造船公司档案管理制度

造船公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在生产经营、行政管理、技术研发等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.保密原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责档案管理工作的组织、协调和指导，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度。2.制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施。3.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和考核。5.负责公司档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。6.负责公司档案的安全管理，确保档案的完整与安全。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并指定专人作为兼职档案员，具体职责如下：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，并按照档案管理要求进行整理、分类、装订。2.妥善保管本部门的档案，确保档案的安全和完整。3.定期将本部门的档案移交综合管理部，并办理交接手续。4.协助综合管理部做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司行政管理制度、工作计划、总结、报告等；公司各类会议文件、纪要等。2.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等相关文件；员工档案、人事任免文件等。3.财务审计类：包括公司财务管理制度、预算、决算报告、财务报表等；审计报告、内部审计文件等。4.市场营销类：包括市场调研、销售合同、客户资料、广告宣传等相关文件。5.生产管理类：包括生产计划、生产工艺文件、生产报表、质量检验报告等。6.技术研发类：包括产品设计图纸、技术方案、研发项目资料、专利文件等。7.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收报告等。8.设备管理类：包括设备购置、安装、调试、维护、维修等相关文件；设备档案、设备操作规程等。9.安全环保类：包括安全管理制度、安全检查记录、环保文件、事故报告等。10.其他类：不属于以上九类的其他档案，如荣誉证书、资质证书、对外合作协议等。（二）档案编号档案编号采用分类号+年度+顺序号的形式，具体如下：1.分类号：按照档案分类类别，用大写字母表示，如行政管理类为"XZ"，人力资源类为"RL"等。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如"2023"。3.顺序号：按照档案形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字表示，如"001"。例如，行政管理类2023年形成的第一份档案编号为"XZ2023001"。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等不同形式的资料。（二）收集要求1.归档的文件材料应齐全完整、真实准确，签字盖章手续完备。2.电子文件应采用通用格式，确保能够长期保存和有效利用，并按照规定进行备份。3.声像档案应图像清晰、声音清楚，注明拍摄时间、地点、人物等信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.纸质文件：按照档案分类方案进行分类，对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录，装订成册，填写案卷封面、卷脊和备考表等，组成保管单位（卷）。2.电子文件：按照档案分类方案进行分类，建立电子文件夹，对每份电子文件进行命名、编号，并建立电子文件目录，确保电子文件与纸质文件对应一致。3.声像档案：按照档案分类方案进行分类，对每份声像档案进行编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并制作声像档案目录。五、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为1650年。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（二）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。（三）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应定期进行备份，并异地存放，防止数据丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、利用价值等因素，对档案进行逐卷（件）鉴定，提出存毁意见。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经档案鉴定小组审核，报公司领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧或粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息不泄露。3.档案销毁过程应进行记录，包括档案名称、数量、销毁时间、地点、销毁人等信息，并由监销人签字确认。4.档案销毁记录应长期保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.因工作需要查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由综合管理部安排专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅档案应在综合管理部档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。3.如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部，并办理归还手续。（三）利用登记综合管理部应对档案的查阅和利用情况进行登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用效果等信息，以便对档案的利用情况进行统计和分析。八、档案的移交与接收（一）移交1.各部门应定期将本部门保管的档案移交综合管理部，移交时间为每年的[具体时间]。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、起止时间等信息，并由移交部门和接收部门双方签字确认。（二）接收1.综合管理部对各部门移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。2.对符合要求的档案，综合管理部应及时办理接收手续，并按照档案管理要求进行整理、保管。九、档案管理人员职责（一）综合管理部档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案工作的规范化、标准化。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和综合素质。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时向部门领导报告，并采取有效措施进行处理。5.做好档案信息化建设工作，负责档案管理系统的维护和数据录入等工作。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，确保档案的完整与安全。2.按照档案管理要求