贸易招标管理制度

贸易招标管理制度一、总则（一）目的为规范公司贸易招标活动，确保招标过程的公平、公正、公开，提高公司经济效益，保证采购质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及贸易招标的项目，包括但不限于原材料采购、产品销售招标、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定。2.公平竞争原则：为所有潜在投标人提供平等的机会参与投标，不得设置不合理条件限制或排斥潜在投标人。3.公正原则：评标过程应客观、公正，按照既定的评标标准和方法进行评审。4.诚实信用原则：招标人和投标人在招标活动中应诚实守信，履行各自的义务。二、招标组织与职责（一）招标领导小组1.组成：由公司高层管理人员担任组长，各相关部门负责人为成员。2.职责：审批招标项目计划和预算。确定招标方式、评标标准和定标原则。协调解决招标过程中的重大问题。对招标结果进行最终审定。（二）招标工作小组1.组成：由采购部门负责人担任组长，成员包括采购人员、法务人员、技术人员等。2.职责：负责招标项目的具体组织实施，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标等工作。对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的投标人。向招标领导小组汇报招标工作进展情况和评标结果。整理和归档招标过程中的各类文件资料。（三）各部门职责1.采购部门：作为招标工作的主要执行部门，负责招标项目的需求分析、招标文件编制、供应商联系与邀请、开标评标组织等工作。2.法务部门：负责对招标文件进行合法性审查，参与评标过程，提供法律意见，确保招标活动符合法律法规要求，处理招标过程中的法律纠纷。3.技术部门：对于涉及技术要求的招标项目，负责提供技术规格、参数等要求，参与评标过程，对投标文件的技术部分进行评审。4.财务部门：负责审核招标项目的预算，参与评标过程，对投标报价进行评审，确保采购成本合理。5.其他相关部门：根据招标项目的具体情况，提供必要的支持和配合，如提供项目背景资料、协助考察供应商等。三、招标程序（一）招标项目申请与审批1.需求部门根据业务需要填写《贸易招标项目申请表》，详细说明招标项目的名称、内容、预算、时间要求等。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。3.采购部门对申请项目进行初步评估，审核项目的必要性和可行性，编制招标项目计划，报招标领导小组审批。4.招标领导小组根据公司战略和业务需求，对招标项目计划进行审批，确定是否开展招标以及招标的方式和时间安排。（二）招标文件编制1.采购部门根据招标领导小组批准的招标项目计划，组织相关人员编制招标文件。2.招标文件应包括以下主要内容：招标公告：包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、地点、开标时间和地点等。投标人须知：对投标文件的编制要求、投标报价要求、开标评标程序、定标原则等进行详细说明。技术规格及要求：明确招标项目的技术标准、规格、参数等要求。商务条款：包括合同条款、付款方式、交货期、售后服务等内容。评标标准和方法：制定具体的评标标准，如价格、技术、商务、售后服务等方面的评分细则。投标文件格式：提供统一的投标文件格式，包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等。3.招标文件编制完成后，由采购部门负责人审核，法务部门进行合法性审查，确保招标文件内容完整、准确、合法。（三）招标公告发布1.根据招标项目的特点和要求，选择合适的媒体发布招标公告。招标公告应在公司内部网站、相关行业网站、报纸等媒体上同时发布。2.招标公告应明确招标项目的基本信息、投标人资格要求、报名方式、报名时间、开标时间和地点等内容，确保潜在投标人能够及时获取招标信息。3.对报名参加投标的潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等相关资料，确定符合资格要求的潜在投标人名单。（四）投标文件接收与初步审查1.采购部门按照招标公告规定的时间和地点接收投标文件，对投标文件进行登记和编号。2.对投标文件进行初步审查，检查投标文件的完整性、密封性、签字盖章等是否符合招标文件要求。3.对于不符合招标文件要求的投标文件，应在开标前及时通知投标人进行补正或视为无效投标文件处理。（五）开标1.按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，邀请所有投标人代表、评标委员会成员及相关部门人员参加。2.开标会议由采购部门负责人主持，宣布开标纪律和程序。3.当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标报价、交货期、投标保证金等主要内容，并记录在案。4.开标过程应进行记录，并存档备查。（六）评标1.开标结束后，立即进入评标阶段。评标委员会由公司内部相关部门人员和外部专家组成，成员人数应为单数。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行详细评审。评标过程应遵循公平、公正、保密的原则，不得透露与评标有关的任何信息。3.评标委员会成员应独立评审，对投标文件的各项指标进行打分或排序，形成评标报告。评标报告应包括评标情况、推荐中标候选人名单及理由等内容。4.在评标过程中，如发现投标人存在弄虚作假、串通投标等违法行为，评标委员会应及时终止其投标资格，并向招标领导小组报告。（七）定标1.招标领导小组根据评标委员会提交的评标报告，对中标候选人进行审定，确定中标人。2.如对评标结果有异议，招标领导小组应组织相关人员进行调查核实，必要时可重新组织评标。3.确定中标人后，采购部门应及时向中标人发出《中标通知书》，同时向未中标人发出《未中标通知书》。（八）合同签订1.中标人应在收到《中标通知书》后的规定时间内，与公司签订合同。合同内容应与招标文件和投标文件一致，明确双方的权利和义务。2.采购部门负责合同的起草、审核和签订工作，法务部门对合同进行合法性审查，确保合同合法有效。3.合同签订后，应按照公司合同管理制度的要求进行归档和保管。四、评标标准与方法（一）评标标准制定原则1.全面性原则：评标标准应涵盖招标项目的各个方面，包括价格、技术、商务、售后服务等，确保综合评估投标人的实力和竞争力。2.客观性原则：评标标准应客观明确，避免主观随意性，便于评标委员会成员进行评审。3.可操作性原则：评标标准应具体细化，具有可操作性，便于评标委员会成员进行打分和排序。（二）常见评标标准1.价格标准：以投标报价作为评审因素，一般采用最低价中标原则，但最低价不一定是唯一的中标条件，还需综合考虑其他因素。2.技术标准：对投标文件的技术规格、性能指标、技术方案等进行评审，确保其满足招标项目的技术要求。3.商务标准：包括投标人的资质、业绩、信誉、售后服务承诺等方面的评审，考察投标人的综合实力和商业信誉。4.售后服务标准：对投标人提供的售后服务内容、质量、响应时间等进行评审，确保能够及时解决项目运行过程中出现的问题。（三）评标方法1.综合评分法：根据评标标准，对投标文件的各项指标进行打分，汇总得分后按照得分高低确定中标候选人。综合评分法适用于技术复杂、专业性强的招标项目。2.最低价法：以投标报价最低者为中标候选人。最低价法适用于技术规格简单、标准化程度高的招标项目。3.性价比法：综合考虑投标报价和技术、商务等方面的因素，通过计算性价比得分确定中标候选人。性价比法适用于采购需求明确、对价格和性能有一定要求的招标项目。五、招标监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对招标活动进行监督检查，重点检查招标程序的合规性、评标过程的公正性、合同签订的合法性等。2.审计部门有权调阅招标过程中的各类文件资料，对相关人员进行询问和调查，发现问题及时提出整改意见，并向公司管理层报告。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，确保招标活动符合法律法规和政策要求。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的招标项目，可邀请社会公众参与监督，提高招标活动的透明度。（三）违规处理1.对于在招标活动中违反法律法规、公司制度的行为，如招标人或投标人弄虚作假、串通投标、泄露标底等，将依法依规追究相关人员的责任。2.对违规行为的处理方式包括警告、罚款、取消投标资格、解除合同等，情节严重的将依法追究刑事责任。六、档案管理（一）文件归档范围1.招标项目申请表、招标项目计划、招标文件、招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等相关文件资料。2.招标过程中的会议记录、往来函件、补充文件等。（二）档案整理与保管1.采购部门负责对招标档案进行整理和归档，按照项目类别和时间顺序进行分类存放，确保档案资料的完整性和规范性。2.招标档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度的规定执行。一般项目档案保存期限不少于[X]年，重要项目档案保存期限不少于[X]年。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，防止档案丢失、损坏或泄密。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅招标档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅招标档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经公司高层管理