财务报销结算管理制度

财务报销结算管理制度总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务报销结算行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及因业务需要与公司发生经济往来的外部单位和个人。3.基本原则合法性原则：报销结算必须符合国家法律法规和公司相关规定。真实性原则：报销凭证必须真实、有效，如实反映经济业务实际情况。合理性原则：费用支出应合理、必要，符合公司业务开展和成本控制要求。审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行报销结算，确保审批环节严谨、规范。报销结算流程1.费用申请员工因业务需要发生费用支出前，应填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息。费用申请表需按照公司规定的审批权限，依次提交部门负责人、分管领导、财务负责人、总经理审批。经审批同意的费用申请，方可作为后续报销的依据。2.费用发生与报销凭证取得员工应按照费用申请的用途和标准，真实、合规地发生费用，并及时取得相应的报销凭证。报销凭证包括但不限于发票、收据、车票、机票、住宿发票、餐饮发票等，必须是由税务机关统一监制的合法有效票据，并加盖开票单位发票专用章。对于发票的开具要求，应符合国家税收法规的规定，如发票内容应完整、准确，填写项目齐全，包括发票抬头（必须为公司全称）、日期、金额、货物或服务名称、税率、税额等。3.报销粘贴与整理员工应将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序进行分类整理，并整齐粘贴在报销粘贴单上。报销粘贴单应填写清晰，注明费用明细、金额合计等信息。粘贴时应注意发票等凭证的正面朝上，便于审核查阅，且不得覆盖发票等凭证的重要信息。对于车票、机票等凭证，应在粘贴单上注明起止地点、日期、事由等相关信息。4.报销提交与初审员工将整理好的报销资料提交至所在部门的财务联络人或指定的报销受理岗位。财务联络人或报销受理岗位对报销资料进行初步审核，检查报销凭证的真实性、完整性、合法性，以及费用申请与报销凭证的一致性，如发现问题应及时退回员工补充或更正。5.部门负责人审核初审通过的报销资料提交至部门负责人进行审核。部门负责人主要审核费用支出是否与业务相关、是否符合部门预算安排、是否在合理范围内，对费用的真实性和必要性负责，并签署审核意见。6.分管领导审核部门负责人审核通过后，报销资料提交至分管领导进行审核。分管领导根据业务情况和职责范围，对报销事项进行审批，重点关注费用支出的合理性、合规性以及对公司业务的影响，签署审核意见。7.财务负责人审核分管领导审核通过后，报销资料提交至财务负责人进行审核。财务负责人主要从财务制度、预算控制、资金安排等方面进行审核，检查报销凭证是否符合财务规定、费用是否超预算、是否有足够的资金支付等，签署审核意见。8.总经理审批财务负责人审核通过后，报销资料提交至总经理进行最终审批。总经理对重大费用支出或特殊事项进行全面审查，根据公司整体经营状况和战略规划做出审批决定，签署审批意见。9.报销支付经总经理审批同意的报销申请，财务部门按照公司财务支付流程进行报销支付。对于符合现金支付条件的报销事项，财务部门以现金形式支付给报销人；对于需要通过银行转账支付的，财务部门将报销款项转至报销人指定的银行账户。报销支付完成后，财务部门应及时登记入账，并将报销凭证等资料进行归档保存。费用报销标准1.差旅费交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据职级和实际需要选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：公司高层管理人员：可乘坐头等舱、商务座或一等舱。中层管理人员：可乘坐经济舱全价票或一等座。一般员工：乘坐经济舱折扣票或二等座，特殊情况需乘坐更高等级舱位或座位的，需提前经上级领导批准。乘坐飞机时，如因特殊情况需要购买保险，可凭有效票据实报销，但最高不超过保险金额的[x]%。乘坐火车时，符合乘坐卧铺条件的，可乘坐卧铺；如因工作需要乘坐软座或软卧的，需经上级领导批准，否则只能按照硬座或硬卧票价报销。市内交通费用：员工在出差地市内办理公务，可乘坐公交车、地铁等公共交通工具，凭有效票据实报销；如需乘坐出租车，应注明事由并经部门负责人批准，市内出租车费用原则上每天不超过[x]元。住宿费用公司高层管理人员：住宿标准为[x]元/天，可选择四星级及以上酒店。中层管理人员：住宿标准为[x]元/天，可选择三星级及以上酒店。一般员工：住宿标准为[x]元/天，根据实际情况可选择经济型酒店或招待所。两人及以上一同出差，同性员工应合住一间房，如需单独住宿，需经上级领导批准，住宿费超出标准部分自理。餐饮补贴公司员工出差期间，按照实际出差天数给予餐饮补贴，补贴标准为[x]元/天。出差期间如有招待客户等特殊情况，需在餐饮补贴中扣除相应费用，并单独填写招待费用报销单，按照招待费用报销流程办理。2.业务招待费业务招待费应严格控制在公司预算范围内，用于公司业务拓展、客户关系维护等必要的招待活动。招待费用发生前，应填写招待费用申请表，详细注明招待对象、事由、预计金额等信息，并按照公司规定的审批权限进行审批。招待费用报销时，应提供正式发票、消费清单、招待事由说明等相关凭证。招待费标准如下：招待公司重要客户或合作伙伴时，人均单次招待费用标准一般不超过[x]元；如有特殊情况需要提高标准的，需经总经理批准。一般性业务招待，人均单次招待费用标准不超过[x]元。招待费用应合理安排，避免铺张浪费，严禁用于与公司业务无关的个人消费。3.办公费办公费主要包括办公用品、办公设备、耗材等费用支出。各部门应根据实际工作需要，制定办公用品采购计划，经部门负责人审核后报行政部门统一采购。办公用品采购应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务。采购后应及时办理入库手续，并由专人负责保管。员工领用办公用品时，应填写办公用品领用登记表，经部门负责人签字确认后领取。办公设备及耗材的购置应遵循公司固定资产管理和采购流程，达到固定资产标准的应进行固定资产登记入账，并按照规定进行折旧计提和管理。办公费报销时，应提供购买发票、入库单、领用清单等相关凭证。4.通讯费公司根据员工工作需要，给予一定的通讯费补贴。补贴标准如下：公司高层管理人员：通讯费补贴标准为[x]元/月。中层管理人员：通讯费补贴标准为[x]元/月。一般员工：通讯费补贴标准为[x]元/月。员工凭手机话费发票报销通讯费补贴，发票抬头必须为公司全称，发票金额应与补贴标准相符。如实际发生的通讯费用低于补贴标准，按照实际金额报销；如高于补贴标准，超出部分由员工自理。对于使用公司统一通讯设备的员工，不再享受通讯费补贴。5.差旅费员工因公务出差，应按照规定的审批流程填写出差申请表，并注明出差事由、时间、地点等信息。出差期间的交通、住宿、餐饮等费用按照差旅费报销标准执行，如因特殊情况需要超出标准的，需提前经上级领导批准。出差结束后，员工应在规定时间内办理差旅费报销手续，提交出差申请表、出差费用发票、行程单等相关凭证。财务部门对差旅费报销进行严格审核，对于不符合规定的报销凭证或超标准支出不予报销。报销凭证要求1.基本要求报销凭证必须是合法、有效的票据，包括但不限于税务发票、财政收据等。发票应加盖开票单位的发票专用章，收据应加盖财务专用章或收费专用章。报销凭证的内容应完整、准确，包括发票抬头（必须为公司全称）、日期、金额、货物或服务名称、税率、税额等。发票不得涂改、挖补，如有错误应重开或由开票单位更正并加盖印章。对于外来原始凭证，如发票、收据等，应确保其真实性和完整性，不得接受虚假或无效的凭证。2.特殊要求购买办公用品、耗材等物品的发票，应附详细的商品清单，清单应加盖销售单位印章，并注明商品名称、规格、数量、单价等信息。差旅费报销时，机票、车票、船票等票据应注明起止地点、日期、事由等信息；住宿发票应注明住宿日期、房间号等信息；餐饮发票应注明用餐日期、人数等信息。业务招待费报销时，应提供招待对象的名单、招待事由说明、消费清单等相关凭证，以便核实招待费用的真实性和合理性。对于通过电子支付方式取得的报销凭证，如电子发票、电子收据等，应确保其真实性和有效性，并按照公司要求进行打印和保存。打印的电子发票应清晰可辨，具备完整的发票信息，同时应提供电子发票查验的相关链接或截图，以便财务部门进行核实。审批权限与责任1.审批权限费用报销审批权限按照公司组织架构和职责分工进行设定，具体如下：报销金额在[x]元以下的，由部门负责人审批。报销金额在[x]元至[x]元之间的，由分管领导审批。报销金额在[x]元以上的，由总经理审批。对于重大费用支出或特殊事项的报销，应提交公司管理层会议讨论决定，必要时需经过董事会审批。2.审批责任各级审批人应对报销事项进行认真审核，确保费用支出的真实性、合理性、合规性，并对审批意见负责。如因审批人审核不严，导致不符合规定的费用报销，审批人应承担相应的责任。公司将根据情节轻重，对审批人进行批评教育、绩效考核扣分、经济处罚等处理。对于违规报销费用的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理，并追回违规报销的费用。报销结算时间规定1.日常报销员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在一个月内提交报销申请。如因特殊原因未能及时报销的，需向部门负责人说明情况并经批准。2.差旅费报销员工出差结束后，应在返回公司后的[x]个工作日内办理差旅费报销手续。逾期未办理的，财务部门有权拒绝报销。3.年终结算每年年底，财务部门应对全年的报销结算情况进行清理和核对。对于当年已发生但尚未报销的费用，员工应在次年[x]月[x]日前办理报销手续，逾期视为自动放弃。财务审核要点1.真实性审核审核报销凭证是否真实有效，是否与实际发生的经济业务相符。包括发票的真伪、业务内容的真实性、签字盖章的完整性等。通过与相关业务人员核实、查看合同协议、查询业务系统记录等方式，确认费用发生的真实性。2.合法性审核审核报销事项是否符合国家法律法规和公司相关规定。如费用支出是否涉及违规违纪行为、是否符合税收法规要求等。检查报销凭证的开具是否符合税务规定，发票的使用是否合规，有无虚开发票等问题。3.合理性审核审核费用支出是否合理、必要，是否符合公司业务开展和成本控制要求。如差旅费、业务招待费等是否超出标准，是否存在不必要的浪费。根据公司预算安排，审核费用是否在预算范围内，对于超预算的费用支出，是否有相应的审批手续。4.完整性审核审核报销资料是否齐全，包括费用申请表、报销凭证、发票清单、行程单、招待事由说明等相关附件。检查报销凭证的填写是否完整，各项信息是否准确无误，签字盖章是否齐全。违规处理1.违规行为界定员工有下列行为之一的，视为违规报销：提供虚假报销凭证，虚报、多报费用的。未经审批擅自发生费用支出并报销的。故意拆分费用，规避审批权限的。报销内容与实际业务不符，套取公司资金的。其他违反公司财务报销结算管理制度的行为。2.违规处理措施对于发现的违规