网店公章管理制度

网店公章管理制度一、总则（一）目的为加强网店公章的管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有网店公章的管理与使用。（三）定义1.网店公章：指公司用于网店运营过程中，代表公司意志，具有法律效力的各类印章，包括但不限于合同专用章、业务专用章、法人章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章刻制1.因网店业务开展需要刻制公章时，由网店负责人或相关业务部门提出书面申请，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息。2.申请经公司审批通过后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。3.刻制完成的公章，必须在公安机关备案，并留存印模。（二）公章启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细记录公章名称、启用日期、启用范围等信息。2.《公章启用申请表》需经网店负责人、公司法定代表人签字确认后，方可启用。3.公章启用后，行政部门应及时将公章启用情况通知相关部门和人员，并做好登记工作。（三）公章废止1.因网店业务调整、公章损坏、遗失等原因需要废止公章时，由网店负责人或相关业务部门提出书面申请，详细说明废止公章的原因、名称、废止日期等信息。2.申请经公司审批通过后，行政部门负责将废止的公章收回，并进行妥善保管。3.对于废止的公章，行政部门应及时到公安机关办理注销备案手续。三、公章的保管（一）保管原则1.网店公章必须由专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章管理制度。2.公章保管人员不得将公章转借他人使用，不得擅自将公章带出公司或网店办公区域。（二）保管方式1.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.对于合同专用章、业务专用章等重要公章，应实行双人保管制度，即由两名保管人员分别保管公章的不同部分，使用时需两人同时在场。（三）保管人员职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章的安全存放。2.严格按照公章使用流程办理公章使用手续，对公章使用情况进行详细登记。3.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时向公司报告，并采取相应的措施。4.配合公司相关部门做好公章的年检、备案等工作。四、公章的使用（一）使用原则1.公章的使用必须严格遵循公司的相关规定和业务流程，确保公章使用的合法性、真实性和有效性。2.公章使用前，必须经过严格的审批程序，未经审批不得擅自使用公章。（二）使用范围1.网店公章主要用于网店运营过程中的各类合同签订、文件发布、业务往来等事项。2.具体使用范围包括但不限于：与供应商签订采购合同、销售合同、服务合同等各类业务合同。发布网店公告、促销活动通知、客户告知书等各类文件。开具发票、收据、证明等各类票据和文件。办理网店营业执照、税务登记证、组织机构代码证等各类证照的年检、变更、注销等手续。其他需要使用公章的事项。（三）使用流程1.申请：使用公章时，申请人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事项、用途、使用时间、涉及金额等信息，并附上相关的文件或资料。2.审批：《公章使用申请表》需经网店负责人、相关业务部门负责人、财务负责人等按职责权限进行审批。对于涉及金额较大、重要合同签订等事项，还需经公司法定代表人或授权代表人审批。3.用印：审批通过后，公章保管人员按照审批意见，在《公章使用申请表》上加盖公章，并对用印情况进行详细登记。4.归档：用印完成后，公章保管人员应将《公章使用申请表》及相关文件或资料进行归档保存，以备查阅。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常流程进行公章审批时，申请人应通过电话、短信等方式向网店负责人或相关审批人说明情况，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或法律纠纷的公章使用，应提前咨询公司法律顾问的意见，并按照法律顾问的建议办理相关手续。五、公章使用的监督与检查（一）监督机制1.公司设立公章使用监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成，负责对网店公章的使用情况进行定期或不定期的监督检查。2.监督小组有权查阅公章使用记录、相关文件和资料，对公章使用情况进行实地核实。（二）检查内容1.公章使用是否符合公司的相关规定和业务流程。2.公章使用审批手续是否齐全、规范。3.公章使用登记是否详细、准确。4.公章保管是否安全、妥善。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时向公司报告，并提出整改意见。2.公章保管人员或相关责任人应按照整改意见及时进行整改，如因违反公章管理制度给公司造成损失的，应依法承担相应的赔偿责任。六、公章的遗失与补办（一）遗失报告1.如发现公章遗失，公章保管人员应立即向网店负责人报告，并在第一时间采取措施防止公章被非法使用，如通过媒体发布遗失声明等。2.网店负责人接到报告后，应及时向公司报告，并配合公司相关部门进行调查处理。（二）补办手续1.公章遗失后，公司应及时到公安机关办理挂失和补办手续。2.补办公章的流程与新刻制公章的流程相同，即由网店负责人或相关业务部门提出书面申请，经公司审批通过后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制，并办理