销售产品合同管理制度

销售产品合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司销售产品合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类销售产品合同，包括但不限于货物销售合同、服务销售合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.客户询价：客户向公司业务人员咨询产品价格、规格、数量等信息。2.业务洽谈：业务人员与客户就产品细节、交货时间、付款方式等进行洽谈，形成初步合作意向。3.合同起草：业务人员根据洽谈结果，起草销售产品合同文本。合同文本应包括但不限于以下内容：合同双方的基本信息，包括名称、地址、联系方式等。产品名称、规格、数量、价格、金额等。交货时间、地点、方式。付款方式、付款期限。质量标准及验收方式。违约责任。争议解决方式。4.合同审核：合同文本起草完成后，提交给相关部门进行审核。审核部门应重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性以及对公司利益的保护程度。审核内容包括但不限于：合同主体资格是否合法。合同条款是否符合法律法规及公司规定。产品价格、付款方式等是否合理。违约责任是否明确。5.合同审批：审核通过的合同，按照公司审批流程提交给各级领导进行审批。审批通过后，合同方可正式签订。6.合同签订：合同由公司法定代表人或其授权代表与客户签订。签订合同时，应确保合同双方签字（或盖章）齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，公司相关部门留存备份。（二）合同签订注意事项1.合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或产生歧义的表述。2.对于重要条款，如产品质量标准、交货时间、付款方式等，应进行详细约定，确保双方权利义务明确。3.合同中应明确违约责任，以约束双方履行合同义务，保障公司利益。违约责任应具体、合理，具有可操作性。4.签订合同前，应核实客户的主体资格、信用状况等信息，确保客户具备履行合同的能力和信誉。5.合同签订过程中，应严格按照公司审批流程进行审批，不得擅自简化或跳过审批环节。三、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。2.合同执行计划应包括但不限于以下内容：产品生产计划（如有）。发货计划。运输安排。安装调试计划（如有）。售后服务计划。收款计划。（二）产品交付1.生产部门应按照合同执行计划组织产品生产，确保产品质量符合合同约定。2.产品生产完成后，质量检验部门应进行严格检验，检验合格后方可办理入库手续。3.业务部门根据发货计划，及时安排产品发货。发货时，应确保产品包装完好，标识清晰，并提供相关的发货凭证。4.运输部门应按照合同约定的运输方式和时间要求，安全、及时地将产品运输至客户指定地点。运输过程中，应做好产品的防护措施，避免产品损坏。（三）验收1.产品交付后，客户应按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，客户应签署验收报告。2.如客户提出产品质量问题或其他异议，业务部门应及时与客户沟通，了解具体情况，并组织相关部门进行处理。对于客户提出的合理异议，公司应积极采取措施解决，确保客户满意。3.如因产品质量问题导致客户拒收或退货，公司应承担相应的责任，并按照合同约定进行处理。（四）付款跟踪1.财务部门应根据合同约定的付款方式和付款期限，及时跟踪客户付款情况。2.业务部门应协助财务部门做好付款跟踪工作，及时向财务部门反馈客户付款信息。3.如客户逾期未付款，财务部门应及时向业务部门通报情况，业务部门应与客户沟通，了解逾期原因，并采取相应的催款措施。（五）售后服务1.业务部门应按照合同约定，为客户提供售后服务。售后服务内容包括但不限于产品维修、保养、技术支持等。2.售后服务部门应建立客户售后服务档案，记录客户反馈的问题及处理情况。3.对于客户反馈的问题，售后服务部门应及时响应，安排专业人员进行处理，并将处理结果及时反馈给客户。四、合同变更管理（一）变更情形1.合同签订后，因市场情况变化、客户需求变更、法律法规调整等原因，需要对合同内容进行变更的，应按照本制度规定的程序进行变更。2.合同变更的情形包括但不限于以下方面：产品规格、数量、价格等的变更。交货时间、地点、方式的变更。付款方式、付款期限的变更。质量标准的变更。合同主体的变更。（二）变更流程1.变更申请：合同一方如需变更合同内容，应向对方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.协商：对方收到变更申请后，应在规定时间内与申请方进行协商，共同确定变更的具体内容和条款。3.合同起草与审核：协商一致后，由申请方起草变更后的合同文本，并按照合同签订流程进行审核。4.合同审批：审核通过的变更合同，按照公司审批流程提交给各级领导进行审批。审批通过后，变更合同方可生效。5.合同签订：变更合同由公司法定代表人或其授权代表与对方签订。签订后的变更合同作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）变更注意事项1.合同变更应遵循协商一致、公平合理的原则，不得损害任何一方的合法权益。2.变更合同的内容应明确、具体，避免模糊不清或产生歧义的表述。3.变更合同签订前，应确保原合同的相关条款已得到妥善处理，如涉及原合同的解除、终止等情况，应按照相关规定办理手续。五、合同解除管理（一）解除情形1.合同签订后，因以下原因导致合同无法履行或无需履行的，可以解除合同：双方协商一致。因不可抗力致使合同目的不能实现。一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行。一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的。法律规定的其他情形。（二）解除流程1.解除申请：合同一方如需解除合同，应向对方提出书面解除申请，说明解除的原因及依据。2.协商：对方收到解除申请后，应在规定时间内与申请方进行协商，共同确定解除合同的具体事宜，如解除时间、违约责任承担等。3.解除协议签订：协商一致后，双方应签订解除协议，明确解除合同的相关事项。解除协议作为原合同解除的依据，与原合同具有同等法律效力。4.通知与备案：解除协议签订后，双方应及时通知各自内部相关部门，并将解除协议副本提交给公司备案。（三）解除注意事项1.合同解除应遵循法律法规及合同约定的程序，确保解除行为合法有效。2.解除合同后，双方应按照解除协议的约定，及时办理相关手续，如退还货物、结算款项等。3.对于因解除合同给对方造成损失的，应按照合同约定或法律法规的规定承担相应的赔偿责任。六、合同档案管理（一）档案收集1.销售产品合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交至公司档案管理部门。2.合同相关资料包括但不限于：合同审批表、合同执行计划、发货凭证、验收报告、付款凭证、变更协议、解除协议等。（二）档案整理与归档1.档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对收集到的合同档案进行整理、分类、编号。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等顺序进行排列，确保档案资料完整、有序。3.整理后的合同档案应及时归档，存储在安全、可靠的档案存储设备中，并建立电子档案索引，方便查询和使用。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写档案查阅/借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.查阅或借阅合同档案时，应严格遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、损坏、转借档案资料。3.查阅或借阅完毕后，应及时归还档案资料，并由档案管理部门进行核对、签收。（四）档案保管期限销售产品合同档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限可适当延长。（五）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，档案管理部门应按照公司档案销毁制度的规定，对到期档案进行清理、鉴定。2.经鉴定确需销毁的合同档案，应编制档案销毁清单，报经公司领导审批后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁。3.档案销毁过程应进行记录，确保销毁工作的真实性和可追溯性。七、合同风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立合同风险识别与评估机制，定期对销售产品合同进行风险识别和评估。2.风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、解除等各个环节，重点关注合同主体资格、合同条款、违约责任、付款方式、质量标准等方面的风险。3.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行等级划分，确定风险的严重程度。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，公司应制定相应的风险应对措施，降低合同风险发生的可能性和影响程度。2.对于高风险合同，应采取更加严格的审核、审批程序，加强合同履行过程中的监控和管理，确保合同顺利履行。3.对于可能出现的风险事件，应制定应急预案，明确应急处理流程和责任分工，提高应对风险的能力。（三）风险监控与预警1.公司应建立合同风险监控机制，对合同履行过程中的风险状况进行实时监控。2.风险监控应重点关注合同执行进度、付款情况、质量反馈、客户投诉等方面的信息，及时发现潜在的风险隐患。3.当风险指标达到预警值时，应及时发出预警信号，通知相关部门和人员采取措施进行处理，避免风险扩大。八、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，确保合同签订、履行等环节的规范性和合法性，减少合同纠纷的发生。2.定期对业务人员进行合同法律法规培训，提高业务人员的法律意识和风险防范能力。3.在合同履行过程中，加强与客户的沟通与协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理流程1.纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，如合同文本、往来函件、发货凭证、验收报告、付款记录等，并向公司法律事务部门报告。2.法律事务部门接到报告后，应会同业务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，法律事务部门代表公司与对方进行协商、谈判，争取通过友好协商解决纠纷。4.如协商不成，法律事务部门应及时启动诉讼或仲裁程序，维护公司合法权益。在诉讼或仲裁过程中，应积极配合律师工作，提供充分的证据