章管家管理制度

章管家管理制度总则目的为加强公司印章的管理，确保印章使用的安全性、规范性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.分级管理原则：实行公司总部、子公司/分公司两级管理，明确各级管理职责。3.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保责任落实到人。4.审批用印原则：严格履行用印审批程序，未经审批不得擅自用印。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。2.经审批同意后，由行政部门统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将印章移交指定的保管人员，并办理交接手续。印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，报公司总经理审批。2.经审批同意后，行政部门应发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。同时，将印章启用信息在公司内部进行公示，确保全体员工知晓。印章的保管保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照用印审批程序进行用印操作，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.记录印章使用情况，包括用印日期、用印内容、用印人等信息，并定期将印章使用记录提交给行政部门存档。4.如发现印章保管出现异常情况，应及时报告上级领导，并采取相应措施进行处理。保管方式1.公司各类印章应分别设立专用保险柜进行保管，保险柜钥匙和密码由保管人员分别掌握，不得交由他人代管。2.公章、合同专用章等重要印章应实行双人保管制度，即由两名保管人员分别掌握保险柜钥匙和密码，用印时需两人同时在场。3.财务专用章、法定代表人章等印章应按照财务制度的规定进行保管，确保财务资金安全。保管地点印章保管地点应选择安全、保密的场所，避免印章受到外界因素的影响。原则上，印章应存放在公司内部的保险柜中，不得随意带出公司。如因工作需要必须带出公司的，需经公司分管领导批准，并办理相关手续。印章的使用用印审批流程1.用印申请人填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并签字确认。2.部门负责人对用印事项进行审核，签署审核意见后报公司分管领导审批。3.公司分管领导根据用印事项的性质和重要程度进行审批，同意用印的在《用印申请表》上签字确认。4.涉及重大事项或金额较大的用印，需经公司总经理审批后方可用印。用印范围1.以公司名义发出的各类公文、函件、报告等。2.公司签订的各类合同、协议等法律文件。3.公司对外提供的各类证明、介绍信等。4.其他需要加盖公司印章的文件或资料。用印操作要求1.用印前，保管人员应对用印文件进行认真审核，确保文件内容与用印申请表一致，且符合法律法规及公司相关规定。2.用印时，应使用红色印泥，确保印章清晰、端正、完整。盖章位置应准确无误，不得压字、模糊不清。3.用印后，保管人员应在《用印申请表》上注明用印日期、用印人等信息，并加盖印章保管专用章。同时，在印章使用登记簿上进行详细记录。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公司印章。如因特殊情况需要先行盖章的，必须在盖章后及时填写文件内容，并确保文件内容真实、合法、有效。印章的停用与销毁印章停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，导致印章不再使用时，由行政部门填写《印章停用申请表》，报公司总经理审批。2.经审批同意后，行政部门应及时发布印章停用通知，明确印章停用日期，并收回印章。3.印章停用后，保管人员应将印章妥善保管，不得擅自销毁或交予他人。印章销毁1.对于已停用的印章，由行政部门定期进行清理核对。经确认不再使用且无保留价值的印章，填写《印章销毁申请表》，报公司总经理审批。2.经审批同意后，行政部门应指定专人负责印章的销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并拍照记录，确保印章被彻底销毁。3.印章销毁后，行政部门应在《印章销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式、监销人等信息，并将申请表存档备案。印章的监督与检查监督检查部门公司行政部门负责对印章的使用、保管情况进行定期监督检查，审计部门负责对印章使用的合规性进行审计监督。监督检查内容1.印章保管是否安全，保管人员是否严格履行职责。2.用印审批程序是否规范，是否存在未经审批擅自用印的情况。3.用印文件是否真实、合法、有效，是否符合公司相关规定。4.印章使用记录是否完整、准确，是否及时归档。检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，检查部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并在规定期限内完成整改。3.整改完成后，责任部门应向检查部门提交整改报告，检查部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。4.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。附则