软件采购制度

软件采购制度一、总则（一）目的为规范公司软件采购行为，确保所采购软件符合公司业务需求，保障软件质量和使用安全，提高软件采购效率，合理控制采购成本，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因业务需要进行的软件采购活动，包括但不限于操作系统、办公软件、业务管理软件、数据库软件等。

（三）基本原则1.按需采购原则：软件采购应基于公司实际业务需求，避免盲目采购和重复采购。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、功能满足要求、技术成熟、售后服务良好的软件产品。3.性价比原则：在保证软件质量和功能的前提下，综合考虑采购成本，追求性价比最优。4.合法合规原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。

二、软件采购流程

（一）需求提出1.各部门根据业务发展和工作需要，填写《软件采购需求申请表》，详细说明软件名称、功能要求、预计使用人数、使用期限、预算金额等信息。2.对于涉及多个部门或跨部门使用的软件，由相关部门共同协商后提出需求，并明确各部门的职责和使用权限。3.需求申请表需经部门负责人审核签字后提交至信息技术部门（以下简称"IT部门"）。

（二）需求评估1.IT部门收到需求申请表后，安排专人对需求进行评估。评估内容包括需求的合理性、可行性、技术实现难度、与现有系统的兼容性等。2.根据评估结果，IT部门提出初步意见。对于合理可行的需求，纳入软件采购计划；对于不合理或不可行的需求，与需求部门沟通解释，协商调整需求。3.IT部门根据软件需求，结合公司现有软件资源和技术架构，提出软件选型建议，包括推荐的软件产品、供应商及理由等。

（三）采购申请1.经IT部门评估通过的软件采购需求，由需求部门填写《软件采购申请表》，并附上需求评估意见、软件选型建议等相关资料。2.《软件采购申请表》需依次经部门负责人、财务部门负责人、分管领导审核签字，最终由总经理审批。3.审批通过后，采购部门依据审批后的采购申请表开展软件采购工作。

（四）供应商选择1.采购部门根据软件采购需求和选型建议，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（如已办理"三证合一"，则审查营业执照）、软件著作权证书、软件产品登记证书、业绩情况、售后服务能力等。3.采购部门组织相关人员（如IT部门人员、使用部门代表等）对通过资格审查的供应商进行综合评估，评估内容包括产品功能、质量、价格、服务、信誉等方面。4.根据综合评估结果，选择至少三家供应商作为候选供应商，并向其发出询价函或招标邀请书。5.对于金额较大、技术复杂或重要的软件采购项目，应采用招标方式进行采购；对于金额较小、技术简单的软件采购项目，可采用询价方式进行采购。

（五）采购谈判与合同签订1.采购部门与候选供应商就软件采购事宜进行谈判，谈判内容包括软件功能、价格、交货期、售后服务、培训、验收标准等条款。2.在谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的报价和优惠条件，争取有利的采购条款。同时，应将谈判情况及时反馈给需求部门和IT部门，确保各方意见一致。3.根据谈判结果，确定最终供应商，并与其签订软件采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括软件名称、版本、功能、数量、价格、交货期、验收标准、售后服务内容及期限等条款。4.合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、IT部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作安排。

（六）软件采购与验收1.采购部门按照合同约定的交货期，跟踪供应商的软件交付情况。供应商应在规定时间内将软件产品及相关资料交付给公司指定的接收人。2.IT部门负责组织对采购的软件进行验收。验收内容包括软件功能、性能、兼容性、安全性等方面是否符合合同要求。3.验收过程中，IT部门可邀请需求部门、使用部门等相关人员参与。对于验收中发现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或更换软件产品。4.软件验收合格后，由IT部门填写《软件采购验收报告》，经相关人员签字确认后，作为软件采购项目完成的依据。

（七）付款结算1.财务部门根据合同约定和软件采购验收报告，办理软件采购付款手续。付款前，财务部门应审核相关发票、合同等资料的真实性、完整性和合法性。2.对于一次性付款的软件采购项目，在验收合格后，按照合同约定支付全部款项；对于分期付款的软件采购项目，按照合同约定的付款节点和比例支付款项。3.财务部门在付款后，应及时进行账务处理，并将付款情况反馈给采购部门和相关部门。

三、软件采购预算管理（一）预算编制1.各部门在提出软件采购需求时，应同时编制软件采购预算，明确软件采购的预计金额。2.软件采购预算应根据软件功能、使用人数、使用期限、市场价格等因素进行合理估算，并报财务部门审核。3.财务部门结合公司年度预算安排和资金状况，对各部门的软件采购预算进行汇总审核，提出调整意见，报公司领导审批。

（二）预算执行1.软件采购应严格按照审批后的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照预算编制和审批程序进行申请和审批。2.采购部门在采购过程中，应密切关注软件市场价格变化，合理控制采购成本，确保采购价格不超过预算金额。

（三）预算监督1.财务部门定期对软件采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。2.对于超预算采购的情况，财务部门应不予付款，并要求采购部门说明原因。如确因特殊原因需要超预算采购，必须按照规定履行审批手续。

四、软件采购风险管理（一）风险识别1.需求风险：需求不明确、不准确或变更频繁，可能导致采购的软件无法满足业务需求。2.质量风险：采购的软件存在质量问题，如功能缺陷、性能不稳定、安全漏洞等，可能影响公司业务正常运行。3.供应商风险：供应商信誉不佳、经营不善、技术支持能力不足等，可能导致软件交付延迟、售后服务不到位等问题。4.合同风险：合同条款不明确、不合理或存在漏洞，可能导致公司在软件采购过程中权益受损。5.法律风险：软件采购活动可能涉及知识产权纠纷、软件使用许可合规等法律问题。

（二）风险评估1.针对识别出的风险，由IT部门、采购部门、法律部门等相关人员组成风险评估小组，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。2.根据评估结果，确定风险等级，分为高风险、中风险和低风险。对于高风险事项，应制定详细的风险应对措施。

（三）风险应对1.需求风险应对：在软件采购前，需求部门应与IT部门充分沟通，明确软件需求，并形成详细的需求文档。在软件采购过程中，如需求发生变更，应按照变更管理流程进行审批和调整。2.质量风险应对：选择质量可靠、信誉良好的供应商，要求供应商提供软件质量保证承诺和测试报告。在软件验收过程中，严格按照验收标准进行验收，确保软件质量符合要求。3.供应商风险应对：对供应商进行严格的资格审查和综合评估，选择多家供应商作为候选供应商，降低单一供应商带来的风险。在合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，加强对供应商的监督和管理。4.合同风险应对：在签订合同前，由法律部门对合同条款进行审核，确保合同条款明确、合理、合法。加强合同执行过程中的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中的问题。5.法律风险应对：在软件采购过程中，注意审查软件的知识产权归属和使用许可情况，确保公司合法使用软件。对于涉及法律问题的软件采购项目，及时咨询专业法律意见，避免法律纠纷。

五、软件采购档案管理（一）档案内容1.软件采购项目相关的文件和资料，包括软件采购需求申请表、需求评估意见、软件选型建议、软件采购申请表、采购合同、软件验收报告、发票等。2.与软件采购项目有关的往来信函、会议纪要、谈判记录等。

（二）档案整理与归档1.采购部门负责收集和整理软件采购项目的相关档案资料，并按照档案管理的要求进行分类、编号和装订。2.档案整理完成后，采购部门应及时将档案移交公司档案管理部门进行归档保存。档案管理部门应建立软件采购档案目录，便于查询和使用。

（三）档案保管与查阅1.档案管理部门应妥善保管软件采购档案，确保档案的安全和完整。档案保管期限按照公司档案管理规定执行。2.因工作需要查阅软件采购档案的，应填写《