招待品管理制度

招待品管理制度一、总则1.目的为规范公司招待品的管理，确保招待品的合理使用，树立公司良好形象，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3.定义招待品是指公司用于招待来访客人、合作伙伴、上级领导等所使用的各类物品，包括但不限于茶叶、香烟、酒水、水果、礼品等。二、招待品的采购1.采购计划各部门根据实际工作需要，提前制定招待品采购计划，详细列出所需招待品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政部门。行政部门汇总各部门采购计划后，结合公司库存情况，制定公司整体招待品采购计划。2.采购流程供应商选择：行政部门负责对招待品供应商进行筛选和评估，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。采购申请：根据采购计划，行政部门填写采购申请表，经部门负责人审核、分管领导审批后，交至采购部门进行采购。采购执行：采购部门按照采购申请表的要求，与选定的供应商签订采购合同，并组织实施采购。验收入库：招待品到货后，行政部门会同相关部门进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等。验收合格后，办理入库手续，并将入库情况登记入账。三、招待品的储存1.储存地点招待品应存放在专门的仓库或储物间，确保储存环境干燥、通风、安全。2.储存要求分类存放：根据招待品的种类、规格、用途等进行分类存放，便于管理和查找。标识清晰：在存放区域设置明显的标识牌，标明招待品的名称、规格、数量等信息。定期盘点：行政部门定期对招待品进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。四、招待品的领用1.领用流程填写申请表：各部门因工作需要领用招待品时，应填写招待品领用申请表，详细注明领用日期、招待对象、招待事由、领用招待品的名称、规格、数量等信息，并提交至部门负责人审核。部门负责人审批：部门负责人对领用申请表进行审核，确认领用事由合理、领用数量适当后，在申请表上签字审批。行政部门发放：行政部门根据部门负责人的审批意见，对招待品领用申请表进行复核。复核无误后，按照申请表上的要求发放招待品，并在领用登记表上进行登记。2.领用原则按需领用：各部门应根据实际工作需要领用招待品，不得超量领用或浪费。一事一领：每次领用招待品应对应一个具体的招待事项，不得将多个招待事项的招待品合并领用。审批严格：招待品领用申请表必须经过部门负责人审核、分管领导审批后方可领用，严禁未经审批擅自领用招待品。五、招待品的使用1.使用范围招待品主要用于以下方面：公司来访客人的接待：包括客户、供应商、合作伙伴、上级领导等。商务活动的招待：如商务宴请、会议茶歇、商务礼品等。公司内部活动的招待：如员工生日会、节日庆祝活动等。2.使用标准茶叶：根据招待对象的级别和接待规格，选择相应档次的茶叶。一般情况下，接待重要客人可选用高档茶叶，接待普通客人可选用中低档茶叶。香烟：根据招待对象的吸烟习惯和接待规格，选择相应品牌和档次的香烟。一般情况下，接待重要客人可选用高档香烟，接待普通客人可选用中低档香烟。酒水：根据招待对象的喜好和接待规格，选择相应品牌和档次的酒水。一般情况下，接待重要客人可选用高档酒水，接待普通客人可选用中低档酒水。酒水的使用应适量，不得过度饮酒。水果：根据招待对象的人数和接待规格，选择相应种类和数量的水果。一般情况下，接待重要客人可选用高档水果，接待普通客人可选用中低档水果。礼品：根据招待对象的身份和接待目的，选择合适的礼品。礼品应注重实用性和文化内涵，体现公司的诚意和形象。礼品的价值应根据公司相关规定执行，不得超标。3.使用记录各部门在使用招待品后，应及时填写招待品使用记录，详细记录招待对象、招待事由、使用招待品的名称、规格、数量等信息。使用记录应妥善保存，以备行政部门检查。六、招待品的费用控制1.预算管理公司建立招待品费用预算管理制度，行政部门根据公司年度经营计划和实际工作需要，编制招待品费用预算。招待品费用预算应纳入公司年度财务预算，经公司管理层审批后执行。2.费用核算行政部门负责对招待品的采购、领用、使用等情况进行记录，并定期与财务部门进行核对。财务部门根据行政部门提供的记录，对招待品费用进行核算和统计，确保费用支出的合理性和合规性。3.费用控制总额控制：公司对招待品费用实行总额控制，各部门应在预算范围内合理使用招待品，不得超支。如因工作需要确需超出预算的，应提前向行政部门提出申请，经公司管理层审批后执行。明细控制：各部门在使用招待品时，应严格按照使用标准进行，不得随意提高标准或增加使用数量。行政部门应定期对各部门招待品费用的使用情况进行检查和分析，发现问题及时提出整改意见。七、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对招待品的采购、储存、领用、使用等情况进行审计，检查招待品管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.行政检查行政部门定期对各部门招待品的使用情况进行检查，包括招待品的领用记录、使用记录、库存情况等。检查发现问题的，应及时要求相关部门进行整改，并对整改情况进行跟踪复查。3.违规处理对于违反招待品管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、通报批评等。对于因违规行为给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的责任。八、附则1.制度解释本制