销售合同管理制度37674

销售合同管理制度37674一、总则1.目的为加强本公司销售合同的规范化管理，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本公司与客户签订的各类销售合同的管理，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止以及纠纷处理等全过程。3.基本原则依法签订原则：销售合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。平等互利原则：合同双方在法律地位上平等，应当遵循公平、等价有偿的原则确定各自的权利和义务。协商一致原则：合同条款应当经双方充分协商达成一致意见，避免因合同条款不清或歧义而引发纠纷。诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。

二、合同签订管理1.合同签订流程客户询价：客户向公司业务人员咨询产品或服务的相关信息，业务人员应及时、准确地予以解答，并记录客户需求。业务洽谈：业务人员与客户就产品或服务的价格、数量、质量、交货时间、付款方式等主要条款进行洽谈，形成初步合作意向。合同起草：根据洽谈结果，由业务部门负责起草销售合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、完整，避免出现模糊不清或歧义的表述。合同审核：合同文本起草完成后，应提交给公司相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、条款完整性、风险评估等。审核部门应提出审核意见，对存在的问题及时与业务部门沟通并进行修改。合同签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与客户签订。签订合同时，双方应仔细核对合同条款，确保无误后签字盖章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。2.合同签订注意事项主体资格审查：在签订合同前，应对客户的主体资格进行审查，包括客户的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等，确保客户具有签订合同的合法资格和履约能力。条款明确：合同条款应明确、具体，避免使用模糊不清或歧义的语言。对于重要条款，如价格、数量、质量、交货时间、付款方式等，应详细约定，确保双方的权利和义务清晰明确。风险评估：业务部门在签订合同前，应对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，如市场风险、信用风险、法律风险等，并制定相应的风险应对措施。对于风险较大的合同，应提交公司管理层进行决策。合同编号：为便于合同的管理和查询，每份销售合同应统一编号。编号规则应明确、简单，具有唯一性。合同编号应在合同文本中注明，并在合同档案中进行记录。印章管理：合同签订时，应使用公司统一的合同专用章或公章。印章的使用应严格按照公司印章管理制度的规定进行，确保印章的使用安全、规范。

三、合同履行管理1.合同履行计划合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等，并将合同履行计划提交给相关部门备案。合同履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。在合同履行过程中，如因客观原因需要调整合同履行计划，业务部门应及时与客户沟通，并报公司相关部门批准。2.货物交付业务部门应按照合同约定的时间、地点和方式组织货物交付。在货物交付前，应提前通知客户，确保客户做好接收准备。货物交付时，业务部门应提供详细的发货清单，注明货物的名称、规格、数量、重量等信息。发货清单应经客户签字确认，作为货物交付的凭证。对于需要运输的货物，业务部门应选择具有资质的运输公司，并签订运输合同。在运输过程中，应及时跟踪货物的运输情况，确保货物安全、按时到达目的地。3.货款回收财务部门应按照合同约定的付款方式和时间节点及时催收货款。在货款回收过程中，如发现客户存在逾期付款等违约行为，应及时与业务部门沟通，并采取相应的催收措施。业务部门应协助财务部门做好货款回收工作，及时提供客户的相关信息和资料，配合财务部门进行催收工作。对于逾期未付款的客户，业务部门应及时与客户沟通，了解客户逾期付款的原因，并采取相应的解决措施。4.质量保证质量部门应按照合同约定的质量标准对产品或服务进行质量控制和检验。在产品或服务交付前，应进行严格的质量检验，确保产品或服务符合质量标准。如客户对产品或服务质量提出异议，质量部门应及时进行调查和处理。对于质量问题，应按照合同约定承担相应的责任，并采取有效的整改措施，确保产品或服务质量符合要求。5.合同履行监控公司应建立合同履行监控机制，定期对合同履行情况进行检查和评估。业务部门应及时向公司相关部门汇报合同履行进展情况，发现问题及时解决。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，公司应及时召开专题会议进行研究和决策，制定相应的应对措施，确保合同能够顺利履行。

四、合同变更管理1.变更原因在合同履行过程中，如因市场变化、客户需求变更、不可抗力等原因需要变更合同条款的，双方应协商一致后签订书面变更协议。2.变更流程变更申请：由业务部门提出合同变更申请，说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交相关证明材料。变更审核：合同变更申请提交后，由公司相关部门进行审核。审核内容包括变更的必要性、合法性、可行性等。审核部门应提出审核意见，对存在的问题及时与业务部门沟通并进行修改。变更签订：经审核通过的合同变更协议，由公司法定代表人或其授权代表与客户签订。签订变更协议时，双方应仔细核对变更条款，确保无误后签字盖章。变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本分发给相关部门存档。3.变更注意事项变更程序合规：合同变更必须按照规定的程序进行，确保变更的合法性和有效性。未经公司相关部门审核和批准，不得擅自变更合同条款。变更内容明确：合同变更协议应明确变更的具体内容，包括变更的条款、变更后的权利和义务等。变更内容应清晰、准确，避免出现模糊不清或歧义的表述。原合同效力：合同变更后，原合同中未变更的条款仍然有效。双方应按照变更后的合同履行各自的义务。

五、合同解除管理1.解除原因在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，双方可以协商解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。2.解除流程解除申请：由业务部门提出合同解除申请，说明解除的原因、对合同履行的影响等，并提交相关证明材料。解除审核：合同解除申请提交后，由公司相关部门进行审核。审核内容包括解除的必要性、合法性、可行性等。审核部门应提出审核意见，对存在的问题及时与业务部门沟通并进行修改。解除通知：经审核通过的合同解除申请，由公司向客户发出解除通知。解除通知应明确解除合同的原因、时间、双方的权利和义务等，并要求客户在规定的时间内回复确认。解除签订：客户收到解除通知后，如无异议，双方应签订书面解除协议。解除协议签订后，业务部门应及时将解除协议副本分发给相关部门存档。3.解除注意事项解除程序合规：合同解除必须按照规定的程序进行，确保解除的合法性和有效性。未经公司相关部门审核和批准，不得擅自解除合同。结算清理：合同解除后，双方应按照合同约定进行结算清理，包括货款支付、货物返还、费用结算等。结算清理工作应在合同解除后的规定时间内完成。

六、合同终止管理1.终止原因合同终止的原因主要包括以下几种：合同期满；合同目的实现；合同解除；债务相互抵销；债务人依法将标的物提存；债权人免除债务；债权债务同归于一人；法律规定或者当事人约定终止的其他情形。2.终止流程终止通知：合同终止前，公司应向客户发出终止通知。终止通知应明确合同终止的原因、时间、双方的权利和义务等，并要求客户在规定的时间内回复确认。终止结算：合同终止后，双方应按照合同约定进行结算清理，包括货款支付、货物返还、费用结算等。结算清理工作应在合同终止后的规定时间内完成。终止存档：合同终止后，业务部门应及时将合同终止相关资料整理归档，包括合同文本、变更协议、解除协议、终止通知、结算清单等，以便日后查阅和审计。3.终止注意事项确保结算清理：合同终止后，双方应及时进行结算清理，确保双方的权利和义务得到妥善处理。结算清理工作应严格按照合同约定进行，避免出现纠纷。资料归档完整：合同终止后，业务部门应将合同终止相关资料整理归档，确保资料的完整性和准确性。归档资料应妥善保管，以便日后查阅和审计。

七、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理：严格按照本制度的规定签订、履行、变更、解除和终止合同，确保合同的合法性、合规性和有效性。加强沟通协调：在合同履行过程中，双方应保持密切沟通，及时解决出现的问题。对于可能引发纠纷的问题，应提前协商解决，避免矛盾激化。建立风险预警机制：业务部门应定期对合同履行情况进行分析和评估，及时发现潜在的风险和问题，并采取相应的防范措施。2.纠纷处理流程纠纷发生：合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向公司报告，并详细说明纠纷的情况。纠纷调查：公司成立专门的纠纷处理小组，对纠纷情况进行调查核实，收集相关证据材料。纠纷协商：纠纷处理小组组织双方进行协商，寻求解决方案。协商过程中，应遵循平等、自愿、公平、合法的原则，充分听取双方的意见和诉求。纠纷调解：如协商不成，可根据双方的意愿申请第三方调解机构进行调解。调解过程中，应遵循自愿、合法、公正的原则，促成双方达成调解协议。纠纷仲裁或诉讼：如调解不成，双方可根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，公司应积极配合，提供相关证据材料，维护公司的合法权益。3.纠纷处理注意事项及时处理：纠纷发生后，应及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大化，给公司造成更大的损失。证据收集：在纠纷处理过程中，应注重证据的收集和整理。证据是维护公司合法权益的关键，应确保证据的真实性、合法性和关联性。法律合规：纠纷处理应严格遵守国家法律法规的规定，确保处理结果的合法性和有效性。

八、合同档案管理1.档案收集业务部门负责合同档案的收集工作。合同签订后，业务部门应及时将合同文本、变更协议、解除协议、终止通知、结算清单等相关资料整理归档。合同档案应包括纸质档案和电子档案。纸质档案应按照档案管理的要求进行装订、编号、分类存放；电子档案应按照规定的格式和存储路径进行存储，确保电子档案的完整性和可读性。2.档案整理档案管理人员应定期对合同档案进行整理，确保档案的分类清晰、编号准确、存放有序。对于合同档案中的资料，应进行逐一核对，确保资料的完整性和准确性。如发现资料缺失或有误，应及时与业务部门沟通并进行补充或更正。3.档案保管合同档案应存放在专门的档案柜中，实行分类保管。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全。档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对于超过保管期限的合同档