用金管理制度

用金管理制度一、总则（一）目的为加强公司零用金的管理，规范零用金的使用流程，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在日常经营活动中因零星开支所需的零用金管理。（三）定义零用金是指公司为满足员工日常工作中临时性、小额费用支出而设立的备用金。二、零用金的核定与领用（一）零用金核定标准1.根据各部门的业务性质、工作内容及实际需求，综合考虑过往零星费用支出情况，确定各部门零用金的核定额度。2.部门零用金核定额度原则上以满足该部门一个月左右的零星开支为限，具体额度由财务部会同各部门负责人共同商议确定，并报公司管理层审批。（二）零用金领用流程1.各部门负责人根据本部门零用金核定额度，填写《零用金申请表》，详细说明申请零用金的用途、金额等信息，并签字确认。2.将填写完整的《零用金申请表》提交至财务部审核。财务部审核人员对申请表中的各项内容进行认真审核，包括申请金额是否合理、用途是否符合规定等，审核无误后签字。3.财务部审核通过后，将《零用金申请表》报公司管理层审批。公司管理层根据实际情况进行审批，审批通过后通知财务部办理零用金发放手续。4.财务部根据审批结果，从公司备用金账户中支取相应金额的现金或通过银行转账方式将零用金发放至各部门指定的零用金保管人账户。三、零用金的使用（一）使用范围1.办公用品、文具、耗材等的采购支出，但单次采购金额较大（具体金额标准由公司另行规定）的除外。2.员工因工作需要发生的市内交通费、邮寄费、小额快递费等。3.因业务洽谈、会议等发生的小额招待费用，但需符合公司的相关招待规定。4.其他因工作需要的临时性、小额费用支出。（二）使用原则1.零用金必须专款专用，不得挪作他用。2.严格控制零用金的支出范围和金额，确保每一笔支出都合理、合规、必要。3.对于能够通过银行转账、支票等方式支付的费用，应优先采用此类支付方式，减少现金支出。4.支出凭证必须真实、合法、有效，具备完整的审批手续。（三）使用流程1.员工因工作需要使用零用金时，应填写《零用金支出申请表》，详细注明支出事由、金额、收款单位或个人等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。2.将填写好的《零用金支出申请表》及原始凭证提交至本部门负责人审批。部门负责人应认真审核支出事项的真实性、合理性及必要性，审核通过后签字。3.部门负责人审批通过后，将《零用金支出申请表》及原始凭证提交至零用金保管人。零用金保管人对申请表及原始凭证进行再次审核，确保手续齐全、金额准确无误后，按照审批金额支付现金或进行相关费用报销。4.零用金保管人在支付现金或报销费用后，应在原始凭证上加盖"现金付讫"或"已报销"章，并在《零用金支出登记簿》上详细记录支出日期、事由、金额、收款人等信息。四、零用金的保管（一）保管人员职责1.各部门应指定专人作为零用金保管人，负责本部门零用金的保管、支付及相关记录工作。2.零用金保管人应妥善保管零用金，确保资金安全，不得将零用金转借他人或用于个人用途。3.按照规定的使用流程办理零用金的支付手续，对每一笔支出进行认真审核，确保支出合理、合规、手续齐全。4.定期（至少每周一次）对零用金进行盘点，核对库存现金余额与《零用金支出登记簿》记录是否一致，并编制《零用金盘点表》。如发现账实不符，应及时查明原因，并向部门负责人和财务部报告。（二）保管方式1.零用金应以现金形式保管，存放在专门的保险柜或其他安全可靠的地方。2.保险柜应设置密码和钥匙，密码和钥匙应由零用金保管人分别保管，不得告知他人。3.为确保资金安全，零用金保管人不得将零用金存放于办公桌上或其他不安全的地方，离开办公室时应将零用金锁入保险柜。五、零用金的补充与核销（一）零用金补充1.当零用金余额不足时，零用金保管人应及时填写《零用金补充申请表》，详细说明零用金余额情况及需要补充的金额，并附上《零用金盘点表》。2.将填写好的《零用金补充申请表》提交至财务部审核。财务部审核人员对申请表及相关资料进行审核，核实零用金的使用情况及余额是否属实，审核无误后签字。3.财务部审核通过后，按照规定的零用金领用流程，从公司备用金账户中支取相应金额补充至各部门零用金账户。（二）零用金核销1.每月末或每季度末，财务部会同各部门对本部门的零用金进行全面清理和核销。2.零用金保管人应将本部门当月或当季度的《零用金支出申请表》及原始凭证整理齐全，提交至财务部。财务部审核人员对支出凭证的真实性、合法性、合规性进行逐一审核，确保每一笔支出都符合公司规定。3.对于审核通过的支出凭证，财务部予以报销入账，并按照实际支出金额核销各部门的零用金。如发现支出凭证存在问题或不符合规定的情况，财务部有权拒绝报销，并要求相关人员作出解释或补充完善相关手续。4.零用金核销后，财务部应编制《零用金核销报表》，详细反映各部门零用金的使用及核销情况，并报送公司管理层及相关部门。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对各部门零用金的管理情况进行审计检查，包括零用金的核定、领用、使用、保管、补充及核销等环节。检查内容主要包括：1.零用金的使用是否符合规定的范围和标准。2.支出凭证是否真实、合法、有效，审批手续是否齐全。3.零用金保管人是否按照规定履行职责，资金是否安全。4.零用金的补充与核销是否及时、准确。对于审计检查中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪督促相关部门进行整改。（二）财务部门监督财务部负责对各部门零用金的日常管理进行监督，定期（至少每月一次）检查各部门零用金的使用情况、库存现金余额及《零用金支出登记簿》的记录情况。如发现异常情况，应及时与相关部门沟通核实，并采取相应的措施。（三）违规处理对于违反本制度规定使用零用金的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于：1.责令退回违规使用的零用金。2.对相关责任人进行批评教育，情节严重的给予警告、罚款等处分。3.如因违规使用零用金给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、附则（一）解释权本制度由公司财务部负责解释。（二）