合约方管理制度

合约方管理制度一、总则（一）目的为了加强对合约方的管理，规范与合约方的合作行为，保障公司合法权益，提高合作效率，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于与公司签订各类合约（包括但不限于采购合同、服务合同、租赁合同等）的所有合约方，涵盖供应商、服务商、合作伙伴等。（三）基本原则1.合法合规原则：合约方的选择、合作及管理应严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.公平公正原则：在合约签订、执行及评估过程中，应秉持公平公正的态度，保障双方合法权益。3.诚实守信原则：合约双方应诚实守信，履行各自义务，维护良好的合作关系。4.合作共赢原则：通过与合约方的良好合作，实现双方资源共享、优势互补，共同发展。二、合约方选择与准入（一）需求识别1.各业务部门根据业务发展需要，提前识别所需的产品或服务，明确合约方应具备的资质、能力、业绩等要求。2.填写《合约方需求申请表》，详细说明需求内容、预计合作时间、预算等信息，提交至合约管理部门。（二）筛选与初步调查1.合约管理部门收到申请表后，会同相关部门对潜在合约方进行筛选。2.通过网络搜索、行业推荐、供应商库等渠道收集合约方信息，并进行初步调查，了解其基本情况、经营状况、市场口碑等。（三）资质审核1.要求合约方提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）、法定代表人身份证明等基本资质文件。2.根据业务需求，审核合约方的特定资质证书，如生产许可证、行业认证、专业资质等。3.核实合约方是否存在违法违规记录、经营异常情况等。（四）实地考察（如有必要）对于重要合约方或风险较高的合作项目，组织相关部门进行实地考察。1.考察合约方的生产经营场所、设备设施、人员状况等，评估其实际生产能力和服务水平。2.与合约方管理层、员工进行交流，了解其企业文化、管理模式、团队稳定性等。（五）合作意愿沟通与潜在合约方进行沟通，了解其合作意愿、合作条件、对公司需求的响应程度等。（六）准入审批1.合约管理部门综合各项审核结果，填写《合约方准入审批表》，附上相关资料，提交至公司管理层审批。2.公司管理层根据审批权限进行审批，批准通过的合约方纳入公司合约方库。三、合约签订（一）合同起草与审核1.合约管理部门根据合作内容，起草标准合同文本。合同应明确双方的权利义务、服务或产品要求、价格条款、付款方式、交付时间、质量标准、违约责任等关键内容。2.合同文本起草完成后，提交法务部门进行法律审核。法务部门重点审查合同条款的合法性、完整性、风险防范措施等，提出修改意见。3.根据法务部门意见，合约管理部门对合同文本进行修改完善，确保合同符合法律法规及公司利益要求。（二）合同谈判1.合约管理部门会同相关业务部门与合约方就合同条款进行谈判。谈判过程中，应明确双方的立场和需求，争取有利的合作条件。2.记录谈判过程中的重要事项和达成的共识，形成《合同谈判纪要》。（三）合同审批1.修改后的合同文本及谈判纪要提交至各级审批人进行审批。审批流程根据合同金额、重要性等因素确定，一般包括业务部门负责人、合约管理部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人、公司管理层等。2.各级审批人应认真审查合同条款，提出审批意见。如审批通过，在合同文本上签字盖章；如存在异议，应及时反馈并要求进一步修改完善。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由公司授权代表与合约方签订正式合同。签订过程中应确保双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，并按照公司档案管理规定进行存档。2.合同签订后，合约管理部门应及时将合同副本分发给相关业务部门、财务部门等，确保各部门了解合同内容和要求，以便做好后续执行工作。四、合约执行与监控（一）任务分配与沟通1.合约签订后，合约管理部门将合同执行任务分配给相关业务部门，并明确责任人和时间节点。2.业务部门应指定专人负责合约执行工作，并与合约方保持密切沟通，及时了解合作进展情况，协调解决合作过程中出现的问题。（二）合约方履约监督1.业务部门定期对合约方的履约情况进行检查和评估，检查内容包括产品质量、服务水平、交付时间、价格执行等方面。2.填写《合约方履约情况检查表》，记录检查结果。如发现合约方存在履约问题，应及时与合约方沟通，要求其限期整改，并跟踪整改情况。（三）进度跟踪与协调1.建立合约执行进度跟踪机制，业务部门定期向合约管理部门汇报合约执行进度，合约管理部门汇总后向公司管理层汇报。2.对于合约执行过程中出现的重大问题或需要跨部门协调的事项，合约管理部门应组织相关部门召开协调会议，共同商讨解决方案，推动合约顺利执行。（四）变更管理1.如合约执行过程中需要变更合同条款，合约方应提前提出书面申请，说明变更原因、内容及对双方的影响。2.业务部门对变更申请进行审核，评估变更的必要性和可行性，并提出审核意见。3.合约管理部门会同法务部门对变更申请进行审查，确保变更后的合同条款符合法律法规及公司利益要求。变更申请经审批通过后，双方签订补充协议或变更合同文本。五、合约付款管理（一）付款申请1.合约执行过程中，业务部门根据合同约定的付款方式和时间节点，填写《合约付款申请表》，附上相关证明材料，如发票、验收报告、对账单等。2.证明材料应真实、完整、有效，能够充分证明合约方已履行相应义务。（二）审核流程1.《合约付款申请表》提交至财务部门进行审核。财务部门重点审核付款金额是否准确、付款条件是否成就、发票是否合规等。2.如财务部门审核通过，申请表流转至合约管理部门进行复核。合约管理部门核实合约执行情况，确保付款申请与合同约定及实际履约情况相符。3.根据公司审批权限，申请表依次提交至各级审批人进行审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。（三）逾期付款管理1.如合约方未按照合同约定履行义务，导致公司逾期付款的，业务部门应及时与合约方沟通，说明原因，并督促其尽快解决问题。2.对于因合约方原因造成的逾期付款，公司有权按照合同约定追究其违约责任，如扣除违约金、暂停付款等。六、合约评估与考核（一）定期评估1.合约执行结束后，业务部门对合约方的履约情况进行全面评估，填写《合约方评估表》。评估内容包括产品质量、服务水平、交付及时性、价格合理性、合作配合度等方面。2.根据评估结果，对合约方进行评分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（二）考核指标设定1.结合不同类型合约方的特点和合作内容，设定具体的考核指标。考核指标应具有可量化、可操作性，能够客观反映合约方的履约表现。2.常见考核指标包括产品合格率、服务满意度、交付准时率、投诉率、成本控制情况等。（三）结果应用1.根据合约方评估和考核结果，采取相应的激励和约束措施。对于评估结果为优秀的合约方，在后续合作中给予优先考虑、增加合作机会、适当价格优惠等奖励；对于评估结果为不合格的合约方，减少或终止合作，并在公司合约方库中进行标注。2.将合约方评估和考核结果作为公司供应商管理、合作伙伴选择等决策的重要依据，不断优化合约方结构，提高合作质量。七、合约风险管理（一）风险识别与评估1.合约管理部门会同法务部门、财务部门等相关部门，对合约履行过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖法律风险、财务风险、市场风险、信用风险、质量风险等方面。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应制定详细的风险应对预案，明确责任人和应对流程。2.风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。例如，对于法律风险较高的合同条款，通过法务审核进行修改完善以降低风险；对于信用风险较高的合约方，要求提供担保或增加预付款比例等进行风险转移。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对合约风险状况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行防范和处理。八、信息管理（一）合约档案管理1.合约管理部门负责建立和完善合约档案管理制度，对合约签订、执行、变更、终止等全过程的文件资料进行归档管理。2.合约档案应包括合同文本、审批文件、谈判纪要、履约情况记录、付款申请及审批资料、评估考核结果等相关资料，确保档案资料的完整性和准确性。3.按照档案管理规定，对合约档案进行分类存放、编号标识，并建立电子档案，便于查询和使用。（二）合约方信息管理1.建立合约方信息数据库，记录合约