帐款管理制度

帐款管理制度一、总则1.目的为加强公司帐款管理，规范销售及收款行为，确保公司资金及时、足额回收，降低帐款风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有销售业务涉及的帐款管理，包括应收帐款、预收帐款等。3.职责分工销售部门：负责客户信用评估、销售合同签订、帐款催收等工作，对销售业务的帐款回收负责。财务部门：负责帐款的核算、监控、分析及提供相关财务信息，协助销售部门进行帐款催收。法务部门：负责对重大帐款纠纷提供法律支持和解决方案。二、客户信用管理1.信用评估销售部门应在与客户建立业务关系前，对客户进行信用评估。评估内容包括客户基本情况、经营状况、财务状况、信用记录等。可通过收集客户公开信息、实地考察、与客户供应商沟通等方式获取评估所需资料。根据评估结果，将客户信用等级分为A、B、C、D四级，A级为信用良好客户，B级为信用一般客户，C级为信用较差客户，D级为信用风险较高客户。2.信用额度设定根据客户信用等级，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计欠款的最高限额。A级客户信用额度可相对较高，B级客户信用额度适中，C级客户信用额度应严格控制，D级客户原则上不给予信用额度，实行现款现货。信用额度应定期进行评估和调整，如客户经营状况、财务状况发生重大变化，应及时调整信用额度。3.信用期限确定根据行业惯例和客户实际情况，为客户确定信用期限。信用期限是指公司允许客户付款的最长时间。一般情况下，信用期限为[X]天，但对于信用良好的A级客户，信用期限可适当延长；对于信用较差的C级客户，信用期限应缩短。信用期限应在销售合同中明确约定，并严格执行。三、销售合同管理1.合同签订销售合同应采用书面形式，明确双方权利义务、产品规格、数量、价格、交货方式、付款方式、付款期限等条款。对于信用销售合同，应明确信用额度、信用期限、逾期付款责任等内容。销售合同签订前，应由销售部门负责人审核，重大合同应提交公司领导审批。2.合同执行销售部门应按照销售合同约定，组织生产、发货，确保按时、按质、按量交付产品。发货后，销售部门应及时将发货信息通知财务部门，以便财务部门进行帐款核算和跟踪。3.合同变更如因客户要求或其他原因需要变更销售合同，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。合同变更涉及帐款条款变更的，应重新评估客户信用，并相应调整信用额度和信用期限。四、帐款核算与监控1.帐款核算财务部门应按照会计准则和公司财务制度，及时、准确地核算应收帐款、预收帐款等。应收帐款应按客户明细进行核算，记录每笔销售业务的发生时间、金额、收款情况等信息。定期与销售部门核对帐款明细，确保帐帐相符。2.帐款监控财务部门应建立帐款监控机制，定期对帐款进行分析和监控。监控指标包括帐款余额、帐龄结构、逾期帐款金额等。对于逾期帐款，应及时发出催款通知，并跟踪催款进展情况。五、帐款催收管理1.催收流程当帐款逾期时，销售部门应及时进行催收。催收方式包括电话催收、邮件催收、上门催收等。对于逾期时间较短的帐款，可先通过电话或邮件提醒客户付款；对于逾期时间较长的帐款，应安排专人上门催收。催收过程中，应做好记录，包括催收时间、催收方式、客户反馈等信息。2.催收措施对于信用良好但因特殊原因逾期付款的客户，可与客户协商制定付款计划，并督促客户按计划付款。对于信用较差或恶意拖欠帐款的客户，应采取强硬措施，如停止供货、通过法律途径追讨帐款等。涉及重大帐款纠纷的，应及时通知法务部门介入，共同制定解决方案。3.催收责任销售部门负责帐款催收工作，对帐款回收情况负责。如因销售部门催收不力导致帐款无法收回，给公司造成损失的，应追究相关责任人的责任。六、帐款核销管理1.核销条件符合下列条件之一的应收帐款，可申请核销：因客户破产、倒闭、注销等原因，确实无法收回的帐款；因自然灾害、战争等不可抗力因素，导致帐款无法收回的；经法律诉讼或仲裁，胜诉后仍无法执行到位的帐款。2.核销流程由销售部门提出帐款核销申请，填写《帐款核销申请表》，详细说明帐款形成原因、催收过程、无法收回的证据等情况。财务部门对申请进行审核，核实帐款情况，并提出审核意见。审核通过后，报公司领导审批。经公司领导批准后，财务部门进行帐款核销帐务处理。3.核销后管理已核销的帐款仍需保留追索权，如日后发现客户有偿还能力，应继续进行催收，并及时恢复已核销的帐款。定期对已核销帐款进行清理和检查，确保帐款核销工作的合规性。七、预收帐款管理1.预收帐款收取销售部门在签订销售合同并收到客户预付款时，应及时通知财务部门。财务部门根据收到的预付款金额，开具收款收据，并进行预收帐款的帐务处理。2.预收帐款使用预收帐款应按照销售合同约定的用途使用，不得挪作他用。在产品交付或服务提供后，财务部门应及时将预收帐款转为销售收入。3.预收帐款清理定期对预收帐款进行清理，核对预收帐款余额与销售合同执行情况是否相符。对于超过合同约定交付期限仍未使用的预收帐款，应及时与客户沟通，协商处理方式。八、帐款管理考核与奖惩1.考核指标帐款回收率：考核销售部门帐款回收情况，计算公式为：帐款回收率=实际收回帐款金额/应收帐款余额×100%。逾期帐款率：考核逾期帐款占应收帐款余额的比例，计算公式为：逾期帐款率=逾期帐款金额/应收帐款余额×100%。帐龄结构：考核应收帐款的帐龄分布情况，分析帐款的逾期风险。2.奖惩措施对于帐款回收率高、逾期帐款率低的销售部门和相关责任人，给予奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书等。对于帐款回收率低、逾期帐款率高的销售部门和相关责任人，进行处罚，处罚方式包括扣发奖金、绩效