酒店各项合同管理制度

酒店各项合同管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范酒店各项合同的管理，加强合同签订、履行、变更、终止等环节的控制，防范合同风险，维护酒店的合法权益，确保酒店经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于酒店与供应商、客户、合作伙伴等签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、劳动合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动应符合国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责1.合同管理部门及职责法务部门负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规的要求。参与重大合同的谈判和签订，提供法律意见和建议。负责处理合同纠纷，维护酒店的合法权益。采购部门负责采购合同的起草、谈判、签订和履行跟踪。建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。负责采购合同的付款申请和审核。销售部门负责销售合同的起草、谈判、签订和履行跟踪。建立客户档案，定期对客户进行评估和管理。负责销售合同的收款申请和审核。其他相关部门根据合同的性质和业务范围，负责相关合同的起草、谈判、签订和履行跟踪，并配合法务部门进行合同的合法性审查。2.合同管理人员职责负责合同的起草、审核、签订、登记、归档等日常管理工作。跟踪合同的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。负责合同纠纷的处理，及时向合同管理部门报告纠纷情况，并协助处理纠纷。定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。三、合同签订管理1.合同签订流程合同立项业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，明确合同的名称、标的、金额、履行期限、履行地点等主要条款。合同起草合同由业务部门负责起草，合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同审核合同起草完成后，由业务部门提交给法务部门进行合法性审查，法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。业务部门根据法务部门的审查意见对合同文本进行修改和完善。合同审批合同修改完善后，由业务部门提交给酒店相关领导进行审批，审批通过后，方可签订合同。合同签订合同由业务部门负责与对方当事人签订，签订合同的人员应具有相应的授权委托书。合同签订后，应加盖酒店合同专用章或公章。2.合同签订注意事项合同主体资格审查在签订合同前，应审查对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等，确保对方当事人具有签订合同的能力和资质。合同条款审查合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。合同条款应符合法律法规的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。合同授权委托审查签订合同的人员应具有相应的授权委托书，授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容。合同印章管理合同签订后，应加盖酒店合同专用章或公章，合同专用章或公章应专人保管，严格按照规定使用。四、合同履行管理1.合同履行跟踪业务部门负责合同履行的跟踪和监督，及时了解合同履行情况，发现问题及时解决。合同管理人员应定期对合同履行情况进行检查和统计，建立合同履行台账，记录合同的签订、履行、变更、终止等情况。2.合同付款管理采购合同的付款申请由采购部门负责提出，销售合同的收款申请由销售部门负责提出。付款申请应注明合同名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款期限等内容，并附相关证明材料。付款申请经业务部门负责人审核后，提交给财务部门进行审核，财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。付款申请经财务部门审核通过后，提交给酒店相关领导进行审批，审批通过后，方可办理付款手续。3.合同变更管理合同履行过程中，如需变更合同条款，应由合同双方协商一致，并签订书面协议。合同变更协议应由业务部门负责起草，经法务部门审查后，提交给酒店相关领导进行审批。合同变更协议签订后，应及时通知合同对方当事人，并按照变更后的合同条款履行合同。4.合同终止管理合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同即行终止。合同终止后，业务部门应及时清理合同文件，办理相关手续，并将合同履行情况报合同管理部门备案。合同终止后，如有未尽事宜，双方应协商解决。五、合同档案管理1.合同档案的收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交给合同管理部门进行归档。合同履行过程中产生的补充协议、变更协议、往来函件、会议纪要等资料也应及时提交给合同管理部门进行归档。2.合同档案的整理合同管理部门应按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序对合同档案进行整理，编制合同档案目录，便于查阅和管理。3.合同档案的保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，并设置防火、防潮、防虫等设施。合同档案的保管期限应按照国家法律法规的规定执行，一般为[X]年。4.合同档案的查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得将合同档案带出指定地点。查阅合同档案时，不得在合同档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。六、合同纠纷管理1.合同纠纷的预防加强合同管理，严格按照合同签订流程和注意事项签订合同，确保合同条款明确、具体、完整，避免合同纠纷的发生。加强合同履行跟踪，及时了解合同履行情况，发现问题及时解决，避免合同纠纷的扩大。加强员工培训，提高员工的法律意识和合同管理水平，增强员工防范合同纠纷的能力。2.合同纠纷的处理合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应会同法务部门对合同纠纷进行分析和研究，制定处理方案。合同纠纷的处理应遵循合法、公正、合理的原则，尽量通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，可通过仲裁或诉讼等方式解决。合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将处理结果报合同管理部门备案。七、合同审计与监督1.合同审计酒店审计部门应定期对合同进行审计，检查合同的签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度的规定。合同审计应重点关注合同的合法性、合规性、真实性、完整性等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.合同监督酒店各部