行政办公管理制度建立

行政办公管理制度建立一、总则1.目的为规范公司行政办公秩序，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则（1）严格遵守国家法律法规及公司相关规定。（2）倡导高效、务实、团结、协作的工作作风。（3）实行规范化、标准化、科学化管理。二、办公环境管理1.办公区域布置（1）各部门应合理规划办公区域，确保工作空间整洁、有序。（2）办公桌椅、文件柜等摆放应整齐，通道保持畅通。2.环境卫生（1）员工应保持个人办公区域的整洁，物品摆放整齐。（2）公司定期组织卫生检查，各部门负责本区域的日常清洁工作。（3）严禁在办公区域内乱扔垃圾、随地吐痰等不文明行为。3.噪音控制员工在办公时应尽量减少噪音，避免影响他人工作。如需讨论问题，应选择合适的场所或降低音量。三、办公用品管理1.办公用品的采购（1）各部门根据工作需要，定期提交办公用品采购申请。（2）行政部门汇总采购申请，统一进行采购。（3）采购应遵循性价比原则，选择质量可靠、价格合理的供应商。2.办公用品的发放（1）行政部门负责办公用品的发放工作。（2）员工领取办公用品时，应填写领用登记表。（3）对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应建立领用台账，明确使用责任人。3.办公用品的使用与保管（1）员工应爱护办公用品，节约使用，杜绝浪费。（2）办公用品如有损坏或丢失，应及时向行政部门报告，并说明原因。（3）离职员工应将所领用的办公用品交回行政部门。四、文件管理制度1.文件的分类与编号（1）公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别。（2）行政部门负责对文件进行统一编号，确保文件编号的唯一性。2.文件的起草与审核（1）文件起草部门应按照公司要求和格式进行起草。（2）重要文件需经相关部门负责人审核，确保文件内容准确、合规。3.文件的审批与发布（1）文件经审核后，按规定流程进行审批。（2）审批通过的文件由行政部门统一发布，可通过公司内部网络、公告栏等方式进行传达。4.文件的存档与保管（1）行政部门负责对文件进行存档保管，建立文件档案。（2）文件应分类存放，便于查阅和检索。（3）定期对文件进行整理和归档，确保文件的完整性和安全性。5.文件的借阅与销毁（1）因工作需要借阅文件的，应填写借阅申请表，经批准后方可借阅。（2）借阅人应妥善保管文件，按时归还。（3）对于过期、作废或无需保存的文件，由行政部门统一组织销毁，并做好记录。五、会议管理制度1.会议分类（1）公司会议分为定期会议和临时会议。（2）定期会议包括周会、月会、季度会等。（3）临时会议根据工作需要随时召开。2.会议组织（1）会议主办部门负责会议的组织工作，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等。（2）提前将会议通知发送给参会人员，确保参会人员按时参加会议。3.会议记录（1）指定专人负责会议记录，记录会议主要内容、决议等。（2）会议记录应准确、完整，会后及时整理并形成会议纪要。（3）会议纪要经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。4.会议纪律（1）参会人员应按时到达会议地点，不得迟到、早退。（2）会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。（3）认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、做与会议无关的事情。六、印章管理制度1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章等。2.印章保管（1）公章由行政部门指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管。（2）印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全。3.印章使用（1）使用印章应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息。（2）经相关领导审批后，方可使用印章。（3）严禁在空白纸张或文件上加盖印章。4.印章登记印章保管人应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用情况。七、车辆管理制度1.车辆调度（1）行政部门负责公司车辆的统一调度和管理。（2）各部门如需使用车辆，应提前向行政部门提交用车申请。（3）行政部门根据车辆使用情况和工作需要，合理安排车辆。2.车辆使用（1）驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶。（2）车辆使用完毕后，应及时归还，并做好车辆清洁和保养工作。（3）严禁公车私用，如有违反，将严肃处理。3.车辆维修与保养（1）驾驶员应定期对车辆进行检查和保养，发现问题及时报告。（2）车辆维修需填写维修申请表，经审批后到指定维修厂进行维修。（3）行政部门负责对车辆维修费用进行审核和报销。八、安全保卫制度1.安全保卫职责（1）行政部门负责公司的安全保卫工作，制定安全保卫制度并组织实施。（2）保安人员负责公司办公区域的日常巡逻和安全保卫工作。2.人员出入管理（1）公司员工凭工作证出入办公区域。（2）外来人员进入公司应进行登记，经被访人同意后方可进入。3.安全检查（1）定期对公司办公区域进行安全检查，包括消防设施、电器设备、门窗等。（2）发现安全隐患应及时整改，确保公司安全。4.消防安全（1）公司应配备必要的消防设施和器材，并定期进行检查和维护。（2）员工应熟悉消防知识，掌握灭火器等消防器材的使用方法。（3）严禁在办公区域内吸烟和使用明火，如需动火作业，应办理动火审批手续。九、保密制度1.保密范围（1）公司商业秘密、技术秘密、客户信息等属于保密范围。（2）员工在工作中知悉的公司机密信息，应严格保密。2.保密措施（1）与员工签订保密协议，明确保密责任和义务。（2）对涉及公司机密的文件、资料等进行严格管理，限制查阅和使