付款管理制度及流程

付款管理制度及流程总则1.目的为加强公司付款管理，规范付款流程，确保公司资金安全、合理、高效使用，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的所有付款业务，包括但不限于采购付款、费用报销付款、工程款项支付、投资款项支付等。3.基本原则合法性原则：付款业务必须符合国家法律法规及公司相关规定。准确性原则：付款信息应准确无误，包括收款人、金额、用途等。审批原则：严格按照公司审批流程进行付款审批，确保每一笔付款都经过授权。及时性原则：在满足合同约定及公司规定的前提下，及时安排付款，维护公司良好信誉。安全性原则：采取有效措施保障付款资金的安全，防范资金风险。付款申请1.申请依据采购业务：根据签订的采购合同、采购订单及供应商的发货通知、验收报告等进行付款申请。费用报销业务：依据有效的费用报销凭证，如发票、收据等，按照公司费用报销制度进行报销申请。工程业务：按照工程合同约定，结合工程进度、质量验收情况等提出付款申请。投资业务：根据投资协议、项目进展及相关决策文件等申请投资款项支付。2.申请流程经办人填写付款申请表：详细填写付款事由、收款人信息、付款金额、付款方式等内容，并附上相关证明材料。部门负责人审核：对付款事项的真实性、合理性、必要性进行审核，签署审核意见。财务部门审核：审核付款申请是否符合财务规定，包括发票的真实性、合规性，资金预算情况等，如有问题及时反馈给经办人。付款审批1.审批权限设置小额付款：对于一定金额以下的付款（具体金额由公司根据实际情况确定），由部门负责人或其授权人员审批。中等金额付款：超过小额付款限额但在某一额度范围内的付款，需经分管领导审批。大额付款：达到或超过大额付款标准的（大额标准根据公司规模及业务性质制定），由公司总经理或其授权的决策机构审批。2.审批流程付款申请表经部门负责人审核、财务部门审核后，按照审批权限依次提交各级审批人审批。审批人应认真审查付款申请，对不符合规定的付款申请予以驳回，并注明理由。对于重大付款事项或存在疑问的付款申请，审批人可要求经办人进一步说明情况或提供补充资料。付款执行1.付款方式选择支票支付：适用于同城结算，具有一定的安全性和便捷性。银行转账：包括网上银行转账、柜台转账等，是较为常用的付款方式，适用于同城及异地结算。汇票支付：分为银行汇票和商业汇票，适用于特定业务场景，具有一定的灵活性。现金支付：一般适用于符合公司现金使用范围规定的小额款项支付。其他支付方式：如电子支付平台支付等，根据实际业务需求和相关规定选择使用。2.付款流程经审批通过的付款申请，由财务部门根据付款方式安排付款。支票支付：财务人员填写支票，加盖公司财务章和法人章，登记支票领用记录，将支票交付给经办人或直接邮寄给收款人。银行转账：通过网上银行或柜台办理转账业务，录入收款账号、金额等信息，经授权后提交转账指令。转账完成后，打印转账回单作为付款凭证。汇票支付：财务人员按照规定开具汇票，交付给经办人或直接邮寄给收款人，并做好相关记录。现金支付：财务人员从库存现金中支取相应款项，由经办人签字领取，并在付款记录上登记。3.付款记录与核对财务部门应建立完善的付款记录台账，详细记录每一笔付款的日期、金额、收款人、付款方式、审批情况等信息。定期与银行对账单、收款方进行核对，确保付款金额准确无误，如有差异及时查明原因并进行调整。特殊付款管理1.预付款管理预付款申请：因业务需要支付预付款时，经办人应填写预付款申请表，详细说明预付款的原因、金额、预计结算时间等，并附上相关合同或协议。审批流程：按照预付款金额大小，参照付款审批权限进行审批。预付款跟踪与核销：财务部门对预付款进行跟踪管理，定期与经办人核对预付款使用情况。在相关业务结算时，及时冲减预付款，并做好记录。2.应付账款管理应付账款确认：财务部门应根据采购合同、发票等及时确认应付账款，确保金额准确无误。付款计划制定：结合公司资金状况和供应商付款要求，制定合理的应付账款付款计划。逾期账款处理：对于逾期未付的账款，财务部门应及时与供应商沟通，查明原因，并采取相应措施，如协商延期付款、支付逾期利息等，避免影响公司信誉。3.分期付款管理合同约定：涉及分期付款的业务，应在合同中明确付款方式、付款期限、每期付款金额等条款。付款执行：财务部门按照合同约定的付款时间和金额安排付款，并做好记录。监督与控制：对分期付款业务进行跟踪监督，确保公司按时履行付款义务，同时关注收款情况，保障公司利益。付款风险控制1.风险识别信用风险：包括供应商信用风险、客户信用风险等，可能导致款项无法收回或逾期收回。资金风险：如资金短缺、资金周转困难等，影响公司正常付款。操作风险：付款流程中的错误操作、信息泄露等可能给公司带来损失。合规风险：付款业务不符合法律法规及公司规定，可能引发法律纠纷。2.风险评估定期对付款业务进行风险评估，分析各种风险发生的可能性及影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。3.风险应对措施信用风险管理：建立供应商和客户信用档案，对信用状况进行评估和分级。对于信用等级较低的合作方，采取谨慎的付款政策，如要求提供担保、缩短付款期限等。资金风险管理：加强资金预算管理，合理安排资金，确保公司有足够的资金用于付款。同时，优化资金结构，提高资金使用效率。操作风险管理：加强付款流程内部控制，规范操作流程，提高财务人员业务水平和风险意识。对重要付款信息进行加密存储，防止信息泄露。合规风险管理：定期组织财务人员及相关业务人员进行法律法规培训，确保付款业务符合规定。建立内部审计机制，对付款业务进行定期审计，及时发现和纠正违规行为。监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对付款业务进行审计，检查付款流程的执行情况、审批手续的完整性、付款记录的准确性等。对审计中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务检查财务部门定期对付款业务进行自查，核对付款金额、账目记录等，确保财务数据准确无误。对发现的财务问题及时进行分析和处理，并向上级汇报。3.违