酒店公司印鉴管理制度

酒店公司印鉴管理制度一、总则1.目的为加强酒店公司印鉴管理，规范印鉴使用流程，维护酒店公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店公司各部门及全体员工。3.印鉴定义本制度所称印鉴，是指酒店公司在经营活动中使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。二、印鉴的种类及用途1.公章代表酒店公司的正式印章，用于对外签署各类重要文件、合同、协议等，具有最高的法律效力。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确合同的法律效力和责任主体。3.财务专用章用于办理酒店公司的财务收支、银行结算等相关财务业务，是财务核算和资金管理的重要印鉴。4.法定代表人章代表酒店公司法定代表人的个人印章，用于特定的财务文件、授权书等，以明确法定代表人的个人意志。5.部门章各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件的签署、工作联系等，不得用于对外签订合同或涉及酒店公司重大利益的事项。三、印鉴的刻制与启用1.刻制酒店公司因工作需要刻制印鉴时，需由相关部门提出申请，经酒店公司法定代表人或其授权人批准后，由指定的专业印章刻制单位刻制。申请刻制印鉴时，应填写《印鉴刻制申请表》，注明印鉴名称、用途、规格、材质等信息，并提交相关证明文件。2.启用新刻制的印鉴在启用前，需由酒店公司办公室或相关部门进行登记备案，并填写《印鉴启用登记表》，注明印鉴名称、启用日期、保管人等信息。印鉴启用后，原印鉴如有废止，应及时办理废止手续，并交回酒店公司办公室或相关部门统一保管。四、印鉴的保管1.保管原则印鉴应实行专人保管制度，确保印鉴的安全与完整。保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印鉴管理制度，不得擅自将印鉴转借他人使用。2.保管人员职责负责印鉴的日常保管，确保印鉴存放安全，防止丢失、被盗或损坏。按照规定的使用范围和审批程序使用印鉴，对每一次印鉴使用情况进行详细登记，记录使用日期、使用人、使用事由、文件名称等信息。定期对印鉴进行检查，如发现印鉴有磨损、变形或其他异常情况，应及时报告并申请更换。3.保管地点公章、合同专用章、财务专用章等重要印鉴应存放在酒店公司指定的保险柜或安全场所内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。部门章可根据实际情况由各部门自行保管，但应确保安全可靠，并报酒店公司办公室备案。五、印鉴的使用1.使用范围公章主要用于酒店公司对外的重要文件、合同、协议、函件等的签署。合同专用章专门用于签订各类经济合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同等。财务专用章用于办理酒店公司的财务收支、银行结算、票据开具等相关财务业务。法定代表人章用于特定的财务文件、授权书等，以明确法定代表人的个人意志。部门章用于部门内部文件的签署、工作联系、通知发布等，但不得用于对外签订合同或涉及酒店公司重大利益的事项。2.使用流程申请：使用印鉴时，需由使用人填写《印鉴使用申请表》，注明使用日期、使用人、使用事由、文件名称等信息，并提交相关证明文件。审批：《印鉴使用申请表》经部门负责人审核后，报酒店公司相关领导审批。审批流程应根据印鉴的使用性质和重要程度进行设定，确保使用的合法性和合理性。登记：印鉴保管人在接到经审批的《印鉴使用申请表》后，应对使用情况进行详细登记，并在使用人在场的情况下，严格按照规定的使用范围和用途使用印鉴。盖章：使用印鉴时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。盖章后，应对盖章的文件进行仔细核对，确保文件内容与申请事项一致。归还：印鉴使用完毕后，使用人应及时将印鉴归还保管人，并在《印鉴使用登记表》上签字确认。保管人应对归还的印鉴进行检查，确保印鉴完好无损。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印鉴，但无法及时办理审批手续时，使用人应电话请示酒店公司相关领导，并在事后及时补办审批手续。对于涉及金额较大、风险较高的合同或文件，应在使用印鉴前进行法律审核，确保合同条款合法合规，避免潜在的法律风险。六、印鉴的废止与销毁1.废止因酒店公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要废止印鉴时，由相关部门提出申请，经酒店公司法定代表人或其授权人批准后，办理印鉴废止手续。印鉴废止后，保管人应及时将废止的印鉴交回酒店公司办公室或相关部门，并在《印鉴废止登记表》上签字确认。2.销毁废止的印鉴应按照酒店公司的规定进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人等信息。对于重要的印鉴，如公章、合同专用章等，应采用粉碎、熔毁等方式进行销毁，确保印鉴无法恢复使用。销毁后的印鉴应妥善保存相关记录，以备日后查阅。七、印鉴的检查与监督1.定期检查酒店公司办公室或相关部门应定期对印鉴的保管和使用情况进行检查，确保印鉴管理制度的严格执行。检查内容包括印鉴的存放是否安全、使用登记是否完整、审批流程是否合规等。2.不定期抽查酒店公司领导或内部审计部门应不定期对印鉴的保管和使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。对于违反印鉴管理制度的行为，应按照酒店公司的相关规定进行严肃处理。3.监督举报酒店公司全体员工有权对印鉴保管和使用过程中的违规行为进行监督举报。对于举报属实的，酒店公司将给予举报人一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。八、法律责任1.因保管不善导致印鉴丢失、被盗或损坏的，保管人应承担相应的赔偿责任，并按照酒店公司的规定进行处理。2.未经批准擅自使用印鉴或超越使用范围使用印鉴的，使用人应承担相应的法律责任，并视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。给酒店公司造成经济损失的，