礼品库管理制度

礼品库管理制度（一）目的为加强公司礼品库的规范化管理，确保礼品的合理采购、存储、发放及使用，有效控制礼品费用，提升公司形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的礼品库管理。（三）基本原则1.合规性原则：礼品库管理应严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.预算控制原则：礼品采购及使用应在预算范围内进行，确保费用合理。3.高效性原则：优化礼品采购、存储、发放流程，提高工作效率。4.透明性原则：礼品库管理各环节应保持透明，接受监督。二、礼品采购（一）采购需求申请1.各部门根据业务需要，提前填写《礼品采购申请表》，详细说明采购礼品的名称、数量、用途、预计采购时间等信息。2.部门负责人对申请进行审核，确保礼品需求合理且符合业务实际，签字确认后提交至行政部门。（二）采购预算审核1.行政部门收到《礼品采购申请表》后，会同财务部门对采购预算进行审核。2.财务部门根据公司年度预算安排及礼品库现有库存情况，审核采购申请是否在预算范围内。若超出预算，需经相关领导审批。（三）采购流程1.经审核通过的采购申请，行政部门负责选择合适的供应商进行采购。2.采购人员应至少选择三家供应商进行询价、比价，确保采购价格合理。3.与选定的供应商签订采购合同，明确礼品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。4.采购过程中，采购人员应严格把控礼品质量，确保所采购礼品符合公司要求。（四）采购验收1.礼品到货后，行政部门会同相关使用部门依据采购合同及质量标准进行验收。2.验收内容包括礼品的数量、规格、质量、外观等。如发现质量问题或与合同不符，应及时与供应商沟通解决。3.验收合格后，填写《礼品验收单》，相关人员签字确认。三、礼品存储（一）存储地点设立专门的礼品库，确保礼品存储环境安全、整洁、干燥、通风良好。（二）库存管理1.行政部门安排专人负责礼品库的日常管理，建立礼品库存台账，详细记录礼品的出入库情况，包括礼品名称、规格、数量、入库时间、出库时间、领取人等信息。2.定期对礼品库进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结束后编制《礼品库存盘点表》。3.对于长期积压、损坏或已无使用价值的礼品，及时清理并填写《礼品报废申请表》，经相关领导审批后进行处理。（三）存储要求1.按照礼品的类别、规格、用途等进行分类存放，便于查找和管理。2.贵重礼品应单独存放，采取必要的安全防护措施。3.对易受潮、易变质的礼品，应采取相应的防潮、防虫、防变质措施。四、礼品发放（一）发放原则1.依据公司相关规定及实际业务需求进行礼品发放。2.礼品发放应遵循公平、公正、公开的原则。（二）发放流程1.各部门根据实际需要，填写《礼品领用申请表》，注明礼品名称、数量、领取人及用途等信息。2.部门负责人审核签字后，提交至行政部门。3.行政部门根据库存情况及审批意见，办理礼品发放手续。发放时，由领取人在《礼品发放登记表》上签字确认。（三）特殊情况处理1.如遇紧急业务需要临时增加礼品发放，相关部门应及时提交书面申请，经相关领导特批后，行政部门予以办理。2.对于员工离职等特殊情况，应及时清理其领用的礼品，如有未归还或未结清的礼品，应在离职手续办理完毕前处理完毕。五、礼品使用规范（一）适用场景1.客户关系维护，如节日拜访、商务活动等。2.员工奖励与激励，如优秀员工表彰、团队活动奖励等。3.公司内部活动，如年会、庆典等。4.其他符合公司规定的业务场景。（二）使用标准1.根据不同的业务场景和对象，合理选择礼品的种类和价值。避免过度或不当使用礼品。2.在使用礼品时，应注重礼品的文化内涵和品质，体现公司的品牌形象和价值观。（三）记录与反馈1.各部门在礼品使用后，应及时将礼品使用情况反馈至行政部门，包括礼品发放对象、时间、活动名称等信息。2.行政部门定期对礼品使用情况进行统计分析，评估礼品使用效果，为后续礼品采购及管理提供参考依据。六、礼品费用管理（一）预算编制1.每年年底，行政部门会同财务部门根据公司下一年度业务发展规划及礼品使用情况，编制礼品采购预算。2.预算编制应充分考虑各项业务活动对礼品的需求，确保预算合理、准确。（二）费用报销1.礼品采购费用报销时，应提供采购合同、发票、验收单等相关凭证。2.报销凭证应符合公司财务制度要求，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后，方可报销。（三）成本控制1.加强对礼品采购成本的控制，通过优化采购流程、合理选择供应商等方式，降低采购成本。2.定期对礼品费用进行分析，对比预算执行情况，及时发现并解决费用超支等问题。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对礼品库管理情况进行审计监督，检查礼品采购、存储、发放、使用及费用管理等环节是否符合规定。2.行政部门定期对礼品库进行自查，及时发现并纠正管理中存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本制度的行为，视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成违法犯罪