资料管理制度

资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司资料管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位在工作过程中产生、使用、存储和流转的各类资料，包括但不限于文件、合同、报告、数据、图表、图纸、影像等。（三）基本原则1.集中统一原则：公司资料实行集中统一管理，明确归口管理部门，确保资料管理的规范性和一致性。2.分类分级原则：对资料进行科学分类和分级管理，便于查找、使用和保护。3.安全保密原则：严格资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失和损坏。4.高效利用原则：充分发挥资料的价值，提高工作效率，为公司决策和业务发展提供支持。二、管理职责（一）资料管理部门职责1.公司行政部负责制定和完善公司资料管理制度，并监督执行。统筹规划公司资料管理工作，确定资料管理的流程和标准。负责公司重要资料的集中存储和保管，建立资料档案库。组织开展资料的分类、编号、整理、归档等工作。负责资料的借阅、查阅、归还等日常管理，确保资料的安全和正常流转。定期对公司资料管理工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。2.各部门资料管理员在本部门负责人的领导下，负责本部门资料的收集、整理、分类、编号、保管等工作。按照公司资料管理制度的要求，及时将本部门产生的资料移交公司行政部归档。协助公司行政部做好资料的借阅、查阅等服务工作，确保本部门资料的安全和有效利用。（二）资料产生部门职责1.负责本部门工作中各类资料的产生、形成和积累，确保资料的真实、准确、完整。2.按照公司资料管理的相关规定，对本部门产生的资料进行分类整理，并及时移交本部门资料管理员。3.在资料的使用过程中，严格遵守资料管理的各项规定，妥善保管资料，防止资料丢失、损坏或泄露。（三）资料使用人员职责1.严格按照公司资料管理规定的权限和流程使用资料，不得擅自复制、传播、篡改资料。2.在使用资料过程中，如发现资料有缺失、损坏或疑问，应及时向资料管理部门报告。3.使用完毕后，应及时将资料归还资料管理部门，并办理相关手续。三、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、会议纪要等。2.合同协议类：公司签订的各类合同、协议、意向书等。3.财务资料类：财务报表、账目、凭证、审计报告等。4.业务资料类：市场调研、销售数据、项目方案、技术文档、客户资料等。5.人事档案类：员工基本信息、考勤记录、培训档案、绩效考核资料等。6.其他资料类：不属于以上分类的其他资料，如宣传资料、照片、视频等。（二）资料编号1.公司资料采用统一的编号规则，确保资料编号的唯一性和系统性。2.编号由字母和数字组成，具体规则如下：一级编号：根据资料分类确定，采用大写字母表示，如"A"表示行政文件类，"B"表示合同协议类等。二级编号：根据资料所属部门或项目确定，采用两位数字表示，如"01"表示行政部，"02"表示财务部等。三级编号：根据资料产生的年份确定，采用四位数字表示，如"2023"表示2023年产生的资料。四级编号：根据资料的顺序号确定，采用三位数字表示，从"001"开始依次编号。3.例如，行政部2023年产生的第10份文件，编号为"A012023010"。四、资料收集与整理（一）资料收集1.各部门应明确资料收集的责任人，定期对本部门产生的资料进行收集和整理。2.资料收集应做到及时、全面、准确，确保资料的完整性和原始性。3.对于外部获取的资料，如政府文件、行业报告、合作伙伴提供的资料等，应按照公司要求进行登记和签收，并及时移交资料管理部门。（二）资料整理1.资料管理员应按照资料分类和编号规则，对收集到的资料进行整理和分类。2.对资料进行编号、编目，建立资料目录清单，注明资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对资料进行装订、装盒或存储到电子介质中，确保资料的整齐、规范和便于查阅。五、资料归档（一）归档范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的资料，均应按照本制度的规定进行归档。2.归档资料应包括纸质资料和电子资料，确保两者内容一致。（二）归档时间1.各部门应在资料形成后的[X]个工作日内，将整理好的资料移交本部门资料管理员。2.本部门资料管理员应在收到资料后的[X]个工作日内，将资料移交公司行政部归档。3.对于重大项目或紧急事项产生的资料，应在项目结束或事项处理完毕后的[X]个工作日内完成归档。（三）归档要求1.归档资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.电子资料应采用通用格式存储，并确保数据的准确性和可读性。3.归档资料应按照分类和编号顺序排列，装入档案盒或存储到档案库中，并在档案盒或存储介质上标明资料类别、编号、年份等信息。六、资料保管（一）保管方式1.公司资料采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。2.纸质资料应存放在专门的档案库中，档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（二）保管期限1.公司资料的保管期限根据资料的性质和重要程度分为永久、长期和短期。永久保管：涉及公司核心机密、重要权益、历史记录等资料，如公司章程、营业执照、重要合同协议、审计报告等。长期保管：对公司经营管理有重要参考价值的资料，保管期限一般为[X]年，如年度财务报表、市场调研报告、项目可行性研究报告等。短期保管：在一定时期内有参考价值，但保管期限较短的资料，保管期限一般为[X]年，如一般性的通知、文件、报表等。2.资料保管期限届满后，由资料管理部门提出销毁意见，报公司领导审批后进行销毁。（三）保管环境1.档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.定期对档案库进行检查和维护，确保档案的安全保管。七、资料借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅公司资料的，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《资料借阅申请表》经部门负责人签字同意后，报公司行政部审批。3.公司行政部根据审批意见，办理资料借阅手续，将资料借给借阅人，并登记借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人应按照规定的借阅期限归还资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人应对借阅的资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播、篡改资料，如因保管不善造成资料丢失、损坏或泄露的，应承担相应的责任。（二）查阅1.因工作需要查阅公司资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息。2.《资料查阅申请表》经部门负责人签字同意后，报公司行政部审批。3.公司行政部根据审批意见，安排查阅场所，并指定专人负责陪同查阅，确保查阅过程的安全和资料的完整。4.查阅人应在规定的查阅场所内查阅资料，不得将资料带出查阅场所，如需复印资料，应经公司行政部同意，并按照规定的程序办理复印手续。八、资料保密（一）保密措施1.公司建立健全资料保密制度，明确保密责任和保密范围。2.对涉及公司机密的资料，应采取加密存储、限制访问、专人保管等保密措施。3.在资料的使用过程中，应严格遵守保密规定，不得在非保密场所谈论、传播公司机密资料。4.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，签订保密协议，明确员工的保密义务和违约责任。（二）保密范围1.公司的商业秘密，如技术秘密、产品配方、客户信息、市场策略等。2.公司的财务信息，如财务报表、账目、资金状况等。3.公司的人事信息，如员工薪酬、绩效考核结果、员工个人隐私等。4.公司尚未公开的重大决策、项目方案、业务计划等。（三）保密责任1.公司员工应严格遵守资料保密制度，对在工作中接触到的公司机密资料予以保密。2.如发现公司机密资料有泄露迹象或可能被泄露的情况，应及时向公司领导或资料管理部门报告，并采取必要的措施防止损失扩大。3.对于违反资料保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，将依法追究刑事责任。九、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限届满，且已无保存价值的。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，需要销毁的资料。3.资料已损坏、丢失，无法修复或找回的。（二）销毁程序1.资料管理部门定期对保管期限届满或已无保存价值的资料进行清理，提出销毁意见，填写《资料销毁申请表》。2.《资料销毁申请表》经部门负责人签字同意后，报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，资料管理部门组织相关人员对拟销毁的资料进行清点、核对，确保资料的准确性和完整性。4.采用粉碎、焚烧等方式对资料进行销毁，并填写《资料销毁记录》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁日期、销毁方式等信息。5.《资料销毁记录》由资料管理部门负责人和销毁执行人签字确认后存档。十、资料信息化管理（一）信息化建设1.公司应加强资料信息化管理建设，建立完善的资料管理信息系统，实现资料的电子化存储、检索、借阅、统计等功能。2.资料管理信息系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保资料信息的安全和保密。（二）数据录入与维护1.资料管理部门应定期将纸质资料录入到资料管理信息系统中，确保电子资料与纸质资料的一致性。2.对资料管理信息系统中的数据进行定期维护和更新，保证数据的准确性和时效性。（三）信息化应用1.员工可通过资料管理信息系统查询、借阅所需资料，提高工作效率。2.资料管理部门可利用资料管理信息系统对资料的使用情况、借阅期限等进行统计分析，为公司资料管理提供决策支持。十一、监督与检查（一）监督检查部门公司行政部负责对公司资料管理工作进行定期监督检查，确保资料管理制度的有效执行。（二）检查内容1.资料管理制度的执行情况，包括资料的收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、保密、销毁等环节。2.资料管理的规范性和准确性，如资料的分类、编号、编目是否正确，资料的内容是否完整、准确等。3.资料管理信息系统的运行情况，如数据录入是否及时、准确，系统功能是否正常等。（三）检查方式1.定期检查：公司行政部每季度对公司资料管理工作进行一次全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查：公司行政部不定期对各部门资料管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（四）问题整改1.对