会议收手机管理制度

会议收手机管理制度一、总则（一）目的为了营造良好的会议环境，确保会议的高效进行，提高参会人员的注意力和专注度，保证会议信息的保密性，特制定本会议收手机管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议，包括但不限于部门例会、项目研讨会、工作汇报会、跨部门协调会等。（三）基本原则1.强制性原则：所有参会人员在会议期间必须按照本制度要求将手机调至指定状态或交予专人保管。2.统一管理原则：会议期间手机的管理应统一、规范，确保管理方式一致。3.人性化原则：考虑到特殊情况的存在，制度中应设置合理的特殊情况处理机制，体现人性化管理。二、会议手机管理要求（一）会前通知1.在会议通知中，应明确告知参会人员会议期间手机管理的要求，包括手机调至静音、关机或交予专人保管等具体方式。2.提前说明违反手机管理规定可能导致的后果，如影响会议秩序、信息泄露等问题，引起参会人员重视。（二）会议现场管理1.设置手机存放区域在会议室显著位置设置专门的手机存放区域，如手机收纳盒、收纳袋等，并标明"会议手机存放处"字样。存放区域应保持整洁，便于参会人员放置手机。2.专人负责手机保管对于重要会议或参会人数较多的会议，应安排专人负责手机保管工作。保管人员应在会议开始前到达会议室，准备好手机存放设备，并在会议结束后负责将手机归还给相应的参会人员。保管人员需认真履行职责，确保手机存放安全，不得擅自使用或翻看参会人员的手机。3.现场提醒与监督在会议开始前，主持人或相关负责人应再次提醒参会人员将手机调至指定状态或交予专人保管。会议期间，安排专人对会议室进行巡查，及时提醒违反手机管理规定的参会人员。巡查人员应注意方式方法，避免引起不必要的冲突。三、手机管理方式（一）调至静音或关机1.将手机调至静音：参会人员在会议开始前，应将手机调至静音模式，确保会议期间不会因手机铃声而干扰会议进行。2.关机：对于一些需要高度集中注意力、严禁任何干扰的重要会议，可要求参会人员将手机关机。（二）交予专人保管1.主动交予保管：参会人员按照会议要求，自觉将手机交予指定的保管人员。交予保管时，应确保手机处于关机或静音状态，并记录好手机型号、颜色等信息。2.保管人员登记：保管人员收到手机后，应在专门的手机保管登记表上详细记录手机的相关信息，包括手机型号、颜色、所属人员姓名、部门等，并要求交予保管的人员签字确认。3.保管要求：保管人员应妥善保管手机，放置在安全、固定的位置，防止手机丢失、损坏或被误拿。会议结束后，保管人员应按照登记表上的记录，逐一将手机归还给相应的参会人员，并要求领取人签字确认。四、特殊情况处理（一）紧急联系人电话1.若参会人员因特殊原因需要保持手机畅通，以便接收紧急联系人的电话，应在会议开始前向主持人或相关负责人说明情况，并将紧急联系人电话号码告知会议组织者。2.会议组织者应将该紧急联系人电话号码记录在案，并在会议期间如有紧急情况发生时，及时通知该参会人员。（二）突发紧急事件1.如遇突发紧急事件，参会人员应根据事件的紧急程度，在不影响会议正常进行的前提下，尽快处理相关事宜。2.若紧急事件需要参会人员离开会议室进行处理，应向主持人或相关负责人请假，并告知预计返回时间。在离开会议室期间，手机仍需按照本制度要求进行管理。（三）特殊岗位人员1.对于某些特殊岗位人员，如公司高层管理人员、重要业务部门负责人等，因工作性质需要随时保持手机畅通，以便及时处理重要事务，可根据实际情况采取特殊的手机管理方式。2.在会议通知中，应明确此类特殊岗位人员的手机管理要求，并告知其他参会人员。特殊岗位人员在会议期间应尽量减少手机使用，如因工作需要接听电话，应尽量缩短通话时间，并选择在不影响会议的区域进行。五、违规处理（一）轻微违规行为1.对于在会议期间手机铃声响起，但未造成严重影响的轻微违规行为，会议主持人或巡查人员应及时提醒该参会人员将手机调至静音或关机状态。2.若该参会人员再次出现类似违规行为，会议主持人或相关负责人可在会议结束后，对其进行口头警告，提醒其下次注意遵守会议手机管理规定。（二）严重违规行为1.对于在会议期间频繁使用手机，如接打电话、收发短信、玩游戏等，严重影响会议秩序和其他参会人员注意力的严重违规行为，会议主持人或相关负责人应立即制止该行为，并要求其将手机调至指定状态或交予专人保管。2.会议结束后，公司将视情节轻重对严重违规人员进行相应的处罚，处罚方式包括但不限于书面警告、绩效扣分、在公司内部进行通报批评等。3.对于因个人违规行为导致会议信息泄露或给公司造成其他损失的，公司将依法追究其责任，并要求其承担相应的赔偿责任。六、监督与检查（一）内部监督1.公司人力资源部门应定期对各部门会议手机管理情况进行检查，通过查看会议记录、询问参会人员、实地走访会议室等方式，了解会议手机管理规定的执行情况。2.各部门负责人应加强对本部门会议手机管理工作的监督，确保本部门员工在会议期间严格遵守手机管理规定。（二）反馈与改进1.在检查过程中，如发现会议手机管理存在问题或不足之处，检查人员应及时向相关部门或人员反馈，并提出改进建议。2.各部门应根据反馈意见，及时对会议手机管理工作进行调整和改进，不断完善管理制度和管理方式，提高会议手机管理水平。七、培训与宣传（一）培训1.公司应定期组织会议手机管理相关培训，向员工详细讲解会议手机管理规定的内容、目的和重要性，确保员工了解并掌握相关要求。2.培训内容可包括手机管理方式、特殊情况处理、违规处理等方面，并通过案例分析、现场演示等方式，加深员工对制度的理解和记忆。3.新员工入职培训应将会议手机管理规定作为重要内容之一，使新员工在入职初期就养成遵守规定的良好习惯。（二）宣传1.利用公司内部宣传栏、内部网站、邮件等多种渠道，广泛宣传会议手机管理规定，提高员工对制度的知晓度。2.在宣传栏张贴会议手机管理规定的海报，在内部网站发布制度文件和相关解读文章，通过邮件向员工发送制度提醒等，营造良好的制度执行氛围。八、附则（一）制度解释权本制度由公司人力资源部门负责解释。在执行过程中，如遇有疑问或需要进一步明确的事项，由人力资源部门进行解答和说明。（二）制度修订1.随着公司业务发展和管理要求的变化，本制度将适时进行修订