某集团股份公司会计档案管理制度

某集团股份公司会计档案管理制度一、总则1.目的为了加强某集团股份公司（以下简称"集团"）会计档案管理，规范会计档案的整理、归档、保管、查阅和销毁等工作，保证会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合集团实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的会计档案管理。3.定义本制度所称会计档案是指集团在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管等日常工作，确保会计档案的完整性和准确性。按照本制度规定的期限和要求，编制会计档案保管清册，并定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理。负责办理会计档案的查阅、借阅和归还手续，对查阅和借阅会计档案的人员进行登记，并监督其在规定范围内使用会计档案。按照国家有关规定和本制度要求，提出会计档案销毁意见，编制会计档案销毁清册，并负责组织会计档案销毁工作。2.档案管理部门职责负责指导和监督财务部门的会计档案管理工作，对会计档案的整理、归档、保管等工作进行定期检查和指导。负责接收财务部门移交的会计档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、上架保管，并建立会计档案检索目录，方便查阅。负责提供会计档案查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续，并对查阅和借阅情况进行登记。负责监督会计档案销毁过程，确保销毁工作符合国家有关规定和本制度要求。3.其他部门职责各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作，及时将涉及财务收支等相关资料移交财务部门，确保会计档案的齐全完整。三、会计档案的内容1.会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始书面证明，如发票、收据、入库单、出库单等。记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的会计凭证。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。明细账是根据明细分类科目开设账户，用来登记某一类经济业务，进行明细分类核算，提供明细核算资料的分类账簿。日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。固定资产卡片是记录固定资产详细信息的卡片，包括固定资产的名称、型号、规格、购置日期、原值、折旧等。3.财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。月度、季度、半年度财务会计报告通常包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。年度财务会计报告应当包括会计报表、会计报表附注、财务情况说明书和审计报告。会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。四、会计档案的整理与归档1.会计凭证整理与归档每月终了，财务人员应将本月的记账凭证按照编号顺序整理，检查凭证附件是否齐全、完整，编号是否连续。对于纸张规格不一致的原始凭证，应先将其裁剪成统一规格，然后粘贴在记账凭证后面。粘贴时应注意粘贴牢固、整齐，不影响凭证的翻阅和查看。每本记账凭证应加具封面和封底，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员在封面上签名或盖章。装订后的记账凭证应整齐、牢固，不得有压角、缺页、掉页等现象。装订线处应加封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。装订完成后的会计凭证应及时登记会计凭证保管清册，注明凭证名称、年度、月份、起止号码、凭证张数、保管期限等内容，然后移交档案管理部门归档保管。2.会计账簿整理与归档年度终了，财务人员应将本年度的各种会计账簿进行整理。对于活页式账簿，应抽出空白账页，整理编号后，与账页一并装订成册。在账簿封面上应注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）在封面上签名或盖章。会计账簿应按照总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿的顺序进行排列，然后登记会计账簿保管清册，注明账簿名称、年度、月份、保管期限等内容，移交档案管理部门归档保管。3.财务会计报告整理与归档年度终了，财务人员应将本年度的财务会计报告按照月度、季度、半年度、年度顺序进行整理，检查报告内容是否完整、准确，签章是否齐全。财务会计报告应加具封面，封面应注明单位名称、年度、月份、报告种类等内容，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。整理后的财务会计报告应登记财务会计报告保管清册，注明报告名称、年度、月份、保管期限等内容，移交档案管理部门归档保管。4.其他会计资料整理与归档对于其他会计资料，如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等，应按照类别和时间顺序进行整理，确保资料的完整性和准确性。整理后的其他会计资料应分别登记相应的保管清册，注明资料名称、年度、月份、保管期限等内容，移交档案管理部门归档保管。五、会计档案的保管1.保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：会计凭证、会计账簿（固定资产卡片除外）、会计档案移交清册保管期限为30年。固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。财务会计报告（月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年）、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。2.保管地点会计档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全措施，确保会计档案的安全与完整。档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。3.保管要求档案管理部门应按照会计档案保管清册的顺序，将会计档案分类存放，便于查阅和管理。对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。备份应异地存放，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。档案管理部门应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理。如发现会计档案有破损、变质等情况，应及时进行修复或复制，确保会计档案的完整性。六、会计档案的查阅与借阅1.查阅规定集团内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等内容，经本部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的会计档案，并在查阅现场监督查阅人员查阅，确保查阅人员在规定范围内使用会计档案，不得擅自涂改、拆封、抽换会计档案。查阅人员查阅完毕后，应及时将会计档案归还档案管理部门，并在《会计档案查阅登记表》上签名或盖章。2.借阅规定集团外部单位因工作需要查阅或借阅会计档案的，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容、时间等内容，经集团财务负责人批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。借阅会计档案时，借阅人员应填写《会计档案借阅申请表》，经批准后，档案管理部门应将会计档案交给借阅人员，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应经集团财务负责人批准。借阅人员应妥善保管借阅的会计档案，不得转借他人，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。借阅人员归还会计档案时，档案管理部门应认真检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、会计档案的销毁1.销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.销毁程序会计档案销毁清册编制完成后，应报集团负责人批准。经批准销毁的会计档案，应在档案管理部门和财务部门的共同监督下进行销毁。销毁时，应由档案管理部门和财务部门指定专人负责监销，并在销毁现场进行清点核对，确保销毁的会计档案与销毁清册一致。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告集团负责人。3.不得销毁的会计档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了