贸易公司采购管理制度

贸易公司采购管理制度总则目的为规范公司采购管理工作，确保采购活动的高效、规范、透明，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，降低采购成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，实现公司效益最大化。3.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定。采购组织与职责采购部门设置及职责1.采购部：负责公司各类物资和服务的采购工作，制定采购计划，寻找供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况等。2.采购经理：全面负责采购部门的管理工作，制定采购策略和流程，审核采购计划和合同，协调与其他部门的关系，监督采购人员的工作等。3.采购专员：按照采购经理的安排，具体执行采购任务，包括供应商开发、询价、比价、议价、下单、跟单等。其他部门相关职责1.需求部门：提出物资和服务的需求申请，明确规格、数量、质量要求等，配合采购部门进行供应商选择和采购合同评审，参与采购验收工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排和支付审核，对采购成本进行核算和分析，监督采购活动的财务合规性。3.质量部门：参与采购物资和服务的质量标准制定，对采购产品进行检验和验收，反馈质量问题，协助采购部门处理质量纠纷。采购流程采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、需求日期、用途等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，进行汇总和分析。2.根据公司库存情况、生产计划、销售预测等因素，制定采购计划，明确采购物资的种类、数量、时间安排等。3.采购计划报采购经理审核，经分管领导批准后执行。供应商选择与管理1.供应商开发采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、生产许可证、资质证书、产品质量认证等相关资料，评估其生产能力、技术水平、质量控制能力、信誉等。实地考察部分有合作意向的供应商，了解其生产经营状况、管理水平、生产工艺等情况。2.供应商评估与准入采购部门建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。只有通过评估且被纳入公司合格供应商名录的供应商，才有资格参与公司的采购项目。3.供应商日常管理采购部门与供应商保持密切沟通，定期向供应商反馈公司的需求变化和质量要求。对供应商的交货情况、产品质量等进行跟踪和监督，及时处理出现的问题。每年对供应商进行年度复审，根据复审结果调整供应商类别。采购询价与比价1.采购专员向多家合格供应商发送询价单，注明采购物资的规格、数量、质量要求、交货期等详细信息，要求供应商在规定时间内报价。2.收集供应商的报价后，进行比价分析，对比不同供应商的价格、交货期、付款方式等条款。3.对于金额较大或重要的采购项目，采购专员组织相关人员进行议价，争取更有利的采购条件。采购合同签订1.根据比价和议价结果，选择合适的供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经采购部门审核，法务部门审查，分管领导批准后签订。采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作采购订单，明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单发送给供应商，并要求供应商签字确认。3.采购订单下达后，采购专员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。采购验收1.物资到货前，采购部门通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备。2.物资到货时，采购专员与供应商共同核对物资的名称、规格、数量、型号等，确保与采购订单一致。3.质量部门按照质量标准对采购物资进行检验，填写检验报告。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门及时与供应商沟通协商，要求其退换货或采取其他补救措施。采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，附上发票、验收单等相关凭证。2.付款申请单经采购经理审核，财务部门审核，分管领导批准后进行付款。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。采购风险管理市场风险1.关注市场价格波动，通过建立价格预警机制，及时掌握市场动态，采取适当的采购策略，如套期保值、分批采购等，降低价格波动带来的风险。2.加强对供应商市场的分析和研究，了解供应商的经营状况和市场份额变化，避免因供应商倒闭、破产等原因导致采购中断。质量风险1.严格供应商选择和管理，加强对供应商的质量控制，要求供应商提供质量保证文件和样品，定期进行质量抽检。2.在采购合同中明确质量标准和违约责任，对采购物资进行严格的验收，确保采购产品符合质量要求。合同风险1.采购合同签订前，由法务部门对合同条款进行审查，确保合同的合法性、完整性和严密性。2.加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，防止合同纠纷的发生。内部风险1.加强采购人员的培训和教育，提高其业务素质和职业道德水平，防止采购人员违规操作和腐败行为。2.建立健全采购内部控制制度，加强对采购流程的监督和审计，确保采购活动的规范运作。采购绩效评估评估指标1.采购成本：考核采购价格的合理性，计算采购成本节约率等指标。2.采购质量：评估采购物资的质量合格率。3.交货期：统计供应商按时交货率。4.服务水平：包括供应商的售后服务响应速度、解决问题的能力等方面的评价。5.采购效率：如采购周期、订单处理时间等指标。评估方法1.定期收集采购相关数据，如采购订单金额、验收合格数量、交货时间等。2.根据评估指标，运用数据分析、统计分析等方法进行评估。3.组织相关部门和人员对采购工作进行综合评价，听取各方意见和建议。评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员进行表彰和奖励。2.对于绩效不佳的采购人员，进行辅导和培训，如仍无改进，采取相应的惩罚措施，如调岗、降职等。3.将采购绩效评估结果作为供应商管理、采购策略调整的重要依据。采购监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，确保采购活动符合法律法