收钥匙管理制度

收钥匙管理制度一、总则（一）目的为了加强公司各类钥匙的管理，确保钥匙的安全、规范使用与妥善保管，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部办公区域、仓库、机房、设备设施以及员工宿舍等涉及公司资产的钥匙管理。通过明确钥匙管理的流程和责任，提高公司资产管理水平，保障公司正常运营秩序，防止因钥匙管理不善而导致的安全事故和工作延误。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、外包服务人员以及所有因工作需要接触公司钥匙的相关人员。涵盖公司总部各部门、分支机构、子公司等办公场所，以及公司所有用于生产、经营、办公的建筑物、设施设备等所配备的钥匙。（三）基本原则1.安全第一原则：确保钥匙的保管和使用不会对公司的财产安全、人员安全造成威胁。加强钥匙的安全防护措施，防止钥匙丢失、被盗用或滥用。2.责任明确原则：明确钥匙管理各环节的责任主体，做到职责清晰，责任到人。避免出现管理漏洞和责任推诿现象。3.规范操作原则：制定统一、规范的钥匙领取、归还、使用、保管等操作流程，严格按照流程执行，确保钥匙管理工作的标准化和规范化。4.高效便捷原则：在保障安全和规范的前提下，尽量简化钥匙管理流程，提高工作效率，方便员工正常使用钥匙开展工作。二、钥匙分类及标识（一）分类1.办公区域钥匙：包括办公室门、文件柜、保险柜等钥匙。2.公共区域钥匙：如走廊、楼梯间、电梯间、会议室、茶水间等公共区域的门钥匙。3.设备设施钥匙：涵盖公司各类生产设备、办公设备、电气设备、消防设备等的操作间门钥匙、维修门钥匙以及设备启动、停止等控制钥匙。4.仓库钥匙：用于各类物资仓库、备品备件仓库等的门锁钥匙。5.机房钥匙：计算机机房、服务器机房、监控机房等机房的门禁钥匙。6.员工宿舍钥匙：员工宿舍房间门及相关配套设施的钥匙。（二）标识1.对于不同类型的钥匙，应采用不同颜色或材质的标识牌进行区分。例如，办公区域钥匙标识牌为蓝色塑料牌，公共区域钥匙标识牌为绿色金属牌，设备设施钥匙标识牌为黄色木质牌，仓库钥匙标识牌为棕色塑料牌，机房钥匙标识牌为灰色金属牌，员工宿舍钥匙标识牌为粉色塑料牌等。2.在标识牌上应清晰注明钥匙所对应的具体位置或设备名称，如"[部门名称]办公室门钥匙"、"[设备名称]设备操作间钥匙"、"[仓库名称]仓库大门钥匙"等，确保一目了然，便于识别和管理。三、钥匙管理职责（一）行政部门职责1.负责制定和完善公司收钥匙管理制度，并监督制度的执行情况。2.统一制作和发放各类钥匙标识牌，确保标识清晰、准确。3.建立公司钥匙管理台账，详细记录钥匙的领取、归还、使用、交接等情况，定期进行核对和盘点，保证账实相符。4.负责对新入职员工、离职员工的钥匙进行统一管理和调配，办理钥匙的领取和收回手续。5.协调解决钥匙管理过程中出现的各类问题，如钥匙损坏、丢失等情况的处理。6.定期组织对公司钥匙管理情况进行检查和评估，提出改进措施和建议，不断完善钥匙管理工作。（二）使用部门职责1.负责本部门钥匙的日常使用和保管工作，指定专人负责钥匙的管理，并确保责任人明确知晓钥匙管理的相关规定和要求。2.督促本部门员工正确使用钥匙，不得随意转借、复制钥匙，不得私自更换门锁或损坏钥匙。如发现钥匙损坏或丢失，应及时报告行政部门，并协助做好相关处理工作。3.配合行政部门进行钥匙的盘点工作，提供准确的钥匙使用和保管信息。4.在部门人员变动（如员工调动、离职等）时，及时将本部门涉及的钥匙交回行政部门或按规定办理交接手续。（三）个人职责1.员工个人负责所领用钥匙的安全保管，不得遗失、擅自转借他人或带出公司范围（因工作需要经批准带出的除外）。2.按照规定正确使用钥匙，不得随意损坏或私自更换钥匙。如发现钥匙损坏影响正常使用，应及时向所在部门报告并申请更换。3.离职时，必须将所领用的公司钥匙全部交回行政部门，不得留存或带走。四、钥匙领取与发放（一）新员工入职1.新员工入职时，由行政部门负责发放办公区域钥匙、员工宿舍钥匙（如有）等相关钥匙。2.行政部门根据新员工的岗位安排，在钥匙管理台账上记录领取钥匙的种类、数量、编号等信息，并由新员工签字确认。3.对于涉及设备设施操作的岗位，行政部门应组织相关培训，向新员工讲解设备设施钥匙的使用方法和注意事项，确保新员工能够正确操作和使用。（二）岗位调动1.员工岗位发生调动时，原所在部门应及时将该员工领用的钥匙收回，并交至行政部门。2.行政部门根据新的岗位安排，重新发放相应的钥匙给调动员工，并在钥匙管理台账上更新记录。3.如涉及不同办公区域或部门的钥匙交接，行政部门应组织双方部门进行交接确认，确保钥匙交接清晰、准确。（三）临时借用1.因工作需要临时借用钥匙的员工，应填写《钥匙借用申请表》，注明借用钥匙的名称、借用原因、借用时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到行政部门办理借用手续。2.行政部门审核申请表无误后，按照规定发放钥匙，并在钥匙管理台账上做好借用记录，记录借用人员姓名、部门、借用时间、预计归还时间等。3.借用期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借用期限的，应提前向行政部门提出申请，经批准后方可延长。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况（如火灾、设备故障等）需要立即使用钥匙，但无法及时办理正常领用手续的，可先由现场负责人口头向行政部门说明情况，经同意后先行使用钥匙，并在事后[X]个工作日内补办相关手续。2.对于因公司业务发展需要新增办公区域、设备设施等而需配备钥匙的情况，行政部门应及时制作和发放相应钥匙，并做好记录。五、钥匙使用规范（一）正确操作1.员工在使用钥匙时，应按照规定的操作方法进行，不得强行扭动或使用不当工具，以免损坏钥匙或门锁。2.开启门锁时，应将钥匙插入锁芯，轻轻转动，确保门锁正常打开。关闭门锁时，应将门关好后再转动钥匙，确保门锁锁好。3.对于设备设施钥匙，应严格按照操作规程使用，不得随意更改设备的运行状态或进行违规操作。（二）不得转借员工领用的钥匙仅限本人使用，不得擅自转借他人。如因工作需要他人使用钥匙，必须经过钥匙所有者本人同意，并由所有者陪同使用或办理相关借用手续。（三）不得复制未经行政部门批准，员工不得私自复制公司钥匙。严禁通过非法途径获取或复制公司钥匙，一经发现，将追究相关人员的责任。（四）妥善保管1.员工应妥善保管所领用的钥匙，避免钥匙丢失、损坏或被盗。钥匙应随身携带或存放在安全可靠的地方，不得随意放置。2.对于长时间不使用的钥匙，应及时交回行政部门统一保管，避免因长期闲置导致钥匙生锈、损坏或丢失。（五）损坏处理1.如发现钥匙损坏，员工应及时向所在部门报告，并说明损坏原因。所在部门核实情况后，填写《钥匙损坏申请表》，经部门负责人签字批准后，交行政部门办理更换手续。2.行政部门根据损坏钥匙的情况，进行核实和确认后，发放新的钥匙给申请人，并收回损坏的钥匙。同时，在钥匙管理台账上记录钥匙损坏及更换的相关信息。六、钥匙归还与交接（一）正常离职1.员工离职时，必须将所领用的公司钥匙全部交回行政部门。离职员工所在部门应负责督促其办理钥匙归还手续，并在员工离职手续办理完毕前确保钥匙全部收回。2.行政部门在收到离职员工交回的钥匙后，应仔细核对钥匙的种类、数量、编号等信息，与钥匙管理台账进行比对，确认无误后在台账上记录钥匙归还情况，并由行政部门负责人签字确认。3.如发现离职员工有未归还的钥匙或钥匙损坏情况，行政部门应及时与离职员工所在部门沟通核实，要求离职员工说明原因或承担相应的赔偿责任。赔偿金额按照钥匙的重置成本计算。（二）岗位调动1.员工岗位调动时，原所在部门应在员工办理调动手续前，收回其领用的所有钥匙，并交至行政部门。2.行政部门根据新的岗位安排，将相应的钥匙发放给调动员工，并做好钥匙交接记录。交接记录应包括钥匙交接时间、交接双方姓名、部门、钥匙种类及数量等信息，双方签字确认。（三）临时借用归还1.借用钥匙的员工应在借用期限届满后及时归还钥匙。如需延长借用期限，应提前办理续借手续。2.归还钥匙时，借用员工应将钥匙交至行政部门，行政部门工作人员核对钥匙无误后，在钥匙借用记录上注明归还时间，并由借用员工签字确认。（四）交接记录无论是离职、岗位调动还是临时借用归还钥匙，均应做好详细的交接记录。交接记录应妥善保存，以备查阅。交接记录应包括交接时间、交接事项、交接双方信息、钥匙清单等内容，确保交接过程清晰、可追溯。七、钥匙保管与存储（一）日常保管1.员工个人领用的钥匙应随身携带或存放在安全的地方，如个人抽屉、柜子等，并确保存放处具备一定的防盗、防潮、防损坏条件。2.部门指定的钥匙管理人员应将部门保管的钥匙存放在专门的钥匙柜或抽屉内，钥匙柜或抽屉应保持锁闭状态，并妥善保管钥匙柜或抽屉的钥匙。钥匙存放应按照类别、编号等进行有序排列，便于查找和管理。（二）特殊情况保管1.对于重要设备设施的备用钥匙、机房钥匙等关键钥匙，应实行双人保管制度。由两名经过授权的人员分别保管钥匙的不同部分或不同时间段的使用权，确保在紧急情况下能够及时开启设备设施。2.在节假日或非工作时间，如因工作需要必须使用某些重要钥匙时，应提前通知相关保管人员，并做好使用登记和交接手续。使用完毕后，及时归还钥匙并做好记录。（三）存储环境钥匙的存储环境应保持干燥、通风，避免钥匙受潮生锈或因环境因素损坏。对于电子钥匙或带有电子芯片的钥匙，应避免存储在强磁场、高温或潮湿的环境中，防止电子元件受损。八、钥匙盘点与清查（一）定期盘点1.行政部门应定期组织对公司钥匙进行盘点，盘点周期为[X]个月/季度/半年/年，具体盘点周期根据公司实际情况确定。2.盘点时，行政部门工作人员应与各部门钥匙管理人员及相关使用人员共同参与，按照钥匙管理台账逐一核对钥匙的种类、数量、编号等信息，确保账实相符。3.对于盘点过程中发现的问题，如钥匙丢失、损坏、未按规定交接等情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。如属人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。（二）不定期清查1.除定期盘点外，行政部门还应不定期对公司钥匙进行清查。清查可根据实际工作需要，如发生重大安全事故、人员岗位变动频繁等情况时进行。2.不定期清查的重点在于检查钥匙管理的规范性、钥匙使用情况以及是否存在潜在的安全隐患等问题。清查过程中发现的问题应及时整改，确保钥匙管理工作的有效性和安全性。（三）盘点清查记录每次钥匙盘点与清查工作结束后，应形成详细的盘点清查记录。记录内容包括盘点清查时间、参与人员、盘点清查范围、钥匙实际数量与台账数量对比情况、发现的问题及处理结果等。盘点清查记录应妥善保存，作为公司钥匙管理工作的重要档案资料。九、钥匙遗失与赔偿（一）遗失报告1.员工发现钥匙遗失后，应立即向所在部门报告，并说明遗失钥匙的种类、数量、可能遗失的地点等信息。2.所在部门应及时将钥匙遗失情况通知行政部门，行政部门在接到报告后，应立即采取相应的措施，如对可能遗失的区域进行查找、提醒相关人员注意是否发现遗失钥匙等。（二）赔偿责任1.因员工个人原因导致公司钥匙遗失的，员工应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据钥匙的重置成本计算，包括购买新钥匙的费用、更换门锁的费用以及因钥匙遗失可能造成的其他损失等。2.如遗失的钥匙涉及公司重要设备设施、机密文件等关键物品的开启权限，除按照上述规定进行赔偿外，公司还将视情节轻重，对相关责任人进行纪律处分或追究法律责任。（三）赔偿流程1.行政部门根据钥匙遗失的情况，核算赔偿金额，并填写《钥匙遗失赔偿通知单》，通知遗失钥匙的员工。2.员工在收到《钥匙遗失赔偿通知单》后，应在规定的时间内到行政部门办理赔偿手续，缴纳赔偿费用。3.行政部门在收到赔偿费用后，开具收款凭证，并在钥匙管理台账上注明钥匙遗失及赔偿情况。十、附则（一）制度解释本制度由公司行政部门负责解释。如在制度执行过程中遇到疑问或需要进一步明确相关规定，各部门及员工应及时向行政部门咨询。行政部门将根据实际情况，对制度进行必要的修订和完善，以确保制度的合理性和有效性。（二）制度修