竣工办管理制度

竣工办管理制度一、总则（一）目的为加强竣工办各项工作的规范化管理，确保工程项目顺利竣工交付，明确各部门及人员职责，提高工作效率和质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司竣工办在工程项目竣工阶段的各项工作，包括但不限于竣工验收组织、资料整理归档、竣工结算办理、项目交付等相关事宜。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业规范及公司相关规定，确保竣工工作合法合规。2.准确性原则：各项竣工资料及数据应真实、准确、完整，如实反映项目实际情况。3.高效性原则：优化工作流程，合理安排资源，确保竣工工作按时、高效完成。4.协作性原则：竣工办各成员及相关部门应密切协作，相互配合，共同推进竣工工作顺利进行。二、竣工办组织架构及职责（一）组织架构竣工办设主任一名，副主任若干名，成员包括工程技术人员、资料员、造价师、客服专员等，根据项目实际情况进行合理配置。（二）职责分工1.竣工办主任职责全面负责竣工办的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调竣工办与公司内部各部门及外部相关单位的关系，确保竣工工作顺利进行。审核竣工资料、竣工结算报告等重要文件，对竣工工作的整体质量负责。及时向上级领导汇报竣工工作进展情况，协调解决工作中出现的重大问题。2.竣工办副主任职责协助主任开展工作，负责分管范围内的各项竣工工作任务。组织相关人员进行工程竣工验收的准备工作，包括制定验收方案、通知验收人员等。审核竣工资料的完整性和准确性，对分管领域的资料质量负责。参与竣工结算的审核工作，提供专业技术支持和意见。协调处理竣工过程中的一般性问题，及时向主任汇报。3.工程技术人员职责负责对工程项目进行全面检查，确保工程质量符合设计及规范要求。编制工程竣工报告，详细描述工程建设情况、质量验收情况等。协助资料员整理工程技术资料，提供技术方面的审核和指导。配合竣工验收工作，解答验收人员提出的技术问题。4.资料员职责负责收集、整理、归档工程项目从立项到竣工全过程的各类资料，包括但不限于施工图纸、技术文件、施工记录、质量检验报告等。按照档案管理要求，对竣工资料进行分类、编号、装订，确保资料的规范性和完整性。协助工程技术人员审核竣工资料，确保资料内容真实、准确、有效。建立竣工资料台账，便于查询和管理。5.造价师职责负责工程项目竣工结算的编制和审核工作，确保结算金额准确合理。收集、整理与工程结算相关的资料，如合同文件、变更签证、工程计量记录等。对工程结算过程中出现的造价问题进行分析和处理，与相关部门及人员进行沟通协商。协助财务部门进行工程成本核算和财务决算工作。6.客服专员职责负责与客户沟通协调，了解客户对竣工项目的需求和意见。组织客户进行项目交付验收，解答客户疑问，处理客户反馈的问题。收集客户满意度调查信息，及时反馈给相关部门，以便改进服务质量。协助办理项目交付后的相关手续，如交房手续、产权登记协助等。三、竣工验收管理（一）验收准备1.工程技术人员在工程竣工前，对工程实体进行全面自查，确保工程质量符合设计及规范要求。对发现的问题及时整改，整改完成后进行复查，确保达到验收标准。2.资料员按照竣工资料整理要求，完成各类资料的收集、整理和归档工作，确保资料齐全、完整、真实、有效。竣工资料应包括工程前期文件、施工过程文件、质量验收文件、竣工图等。3.造价师完成工程竣工结算的初稿编制工作，并对结算资料进行审核，确保结算依据充分、金额准确。4.竣工办副主任根据工程实际情况，制定竣工验收方案，明确验收时间、地点、人员组成、验收流程及验收标准等内容。验收方案经竣工办主任审核后，提前通知相关部门和人员做好准备工作。（二）验收程序1.预验收竣工办组织工程技术人员、监理单位、施工单位等相关人员对工程项目进行预验收。预验收应按照验收标准对工程质量、工程资料等进行全面检查，对发现的问题列出清单，要求施工单位限期整改。施工单位整改完成后，向竣工办提交整改报告，竣工办组织复查，确保问题整改到位。预验收合格后，形成预验收报告。2.正式验收竣工办在预验收合格后，向建设单位提交竣工验收申请报告，经建设单位同意后，组织正式竣工验收。正式竣工验收由建设单位主持，设计单位、施工单位、监理单位、勘察单位等相关单位参加。验收过程中，各单位按照职责分工对工程质量、工程资料、工程结算等进行检查和评审。验收人员应认真查阅资料、实地查看工程，并对发现的问题提出整改意见。施工单位根据验收意见进行整改，整改完成后提交整改报告。经竣工办复查确认整改到位后，形成竣工验收报告。竣工验收报告应包括工程概况、验收依据、验收范围、验收情况、验收结论等内容。（三）验收备案1.工程项目竣工验收合格后，竣工办负责办理竣工验收备案手续。备案资料应包括竣工验收报告、规划验收合格证、消防验收意见书、环保验收批复等相关文件。2.竣工办按照当地建设行政主管部门的要求，将备案资料整理齐全后报送备案机关。备案机关对备案资料进行审核，符合要求的予以备案，并发放竣工验收备案表。3.竣工办应妥善保管竣工验收备案表及相关备案资料，作为工程项目竣工交付的重要凭证。四、竣工资料管理（一）资料收集1.工程建设过程中，各部门及人员应按照资料管理要求，及时收集各自工作范围内产生的资料，并移交资料员进行统一整理。2.资料员应定期对各部门移交的资料进行检查，确保资料的完整性和准确性。对不符合要求的资料，及时反馈给相关部门进行补充或修正。3.在工程竣工前，资料员应全面梳理工程项目资料，查漏补缺，确保各类资料齐全。（二）资料整理1.资料员按照档案管理规范，对收集到的竣工资料进行分类整理。资料分类应科学合理，便于查找和管理。2.对每份资料进行编号，并建立资料目录清单，详细记录资料名称、编号、日期、来源等信息。3.对竣工资料进行装订，确保资料整齐、牢固。装订顺序应符合档案管理要求，一般为封面、目录、正文、附件等。（三）资料归档1.竣工资料整理完成后，资料员应及时进行归档。归档应按照档案保管期限和类别进行分类存放，便于长期保存和查阅。2.建立竣工资料电子档案，将纸质资料进行扫描备份，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应进行分类存储，并建立索引目录，便于快速检索。3.定期对竣工资料进行清查盘点，确保资料的完整性和安全性。对发现的资料丢失、损坏等情况，及时进行查找和修复。（四）资料借阅1.因工作需要借阅竣工资料的，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、借阅原因、借阅时间等信息，经竣工办主任批准后，方可借阅。2.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏、丢失。如需复印资料，应经竣工办主任同意，并在规定地点进行复印。3.借阅人员应在规定时间内归还资料，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。竣工办应定期对借阅资料进行清理，确保资料按时归还。五、竣工结算管理（一）结算编制1.造价师在工程竣工后，根据合同文件、变更签证、工程计量记录等资料，按照相关计价规范和定额标准，编制工程竣工结算初稿。2.结算初稿应包括工程概况、结算依据、结算范围、结算明细、汇总表等内容。结算明细应详细列出各项费用的计算过程和依据，确保结算金额准确合理。3.造价师编制完成结算初稿后，应进行自审，检查结算数据的准确性和计算过程的合理性。自审无误后，提交给竣工办副主任进行审核。（二）结算审核1.竣工办副主任对造价师提交的结算初稿进行审核，重点审核结算依据是否充分、计价方式是否正确、工程量计算是否准确、费用计取是否合规等内容。2.审核过程中，如发现问题，应及时与造价师沟通协商，要求其进行调整和修正。造价师应根据审核意见进行修改，并提交修改后的结算报告。3.竣工办副主任审核通过后，将结算报告提交给竣工办主任进行终审。竣工办主任对结算报告进行全面审查，确保结算金额符合项目实际情况和公司利益。终审通过后，形成最终的竣工结算报告。（三）结算支付1.竣工结算报告经公司领导批准后，财务部门按照合同约定和公司资金管理制度，办理工程结算支付手续。2.支付前，财务部门应审核结算报告、合同文件、付款申请等相关资料，确保支付依据充分、手续齐全。3.财务部门在支付款项时，应严格按照审批流程进行操作，确保资金支付安全、准确。支付完成后，及时进行账务处理，并将支付情况反馈给竣工办。六、项目交付管理（一）交付准备1.客服专员在项目竣工前，与客户沟通联系，了解客户需求和交付时间安排，确定交付流程和方式。2.竣工办组织相关部门对项目交付现场进行检查，确保房屋质量合格、设施设备正常运行、环境整洁卫生等。对发现的问题及时整改，确保交付条件具备。3.准备项目交付所需的各类文件和资料，如房屋使用说明书、质量保证书、竣工验收备案表、交房通知书等。4.培训交付工作人员，使其熟悉交付流程和相关政策法规，掌握与客户沟通的技巧和方法，能够准确解答客户疑问。（二）交付流程1.通知客户：客服专员按照约定的交付时间，提前向客户发送交房通知书，告知客户交付时间、地点、所需携带的资料等信息。2.客户签到：客户到达交付现场后，在签到表上签字确认，并领取相关资料和物品。3.资料审核：客服专员对客户提交的资料进行审核，确认客户身份和相关手续齐全后，引导客户进入交付流程。4.房屋验收：工程技术人员陪同客户对房屋进行实地验收，向客户介绍房屋结构、设施设备使用方法等情况，并解答客户提出的问题。客户对房屋质量等方面进行检查，如有问题，应详细记录并提出整改要求。5.费用结算：财务人员与客户进行费用结算，包括房款、物业费、维修基金等相关费用。客户结清费用后，领取费用结清凭证。6.文件签署：客服专员引导客户签署房屋使用说明书、质量保证书等相关文件，确认客户对交付内容无异议。7.钥匙交付：客户签署完相关文件后，客服专员向客户交付房屋钥匙，完成项目交付手续。（三）交付后服务1.客服专员在项目交付后，定期对客户进行回访，了解客户入住后的情况和需求，收集客户意见和建议。2.对客户反馈的问题，及时协调相关部门进行处理，并跟踪处理结果，确保客户问题得到妥善解决。3.整理客户反馈信息，分析客户需求和满意度情况，及时向相关部门反馈，以便改进产品和服务质量。七、沟通协调管理（一）内部沟通1.竣工办定期召开工作例会，总结工作进展情况，分析存在的问题，部署下一阶段工作任务。工作例会由竣工办主任主持，全体成员参加。2.建立内部沟通机制，成员之间应保持密切联系，及时沟通工作信息。对于工作中出现的问题和需要协调解决的事项，应通过内部沟通平台或会议等方式进行交流，共同研究解决方案。3.各成员应积极配合其他成员的工作，相互支持，形成工作合力。对于涉及多个部门或人员的工作任务，应明确职责分工，加强协作配合，确保工作顺利推进。（二）外部沟通1.竣工办与建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等外部相关单位保持密切沟通，及时了解各方需求和意见，协调解决工作中出现的问题。2.与当地建设行政主管部门、档案管理部门、质量监督部门等政府相关部门建立良好的沟通关系，及时掌握政策法规变化，确保竣工工作符合要求。3.在沟通协调过程中，应注重沟通方式和方法，保持礼貌、专业、高效的工作态度。及时回复外部单位的来函、来电等，确保信息传递及时、准确。八、监督考核管理（一）监督机制1.竣工办主任负责对竣工办成员的工作进行日常监督，定期检查工作进展情况，发现问题及时督促整改。2.建立内部监督检查制度，定期对竣工资料整理、竣工验收组织、竣工结算办理等工作进行专项检查，确保各项工作符合规范要求。3.接受公司内部审计部门和上级领导的监督检查，对提出的意见和建议及时进行整改落实。（二）考核办法1.制定竣工办成员绩效考核办法，明确考核指标、考核标准和考核周期。考核指标包括工作任务完成情况、工作质量、工