实施，通过招标、询价等方式选择供应商，签订采购合同。2.分散采购对于各部门专用的、需求量较小的物资，如特殊规格的设备、定制的办公用品等，采用分散采购的方式。分散采购由各部门自行组织实施，采购部门提供必要的指导和监督。3.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购的方式。招标采购应按照国家相关法律法规和公司的招标管理制度进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序选择供应商。4.询价采购对于金额较小、技术简单、市场竞争充分的采购项目，采用询价采购的方式。询价采购应向多家供应商发出询价单，要求供应商报价，然后根据报价情况选择供应商。5.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的物资，如专利产品、特定规格的设备等，采用单一来源采购的方式。单一来源采购应经采购决策小组批准，并在采购文件中说明理由。

五、供应商管理1.供应商准入管理采购部门负责建立供应商准入标准，明确供应商应具备的条件，如企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。潜在供应商应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等。采购部门对潜在供应商提交的申请和证明材料进行审核，必要时组织实地考察和评估。审核通过的供应商列入《合格供应商名录》。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。采购部门根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，暂停采购或取消其合格供应商资格。3.供应商动态管理采购部门应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息。对于供应商的重大变化，如企业名称变更、生产地址变更、经营范围变更等，采购部门应及时进行调查和评估，并调整其合格供应商资格。采购部门应定期对《合格供应商名录》进行清理，对于长期未合作或合作不佳的供应商，及时从名录中删除。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。2.供应商违约风险防范采购部门应在采购合同中明确供应商的违约责任，如逾期交货、质量不合格、提供虚假信息等方面的违约责任。采购部门应加强对供应商的监督和管理，定期与供应商沟通，及时了解供应商的经营状况和合作情况。如发现供应商存在违约风险，应及时采取措施，如暂停采购、要求供应商提供担保、追究违约责任等。3.质量风险防范采购部门应加强对采购物资质量的控制，在采购合同中明确质量标准和验收方法。采购部门应要求供应商提供产品质量证明文件，如质量检验报告、合格证等。采购部门应组织质量部门、需求部门等相关人员对采购物资进行验收，确保采购物资符合质量要求。如发现质量问题，应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。4.价格风险防范采购部门应加强对市场价格的监测和分析，及时掌握市场价格动态。采购部门应通过招标、询价等方式，选择合适的供应商，争取合理的采购价格。采购部门应与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方应协商调整采购价格。5.合同风险防范采购部门应加强对采购合同的管理，建立合同评审制度，确保合同条款合法、合规、合理。采购部门应要求供应商提供有效的担保措施，如银行保函、保证金等。采购部门应定期对采购合同的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题。

七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购合同是否合法有效，采购资金是否合理使用等方面。2.采购部门自查采购部门应定期对自身的采购工作进行自查，发现问题及时整改。采购部门应建立采购工作台账，记录采购项目的名称、规格、型号、数量、价格、供应商等信息，以便于查询