房地产企业采购管理办法

房地产企业采购管理办法一、总则（一）目的为规范房地产企业采购行为，加强采购管理，降低采购成本，提高采购效率和质量，确保项目顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各项目公司的各类工程物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益性原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高经济效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受监督。4.择优选择原则：选择优质的供应商，确保产品和服务质量。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由公司高层领导、相关部门负责人等组成。（二）采购管理部门公司设采购管理部，负责采购活动的组织、协调和管理工作。其主要职责包括：1.制定采购管理制度和流程。2.编制采购计划和预算。3.组织供应商选择和管理。4.实施采购招标、谈判等采购活动。5.协调采购合同的签订、执行和变更。6.负责采购文件的整理和归档。（三）需求部门各项目公司及相关部门为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购过程，协助采购管理部完成采购任务。其主要职责包括：1.根据项目进度和实际需求，提出准确的采购申请。2.提供采购技术要求和质量标准。3.参与供应商考察和评估。4.配合采购管理部签订采购合同。5.负责采购物资和服务的验收工作。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各需求部门应在项目启动初期，根据项目总体进度计划，编制详细的采购计划，明确采购物资和服务的名称、规格、数量、时间等要求。2.采购计划应经部门负责人审核后报采购管理部。采购管理部汇总各部门采购计划，结合公司库存情况，编制公司年度采购计划。3.年度采购计划应报采购决策委员会审批后执行。如项目进度或需求发生变化，需求部门应及时调整采购计划，并按规定程序报批。（二）采购预算编制1.采购管理部根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应包括采购物资和服务的预计金额、资金来源等。2.采购预算应经财务部门审核后报采购决策委员会审批。审批后的采购预算作为采购资金控制的依据。3.在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序重新报批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部应建立供应商信息库，收集、整理供应商基本信息、资质证明、业绩情况等资料。2.对于重要物资和服务的采购，采购管理部应组织需求部门、技术部门等相关人员组成考察小组，对供应商进行实地考察和评估。考察内容包括供应商的生产能力、质量控制、售后服务、价格水平等。3.根据考察结果，采购管理部对供应商进行综合评价，选择合格的供应商列入合格供应商名录。合格供应商名录应定期更新。4.对于新的采购项目，采购管理部应优先从合格供应商名录中选择供应商。如名录中无合适供应商，可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式寻找新的供应商。（二）供应商考核1.采购管理部应建立供应商考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核。2.考核方式包括定期评价、项目评价、客户反馈等。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核结果为优秀的供应商，在后续采购中可给予一定的优惠政策；对于考核结果为不合格的供应商，应及时进行整改，如整改仍不合格，应从合格供应商名录中删除。（三）供应商激励与淘汰1.采购管理部应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如表彰、优先合作、增加采购份额等。2.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，应及时进行淘汰，并在公司内部进行通报。五、采购方式（一）招标采购1.对于达到招标限额标准的采购项目，应采用招标采购方式。招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规和公司招标管理制度的要求进行。采购管理部应编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。3.招标采购应通过公开招标、邀请招标等方式进行。公开招标应在指定的媒体上发布招标公告；邀请招标应向不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书。4.采购管理部应组织开标、评标、定标等工作。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购决策委员会根据评标委员会的推荐意见确定中标人。（二）谈判采购1.对于不适合招标采购的项目，如技术复杂、独家供应、紧急采购等，可采用谈判采购方式。2.谈判采购应选择不少于三家符合条件的供应商进行谈判。采购管理部应制定谈判方案，明确谈判的目标、策略、程序等内容。3.谈判过程中，采购管理部应与供应商就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行充分沟通和协商，争取达成最优的采购协议。4.谈判结束后，采购管理部应编写谈判报告，记录谈判过程和结果，报采购决策委员会审批。（三）询价采购1.对于采购金额较小、市场价格比较透明的物资和服务，可采用询价采购方式。2.询价采购应向不少于三家符合条件的供应商发出询价函，要求供应商报价。采购管理部应收集、整理供应商的报价资料，进行比较和分析。3.根据询价结果，采购管理部选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照公司相关规定进行审批。采购管理部应与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据项目进度和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等内容。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后报采购管理部。（二）采购审批1.采购管理部收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性等进行审核。2.对于金额较小的采购申请，采购管理部审核后直接办理采购手续；对于金额较大的采购申请，采购管理部审核后报采购决策委员会审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购管理部按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.招标采购应按照招标文件规定的程序进行开标、评标、定标；谈判采购应按照谈判方案与供应商进行谈判；询价采购应收集、比较供应商的报价；单一来源采购应与单一供应商进行协商。3.在采购过程中，采购管理部应与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购管理部应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同应经法律部门审核后，由公司授权代表签字盖章。（五）采购验收1.采购物资和服务到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。（六）货款支付1.采购管理部应根据采购合同和验收报告，及时办理货款支付手续。2.货款支付应按照公司财务管理制度的要求进行审批，确保支付的准确性和合规性。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行考核。2.对于质量问题风险，应加强对采购物资和服务的质量检验，选择质量可靠的供应商，在采购合同中约定质量保证条款。3.对于价格波动风险，应关注市场价格动态，合理安排采购时间和数量，采用套期保值等方式进行价格风险管理。4.对于法律风险，应加强对采购合同的审核，确保合同条款符合法律法规要求，咨询专业法律意见，防范法律风险。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购