餐饮配送采购管理制度

餐饮配送采购管理制度一、总则1.目的为加强餐饮配送采购管理，规范采购行为，确保采购的食品及相关物资符合质量要求，保障餐饮配送服务的安全、高效运营，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司餐饮配送业务中涉及的食品原料、包装材料、调味品、餐具等各类物资的采购活动。3.基本原则确保质量原则：所采购的物资必须符合国家相关食品安全标准和公司规定的质量要求。成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。供应商管理原则：建立稳定、可靠的供应商队伍，加强对供应商的评估与管理。规范操作原则：采购过程应严格遵守相关法律法规和公司内部规定，做到流程规范、手续齐全。二、采购计划与预算1.采购计划制定采购部门应根据餐饮配送业务的订单量、库存情况以及市场需求预测，每月制定详细的采购计划。采购计划应明确各类物资的名称、规格、数量、采购时间等信息，并提交相关部门审核。2.预算编制结合采购计划，财务部门负责编制采购预算，明确采购资金的安排。采购预算应根据市场价格波动情况进行合理调整，确保资金的合理使用。三、供应商管理1.供应商筛选建立供应商信息库，收集供应商的基本资料、资质证明、产品质量、价格、信誉等信息。采购部门根据采购需求，从供应商信息库中筛选潜在供应商，并进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、食品安全保障措施、价格水平、交货期等方面。2.供应商准入经过评估合格的供应商，采购部门应与其签订采购合同或合作协议，明确双方的权利和义务。要求供应商提供营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证、产品检验报告等相关资质证明文件，并确保其在有效期内。3.供应商考核采购部门定期对供应商进行考核，考核指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰。4.供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。对于供应商提出的合理诉求，应积极协调解决，建立良好的合作关系。四、采购流程1.采购申请各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细注明物资名称、规格、数量、需求时间等信息。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核，确认是否符合采购计划和预算。对于金额较大或特殊物资的采购申请，需提交公司领导审批。3.采购实施采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同或订单，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款。在采购过程中，采购人员应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。4.到货验收物资到货前，采购部门应提前通知验收部门做好验收准备工作。验收人员根据采购合同或订单的要求，对到货物资的名称、规格、数量、质量等进行逐一核对和检验。对于食品原料等物资，需检查其生产日期、保质期、检验报告等相关证明文件。验收合格的物资，验收人员应填写验收单，并签字确认。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退货或换货手续。5.入库管理验收合格的物资，仓库管理人员应及时办理入库手续，按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，并做好标识。仓库管理人员应建立物资库存台账，记录物资的出入库情况，确保账实相符。6.付款结算采购部门根据验收单和采购合同，填写付款申请单，提交财务部门审核。财务部门审核无误后，按照公司的财务管理制度办理付款手续。付款后，采购部门应及时与供应商核对账目，确保付款准确无误。五、采购质量控制1.质量标准制定采购部门应根据国家相关食品安全标准和公司的要求，制定各类物资的质量标准。质量标准应明确物资的外观、口感、营养成分、卫生指标等方面的要求。2.供应商质量保证要求供应商建立完善的质量管理体系，确保所提供的物资符合质量标准。供应商应提供产品质量检验报告，并对产品质量负责。3.采购过程质量控制采购人员在采购过程中，应严格按照质量标准进行采购，不得采购质量不合格的物资。加强对采购物资的抽检，确保所采购的物资质量稳定可靠。4.验收环节质量控制验收人员应严格按照质量标准对到货物资进行验收，确保验收结果准确无误。对于验收不合格的物资，应及时采取措施进行处理，防止不合格物资流入餐饮配送环节。六、采购成本控制1.价格调研采购部门应定期对市场价格进行调研，了解各类物资的价格动态。与多家供应商进行询价、比价，选择价格合理的供应商进行采购。2.成本分析财务部门应定期对采购成本进行分析，找出成本控制的关键点。采购部门根据成本分析结果，采取有效措施降低采购成本。3.批量采购根据采购计划和市场情况，合理安排批量采购，争取获得更优惠的采购价格。与供应商协商签订长期合作协议，争取更有利的采购条款。4.库存管理加强库存管理，合理控制库存水平，避免物资积压或缺货。定期对库存物资进行盘点，及时处理积压物资，降低库存成本。七、采购合同管理1.合同签订采购部门应与供应商签订书面采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同执行采购部门和供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。在合同执行过程中，如出现争议或纠纷，双方应及时协商解决，协商不成的，可通过法律途径解决。3.合同变更与解除如需变更或解除采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议的约定处理相关事宜。4.合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，对采购合同进行分类整理、编号归档。采购合同档案应包括合同文本、相关附件、履行记录等资料，以便查阅和管理。八、采购人员管理1.人员资质要求采购人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉采购业务流程。采购人员应具有良好的职业道德和责任心，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。2.培训与考核定期组织采购人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核。3.岗位职责采购人员应负责采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、采购物资的验收与入库等工作。采购人员应严格遵守采购流程和相关规定，确保采购工作的顺利进行。九、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本的控制情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2