外访部管理制度

外访部管理制度一、总则（一）目的为规范外访部工作流程，提高外访效率，确保外访工作的顺利开展，维护公司形象和客户利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司外访部全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：外访工作必须遵守国家法律法规及相关政策。2.诚信原则：与客户保持诚信沟通，如实传达公司信息。3.高效原则：合理安排外访行程，提高工作效率，及时完成外访任务。4.保密原则：严格保守公司机密和客户信息，不得泄露。二、外访人员行为规范（一）仪表仪态1.外访人员应着装整洁、得体，符合职业形象。男士着正装，女士着职业装。2.保持良好的仪态，坐姿端正，站姿挺拔，行走稳健。3.面部表情自然、亲切，保持微笑，展现积极的工作态度。（二）言行举止1.语言文明、礼貌，使用规范的礼貌用语，如"您好""请""谢谢""对不起"等。2.说话语气平和、诚恳，不得使用生硬、傲慢、不耐烦的语气。3.尊重客户的意见和需求，认真倾听客户讲话，不随意打断。4.不得在客户面前吸烟、嚼口香糖或做其他不文明的行为。（三）沟通技巧1.具备良好的沟通能力，能够清晰、准确地表达自己的观点和意图。2.善于倾听客户的诉求，理解客户的立场，针对性地进行沟通和解答。3.运用恰当的沟通方式，如面谈、电话沟通、邮件沟通等，确保信息传递的及时性和准确性。4.避免与客户发生争执或冲突，遇到问题及时向上级汇报，寻求解决方案。三、外访工作流程（一）外访任务分配1.根据工作需要，由上级领导或相关部门将外访任务分配给外访部。2.外访任务应明确外访目的、对象、时间、地点等信息。（二）外访前准备1.了解外访对象的基本情况，包括公司背景、业务范围、联系人等。2.熟悉外访目的和相关资料，准备好外访所需的文件、资料、名片等。3.规划外访行程，合理安排时间和交通方式，确保按时到达外访地点。4.与外访对象提前沟通，确认外访时间和相关事宜，如有变更及时调整。（三）外访实施1.外访人员应提前到达外访地点，如有特殊情况不能按时到达，应提前通知外访对象并说明原因。2.见到外访对象后，主动自我介绍，递上名片，说明来意，表达友好和尊重。3.按照外访目的，与外访对象进行深入沟通，了解客户需求，介绍公司产品或服务，解答客户疑问。4.认真记录外访过程中的重要信息，包括客户意见、建议、需求等。5.注意观察外访对象的反应和态度，及时调整沟通方式和策略。（四）外访总结1.外访结束后，外访人员应及时整理外访资料，撰写外访报告，包括外访情况、客户需求、沟通结果、下一步建议等。2.将外访报告提交给上级领导或相关部门，以便及时了解外访工作进展情况，为决策提供依据。3.对外访过程中发现的问题进行分析总结，提出改进措施和建议，不断优化外访工作流程和方法。四、外访安全管理（一）交通安全1.外访人员应遵守交通规则，注意交通安全。2.如乘坐公共交通工具，应保管好个人财物，注意防范扒窃等安全问题。3.如自驾车辆，应确保车辆性能良好，遵守交通法规，谨慎驾驶。（二）人身安全1.外访人员应避免前往治安状况较差的地区，如必须前往，应提前做好安全防范措施。2.在外访过程中，如遇到危险情况或受到威胁，应保持冷静，及时与公司或警方联系。3.外访人员应掌握基本的安全防范知识和技能，如防身术、紧急避险等。（三）信息安全1.外访人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露公司机密和客户信息。2.妥善保管外访过程中涉及的文件、资料、电子设备等，防止丢失或被盗。3.如需使用电子设备记录外访信息，应设置必要的密码保护，防止信息泄露。五、外访费用管理（一）费用预算1.根据外访任务的需要，制定外访费用预算，包括交通费用、住宿费用、餐饮费用、通讯费用等。2.外访费用预算应合理、准确，报上级领导审批后执行。（二）费用报销1.外访人员应按照公司财务制度的规定，及时报销外访费用。2.报销时应提供真实、有效的发票和相关凭证，填写报销申请表，注明外访时间、地点、事由等信息。3.外访费用报销经审核无误后，按照公司财务流程进行支付。（三）费用控制1.外访人员应严格控制外访费用，不得超出预算范围。2.如因特殊情况需要增加外访费用，应提前向上级领导申请，说明原因和金额，经批准后方可执行。六、外访工作考核（一）考核指标1.外访任务完成情况：包括外访次数、外访对象达成率等。2.客户满意度：通过客户反馈评价外访人员的服务质量和沟通效果。3.外访报告质量：外访报告内容是否完整、准确、有价值。4.费用控制情况：是否在预算范围内完成外访任务。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度对外访人员进行一次考核。2.不定期考核：根据工作需要，对外访人员进行不定期的抽查考核。3.考核结果以评分的形式体现，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）考核结果应用1.优秀的外访人员给予表彰和奖励，如奖金、晋升机会等。2.良好的外访人员给予鼓励和指导，促进其进一步提高工作业绩。3.合格的外访人员应加强培训和学习，提高工作能力，确保工作质量。4.不合格的外访人员进行诫勉谈话，如仍无改进，予以辞退。七