委托单管理制度

委托单管理制度一、总则（一）目的为规范公司委托单的管理流程，确保委托事项的准确传达、有效执行和及时跟踪，提高工作效率，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部合作单位之间涉及委托业务所产生的委托单管理。（三）基本原则1.明确职责原则：明确委托方、受托方的职责与权限，确保双方清楚各自在委托事项中的责任和义务。2.规范流程原则：建立标准化的委托单开具、审批、执行、反馈等流程，保证各项操作有序进行。3.及时沟通原则：委托方与受托方应保持及时、有效的沟通，确保委托事项信息准确传递，问题及时解决。4.存档备查原则：对委托单相关文件进行妥善存档，以便日后查阅、审计和追溯。二、委托单的定义与分类（一）定义委托单是委托方将特定业务或事项委托给受托方办理时所开具的书面文件，明确双方的权利、义务和委托事项的具体要求。（二）分类1.内部委托单：公司内部各部门之间因工作需要，一方委托另一方办理相关业务而开具的委托单。2.外部委托单：公司与外部合作单位（如供应商、服务商、客户等）进行业务往来时，委托对方办理特定事项所开具的委托单。三、委托单的内容与格式（一）内容要求1.委托方信息：包括公司名称、部门名称、联系人姓名、联系方式等。2.受托方信息：若为外部合作单位，需填写对方公司名称、联系人姓名、联系方式等；若为内部部门，填写部门名称即可。3.委托事项描述：详细说明委托办理的具体业务或事项，应清晰、准确、完整，避免歧义。4.委托要求：明确对受托方办理委托事项的质量标准、时间要求、交付成果形式等具体要求。5.费用说明：若涉及费用支付，需注明费用金额、支付方式、支付时间等相关信息。6.审批意见：根据委托事项的性质和金额大小，按照公司审批流程填写各级审批意见。（二）格式规范1.统一模板：公司制定统一的委托单模板，确保格式规范、内容完整。2.编号规则：为便于管理和查询，委托单应进行编号。编号规则可采用年份+部门代码+流水号的形式，例如：2023HR001，表示2023年人力资源部开具的第1份委托单。3.纸张规格：建议使用A4纸打印委托单，确保字迹清晰、易于保存。四、委托单的开具与审批（一）开具流程1.申请：委托方根据业务需求，填写《委托单申请表》，详细说明委托事项的背景、目的、要求等内容，并提交至本部门负责人。2.初审：部门负责人对《委托单申请表》进行初审，审核委托事项的必要性、合理性以及申请内容的完整性。如初审通过，在申请表上签署意见后提交至相关审批部门。3.审批：根据公司规定的审批权限，委托事项依次经过各级审批部门审批。审批部门应认真审核委托事项，重点关注委托要求、费用预算、风险评估等方面，提出明确的审批意见。4.开具委托单：经各级审批通过后，由委托方按照统一模板开具正式的委托单。委托单应一式多份，根据实际需要分发给委托方、受托方、相关审批部门、财务部门等留存。（二）审批权限1.一般委托事项：金额较小、风险较低的委托事项，由委托方部门负责人审批即可。2.重要委托事项：涉及金额较大、对公司业务有重大影响的委托事项，需经过公司分管领导审批。3.重大委托事项：特别重大的委托事项，如涉及公司战略决策、大额资金支出等，需经公司总经理审批。五、委托单的执行与跟踪（一）受托方接收与确认1.接收：受托方收到委托单后，应及时确认委托单的内容是否完整、准确。如发现问题，应立即与委托方沟通，要求对方进行补充或修正。2.确认回复：受托方在确认委托单无误后，应在规定时间内（如[X]个工作日）以书面形式回复委托方，表示已收到并接受委托。回复内容应明确受托方对委托事项的理解和承诺按照要求执行。（二）执行计划制定1.制定计划：受托方根据委托单要求，制定详细的执行计划，明确工作步骤、时间节点、责任人等内容。执行计划应具有可操作性，确保能够按时、高质量地完成委托事项。2.沟通审核：受托方将执行计划提交给委托方审核，双方就计划内容进行沟通，如有需要进行调整和完善，直至双方达成一致意见。（三）执行过程跟踪1.定期汇报：受托方应按照委托方要求的频率（如每周、每两周等）向委托方汇报委托事项的执行进展情况。汇报内容应包括已完成的工作内容、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。2.问题协调：在执行过程中，若受托方遇到困难或问题无法自行解决，应及时与委托方沟通协调。委托方应根据实际情况提供必要的支持和协助，共同商讨解决方案，确保委托事项顺利推进。（四）变更管理1.变更申请：若在委托事项执行过程中需要对委托单内容进行变更，包括委托要求、交付成果、时间要求等，受托方应及时向委托方提出变更申请。变更申请应详细说明变更的原因、内容及对委托事项的影响。2.变更审批：委托方收到变更申请后，按照原审批流程进行审批。经审批同意后，委托方应及时向受托方发出变更通知，双方根据变更后的要求调整执行计划。六、委托单的交付与验收（一）交付要求1.交付时间：受托方应按照委托单约定的时间完成委托事项，并及时向委托方交付工作成果。如因特殊原因需要延期交付，应提前向委托方说明情况并获得同意。2.交付形式：交付形式应符合委托单的要求，包括但不限于报告、文件、样品、服务等。交付的工作成果应完整、准确、清晰，满足委托方的各项要求。（二）验收流程1.初步验收：委托方收到受托方交付的工作成果后，首先进行初步验收。初步验收主要检查工作成果的完整性、格式规范性等方面是否符合要求。如发现问题，委托方应及时通知受托方进行整改。2.详细验收：对于重要的委托事项，在初步验收合格后，委托方组织相关人员进行详细验收。详细验收应依据委托单的具体要求，对工作成果的质量、性能、效果等进行全面评估。验收过程中可采用现场检查、测试、数据分析、用户反馈等多种方式。3.验收报告：验收完成后，验收人员应填写《委托单验收报告》，明确验收结论（合格或不合格）及详细的验收意见。如验收不合格，应注明不合格原因及整改要求，受托方根据验收意见进行整改后重新提交验收。七、费用结算与支付（一）费用预算1.编制预算：委托方在开具委托单前，应根据委托事项的工作量、难度、市场行情等因素，编制合理的费用预算。费用预算应明确各项费用的明细及金额，确保费用支出合理、透明。2.预算审核：费用预算提交至相关审批部门进行审核，审批部门应重点审核预算的合理性、必要性以及与公司财务制度的符合情况。如预算超出公司规定的标准或范围，需进行专项说明并经特殊审批流程通过。（二）费用结算1.结算依据：费用结算应以委托单约定的内容及实际完成的工作量为依据。受托方应在委托事项完成并通过验收后，及时向委托方提交费用结算申请，附上相关的工作成果证明、费用明细清单等资料。2.结算审核：委托方收到费用结算申请后，由财务部门会同相关业务部门进行审核。审核内容包括费用的计算是否准确、工作成果是否符合要求、是否有超预算支出等。如审核发现问题，应与受托方沟通核实，要求其进行调整。（三）费用支付1.支付审批：经审核无误的费用结算申请，按照公司财务审批流程进行支付审批。审批通过后，财务部门根据公司资金安排和支付计划，及时向受托方支付费用。2.支付方式：费用支付方式应按照委托单约定执行，可采用银行转账、支票、汇票等方式。财务部门应确保支付信息准确无误，避免支付错误或延误。八、委托单的存档与保管（一）存档要求1.及时存档：委托单开具、执行、验收、结算等过程中产生的各类文件资料，包括委托单申请表、委托单、执行计划、汇报材料、验收报告、费用结算申请等，均应及时进行存档。2.分类整理：按照委托单的类别（内部委托单、外部委托单）、年份、编号等进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查找和查阅。3.电子与纸质存档：同时进行电子存档和纸质存档，电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，以防止数据丢失。纸质文档应存放在专用的档案柜中，妥善保管。（二）保管期限1.一般委托单：保管期限为[X]年，自委托事项完成并结算完毕之日起计算。2.重要委托单：涉及公司重大决策、大额资金支出、关键业务合作等重要委托事项的委托单，保管期限为[X]年。3.特殊委托单：对于有特殊规定或法律法规要求的委托单，按照相关规定执行保管期限。（三）查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅委托单档案的，应填写《委托单查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅管理：因特殊情况需要借阅委托单档案的，需填写《委托单借阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自复印、转借或泄露档案内容。九、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司内部审计部门定期对委托单管理情况进行审计监督，检查委托单的开具、审批、执行、验收、结算等环节是否符合公司制度规定，是否存在违规操作或风险隐患。2.外部监督：对于涉及外部合作单位的委托业务，公司相关部门应关注合作单位的执行情况，收集客户反馈意见，对委托事项的质量和效果进行外部监督评估。（二）考核指标1.委托单按时完成率：考核受托方是否按照委托单约定的时间完成委托事项，计算公式为：按时完成的委托单数/委托单总数×100%。2.委托事项验收合格率：考核委托事项的完成质量是否符合要求，计算公式为：验收合格的委托单数/委托单总数×100%。3.费用控制偏差率：考核委托业务的费用支出是否控制在预算范围内，计算公式为：（实际费用预算费用）/预算费用×100%。（三）考核结果应用1.绩效挂钩：将委托单管理相关考核指标纳入部门和个人的绩效考核体系，与绩效奖金、晋升、评优等挂钩，激励各部门和员工认真履行委托单管理职责，提高工作质量和效率。2.改进措施：对于考核结果不理想的部门或个人，分析原因，制定针对性的改进措施，督促其加强管理，改进工作方法，提升委托单管理水平。十、附则（一）解释权本制度由公司人力资源部负责解释。