某煤业公司供应科管理制度汇编

某煤业公司供应科管理制度汇编一、总则（一）目的为加强某煤业公司供应科的管理工作，规范物资采购、供应、仓储等业务流程，确保物资供应的及时性、准确性和经济性，满足公司生产经营的需要，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于某煤业公司供应科及与物资供应相关的各部门和岗位。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。2.质量第一原则：严格把控物资质量，确保所采购的物资符合相关标准和公司要求，为生产提供可靠保障。3.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略、供应商管理等手段，降低物资采购成本和仓储成本。4.廉洁自律原则：所有工作人员应遵守廉洁规定，严禁在物资采购等业务活动中谋取私利。二、岗位职责（一）供应科科长岗位职责1.全面负责供应科的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.负责组织物资采购、供应、仓储等业务流程的优化和完善，提高工作效率和管理水平。3.审核物资采购计划、合同等重要文件，确保采购活动符合公司规定和法律法规要求。4.协调与公司内部各部门的关系，及时了解生产需求，保障物资供应的及时性和准确性。5.负责供应商的开发、评估、管理和考核工作，建立良好的供应商合作关系。6.组织开展供应科员工的培训和绩效考核工作，提高员工业务素质和工作积极性。7.完成领导交办的其他工作任务。（二）采购主管岗位职责1.根据公司生产计划和物资需求情况，编制物资采购计划，并报科长审核。2.负责市场调研，收集物资供应商信息，建立供应商档案，为采购决策提供依据。3.组织物资采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。5.定期对采购物资的价格、质量等进行分析评估，提出改进采购工作的建议和措施。6.协助科长做好供应商管理和考核工作，维护良好的供应商合作关系。7.完成领导交办的其他采购相关工作任务。（三）仓库主管岗位职责1.负责仓库的日常管理工作，制定仓库管理制度和操作规程，并组织实施。2.组织物资的验收入库工作，确保入库物资数量准确、质量合格，办理入库手续。3.合理规划仓库存储空间，做好物资的分类存放、标识管理，确保物资存储安全、有序。4.负责物资的保管和养护工作，定期盘点库存物资，保证账实相符，及时处理盘盈盘亏情况。5.组织物资的发放工作，严格按照物资发放流程进行操作，确保物资发放准确无误。6.负责仓库设备设施的维护和管理，确保设备设施正常运行。7.做好仓库的安全防范工作，制定安全应急预案，防止发生安全事故。8.完成领导交办的其他仓库管理工作任务。（四）采购员岗位职责1.根据采购计划，负责具体物资的采购工作，选择合适的供应商进行采购洽谈。2.及时了解市场物资价格动态，收集供应商报价信息，进行比较分析，确保采购价格合理。3.负责采购合同的起草、签订工作，确保合同条款明确、合法有效，并跟踪合同执行情况。4.协调解决采购过程中的各种问题，如交货期延迟、质量问题等，保障物资按时、按质供应。5.做好采购相关资料的整理和归档工作，如采购申请、报价单、合同等。6.遵守采购工作纪律，保守公司采购机密，廉洁奉公。7.完成领导交办的其他采购任务。（五）仓库管理员岗位职责1.负责仓库物资的收、发、存管理工作，严格按照规定办理物资出入库手续。2.对入库物资进行认真核对，检查物资的数量、质量、规格等是否符合要求，发现问题及时报告。3.按照物资存储要求，合理安排物资存放位置，做好物资的标识和防护工作。4.定期对仓库物资进行盘点，填写盘点报表，确保账实相符。对盘盈盘亏物资进行详细记录，并查明原因，提出处理意见。5.负责仓库物资的日常保管和养护工作，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保物资安全。6.根据物资发放凭证，准确无误地发放物资，做好发放记录。7.协助仓库主管做好仓库设备设施的维护和清洁工作，保持仓库环境整洁。8.完成领导交办的其他仓库管理工作任务。三、物资采购管理（一）采购计划编制1.各部门应根据生产计划、设备维修计划、项目建设进度等实际需求，提前向供应科提交物资采购申请。2.供应科采购主管负责汇总各部门的采购申请，结合库存情况进行分析，编制物资采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息。3.采购计划编制完成后，报供应科科长审核，经公司相关领导审批后执行。（二）供应商选择与管理1.采购主管应通过多种渠道收集物资供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商档案。2.对潜在供应商进行调查评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.根据评估结果，选择合格的供应商建立合作关系。对于重要物资的供应商，应实地考察其生产经营状况。4.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。5.定期对供应商进行考核评价，考核指标包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩，如增加或减少采购份额、暂停合作等。（三）采购流程1.采购员根据采购计划，选择合适的供应商进行采购洽谈。与供应商沟通物资需求、价格、交货期等条款，并要求供应商提供报价单。2.对供应商的报价进行比较分析，选择最优供应商。如采购金额较大或情况复杂，可组织相关人员进行采购谈判。3.谈判达成一致后，起草采购合同，经采购主管审核、科长审批后，与供应商签订合同。4.采购员负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通交货进度，确保物资按时供应。如遇交货延迟或其他问题，应及时协调解决。5.物资到货前，采购员应通知仓库做好验收准备工作。到货时，仓库管理员按照验收标准对物资进行验收，包括数量核对、质量检验等。6.验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。7.采购员根据合同约定和入库情况，办理付款申请手续，经审核后安排付款。（四）采购成本控制1.采购主管应定期分析市场物资价格动态，掌握价格变化趋势，为采购决策提供参考。2.在采购过程中，通过与供应商谈判、招标、询价等方式，争取最优惠的采购价格。3.合理控制采购批量，避免因批量过大造成库存积压，增加仓储成本；也避免因批量过小导致采购成本增加。4.加强采购过程中的费用管理，如运输费、装卸费等，尽量降低采购总成本。四、物资仓储管理（一）仓库规划与布局1.仓库主管应根据物资的种类、特性、出入库频率等因素，合理规划仓库存储空间。2.划分不同的存储区域，如原材料区、成品区、备品备件区等，并设置明显的标识牌。3.确保仓库通道畅通，便于物资搬运和设备操作。（二）物资验收入库1.物资到货后，仓库管理员应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量证明文件等是否与采购合同一致。2.对于数量较大的物资，应采用抽检的方式进行验收；对于关键物资或质量要求较高的物资，应进行全检。3.验收合格的物资，仓库管理员应在送货单上签字确认，并办理入库手续，填写入库单。入库单应包括物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息。4.验收不合格的物资，仓库管理员应拒绝办理入库手续，并及时通知采购人员与供应商协商处理。（三）物资存储保管1.物资应按照分类存放的原则进行存储，同类物资应集中存放，并做好标识。2.对于有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物资、易腐蚀物资等，应按照相关规定进行单独存储，并采取相应的防护措施。3.仓库管理员应定期对物资进行检查和盘点，检查物资的存储状态、质量状况等，及时发现并处理问题。4.做好仓库的防潮、防虫、防火、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查维护。（四）物资发放管理1.各部门因生产或其他工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.仓库管理员根据物资领用申请表，核对库存情况，如库存充足，按照规定发放物资，并填写物资发放单。物资发放单应包括物资名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人等信息。3.对于限量发放的物资，仓库管理员应严格按照规定的限量进行发放。4.物资发放后，仓库管理员应及时更新库存台账，确保账实相符。（五）库存盘点1.仓库主管应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。2.盘点前，仓库管理员应做好准备工作，包括清理物资、核对账目等。3.盘点过程中，应采用实地清点的方式，对物资的数量、规格、型号等进行逐一核对。4.盘点结束后，仓库管理员应填写盘点报表，记录盘点结果。如发现账实不符，应查明原因，填写盘盈盘亏报告，并提出处理意见。5.盘盈盘亏报告经仓库主管审核后，报供应科科长审批。审批通过后，按照规定进行账务调整和物资处理。五、物资质量管理（一）质量标准制定1.供应科应根据公司生产需求和相关法律法规要求，制定物资质量标准。质量标准应明确物资的各项质量指标，如性能参数、外观要求、检验方法等。2.对于重要物资或新采购的物资，应参考行业标准和先进企业的质量要求，确保质量标准的科学性和合理性。（二）采购环节质量控制1.在采购合同中明确物资的质量标准和验收方法，要求供应商提供质量合格证明文件。2.采购员在采购过程中，应关注物资质量情况，对供应商的产品质量进行监督。如发现质量问题，应及时与供应商沟通协商解决。3.物资到货后，仓库管理员应按照质量标准进行验收，对于验收不合格的物资，坚决不予入库，并及时通知采购人员处理。（三）仓储环节质量控制1.仓库管理员应做好物资的存储保管工作，防止物资因存储不当导致质量下降。如对于易受潮的物资，应采取防潮措施；对于有保质期要求的物资，应定期检查保质期情况。2.在物资发放过程中，应确保发放的物资质量合格，避免将不合格物资发放到使用部门。（四）质量问题处理1.如发现采购的物资存在质量问题，采购人员应及时与供应商联系，要求供应商采取换货、退货、补货等措施解决问题。2.对于因质量问题给公司造成损失的，应按照采购合同的约定，要求供应商承担相应的赔偿责任。3.对质量问题进行分析总结，查找原因，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。同时，将质量问题及处理情况记录在案，作为供应商考核评价的依据。六、信息管理（一）物资信息系统建设1.建立物资信息管理系统，实现物资采购、供应、仓储等业务流程的信息化管理。2.物资信息系统应涵盖物资基础信息管理、采购计划管理、供应商管理、合同管理、库存管理、质量管理等功能模块。3.确保物资信息系统的安全稳定运行，定期进行数据备份，防止数据丢失。（二）信息录入与维护1.仓库管理员负责物资基础信息的录入和维护，包括物资名称、规格、型号、库存数量等信息。2.采购人员及时将采购合同、供应商信息等录入物资信息系统，并根据合同执行情况更新相关数据。3.定期对物资信息系统中的数据进行核对和清理，确保数据的准确性和完整性。（三）信息查询与共享1.公司内部相关部门和人员可根据权限查询物资信息系统中的数据，了解物资采购、库存等情况。2.建立信息共享机制，实现供应科与其他部门之间的信息及时传递和共享，提高工作协同效率。七、绩效考核与奖惩（一）绩效考核指标1.采购计划完成率：考核采购计划的执行情况，确保物资按时供应。2.物资采购成本降低率：考核采购成本控制效果，降低采购费用。3.物资质量合格率：考核采购物资的质量情况，保证投入生产的物资质量合格。4.库存周转率：考核库存管理水平，提高库存资金使用效率。5.供应商交货及时率：考核供应商的交货及时性，保障生产不受影响。6.工作差错率：考核工作过程中的失误情况，减少工作失误。（二）考核方式1.采用月度考核与年度考核相结合的方式。月度考核由供应科科长组织实施，对员工当月工作表现进行评价；年度考核在月度考核的基础上，综合员工全年工作情况进行评价。2.考核采用自评、上级评价、同事评价等多种方式相结合，确保考核结果的客观公正。（三）奖惩措施1.对于绩效考核优秀的员工，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.对于绩效考核不达