鱼也合同管理制度

鱼也合同管理制度一、总则（一）目的为加强鱼也公司（以下简称"公司"）合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门与自然人、法人及其他组织签订的各类合同。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得签订违法违规的合同。2.平等自愿原则：合同双方当事人在签订合同时应遵循平等、自愿的原则，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同的内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同的法律审核，对合同的合法性、合规性进行审查，提出法律意见和建议。2.参与合同纠纷的处理，提供法律支持和服务。3.负责合同管理制度的制定、修订和完善。（二）业务部门1.负责合同的起草、谈判、签订等工作，确保合同内容符合业务实际需求。2.负责合同的履行跟踪和管理，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.负责合同资料的收集、整理和归档工作。（三）财务部门1.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同的财务风险可控。2.参与合同付款审核，监督合同款项的支付情况。3.协助业务部门进行合同成本核算和效益分析。（四）行政部门1.负责合同用印的管理，严格按照规定办理合同用印手续。2.负责合同档案的保管和查阅工作，确保合同档案的安全和完整。三、合同的签订（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需求起草合同初稿，并提交给法务部门进行法律审核。2.法务部门对合同初稿进行法律审核，提出修改意见和建议，业务部门根据审核意见对合同初稿进行修改完善。3.业务部门将修改后的合同提交给财务部门进行财务审核，财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，提出审核意见。4.业务部门根据法务部门和财务部门的审核意见，对合同进行进一步修改完善后，提交给公司领导审批。5.公司领导审批通过后，业务部门负责与合同对方当事人进行谈判，达成一致意见后签订合同。6.合同签订后，业务部门将合同原件交行政部门加盖合同专用章，并将合同副本分发给法务部门、财务部门等相关部门。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的汉字和标点符号，不得使用繁体字、异体字和未经国务院公布的简化字。2.合同文本应具备合同双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息，以及合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。3.合同文本应明确合同双方当事人的权利和义务，避免使用模糊不清、歧义较大的语言。4.合同文本应根据实际情况填写，不得留空或涂改。如需修改，应在修改处加盖双方当事人的印章或签字确认。（三）合同签订注意事项1.签订合同前，业务部门应充分了解合同对方当事人的主体资格、经营范围、经营状况、信誉等情况，确保合同对方当事人具有签订合同的能力和资格。2.签订合同前，业务部门应认真审查合同对方当事人提供的相关证明文件，如营业执照副本、法定代表人身份证明书、授权委托书等，确保证明文件的真实性、合法性和有效性。3.签订合同前，业务部门应与合同对方当事人就合同条款进行充分协商，达成一致意见后签订合同。协商过程中，应注意保留相关证据，如会议纪要、往来信函等。4.签订合同前，业务部门应将合同文本提交给法务部门进行法律审核，法务部门应认真审查合同的合法性、合规性，提出法律意见和建议。业务部门应根据法务部门的审核意见对合同进行修改完善后签订合同。5.签订合同前，业务部门应将合同文本提交给财务部门进行财务审核，财务部门应认真审查合同涉及的财务条款，提出审核意见。业务部门应根据财务部门的审核意见对合同进行修改完善后签订合同。6.签订合同后，业务部门应及时将合同原件交行政部门加盖合同专用章，并将合同副本分发给法务部门、财务部门等相关部门。四、合同的履行（一）履行原则1.全面履行原则：合同双方当事人应按照合同约定全面履行自己的义务。2.协作履行原则：合同双方当事人应相互协作，共同完成合同约定的义务。3.经济合理原则：合同双方当事人应在履行合同过程中遵循经济合理的原则，节约成本，提高效益。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同的履行跟踪和管理，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。2.业务部门应定期向公司领导汇报合同履行情况，遇有重大问题应及时报告。3.法务部门负责对合同履行情况进行法律监督，对合同履行过程中出现的法律问题及时提出法律意见和建议。4.财务部门负责对合同款项的支付情况进行监督，确保合同款项的支付符合合同约定和公司财务制度的规定。（三）履行中的变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同双方当事人应协商一致，并签订书面协议。变更协议作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。2.合同履行过程中，如需要解除合同，合同双方当事人应协商一致，并签订书面协议。解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利和义务等内容。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将变更或解除的情况通知法务部门、财务部门等相关部门，并对合同资料进行整理和归档。五、合同的归档与保管（一）归档范围公司签订的各类合同及相关资料，包括合同初稿、审核意见、审批文件、合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、往来信函、会议纪要等。（二）归档要求1.合同资料应按照合同类别、签订时间等顺序进行整理和归档，确保资料的完整性和系统性。2.合同资料应使用统一的档案袋或文件夹进行装订，并在档案袋或文件夹上标明合同名称、签订时间、合同编号等信息。3.合同资料应进行电子归档，建立电子档案目录，方便查询和使用。（三）保管期限合同档案的保管期限根据合同的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限如下：1.一般业务合同：短期保管期限为13年。2.重要业务合同：中期保管期限为35年。3.涉及公司重大利益、知识产权、长期合作等合同：长期保管期限为10年以上。（四）查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到行政部门查阅。查阅时应在行政部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出。2.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，报公司领导审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。借阅人应妥善保管合同档案，不得转借、复印、涂改、丢失合同档案。六、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.业务部门在签订合同前，应充分了解合同对方当事人的情况，对合同条款进行认真审查，避免签订存在风险的合同。2.业务部门在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行自己的义务，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.法务部门应加强对合同签订和履行的法律指导，定期对公司员工进行法律培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，如合同文本、往来信函、会议纪要、验收报告等，并将纠纷情况书面报告公司领导。2.公司领导根据纠纷情况，指定法务部门牵头处理合同纠纷。法务部门应组织业务部门、财务部门等相关部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案经公司领导批准后，法务部门负责与合同对方当事人进行协商解决。协商过程中，应注意保留相关证据，如协商记录、和解协议等。4.如协商无法解决合同纠纷，法务部门应及时向公司领导汇报，并根据公司领导的指示，采取仲裁或诉讼等法律手段解决纠纷。在仲裁或诉讼过程中，法务部门应组织业务部门、财务部门等相关部门积极配合，提供必要的证据和资料，维护公司的合法权益。（三）纠纷处理结果的跟踪与反馈1.合同纠纷处理结束后，法务部门应及时将纠纷处理结果书面报告公司领导，并将相关资料整理归档。2.业务部门应根据纠纷处理结果，对合同履行情况进行总结分析，采取相应的改进措施，避免类似纠纷的再次发生。七、合同的信息化管理（一）建立合同管理系统公司应建立合同管理系统，实现合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等全过程的信息化管理。合同管理系统应具备以下功能：1.合同模板管理：提供常用合同模板的编辑、存储和查询功能，方便业务部门起草合同。2.合同起草与审核：业务部门在合同管理系统中起草合同，提交给法务部门进行法律审核，法务部门在系统中填写审核意见，反馈给业务部门进行修改。3.合同签订与盖章：业务部门将审核通过的合同提交给公司领导审批，审批通过后在合同管理系统中进行电子签名，然后提交给行政部门加盖合同专用章。4.合同履行跟踪：业务部门在合同管理系统中记录合同履行情况，如发货时间、收货时间、付款时间等，方便及时掌握合同履行进度。5.合同变更与解除：合同履行过程中，如需要变更或解除合同，业务部门在合同管理系统中提交变更或解除申请，经相关部门审核通过后，在系统中进行操作，并生成变更或解除协议。6.合同查询与统计：合同管理系统应提供合同查询和统计功能，方便用户根据合同名称、签订时间、合同编号等条件查询合同信息，并生成合同统计报表。7.合同档案管理：合同管理系统应与公司档案管理系统集成，实现合同档案的电子归档和查阅功能。（二）数据安全管理1.合同管理系统应采取安全可靠的技术措施，保障系统的稳定运行和数据安全。2.对合同管理系统的用户权限进行严格管理，根据用户的工作职责和权限设