酒店临时挂账管理制度

酒店临时挂账管理制度一、总则（一）目的为规范酒店临时挂账行为，加强应收账款管理，保障酒店资金安全，提高财务管理效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于在酒店发生临时消费挂账行为的所有客户，包括但不限于住店客人、会议团队、宴会宾客、合作单位等。（三）基本原则1.信用评估原则：对申请临时挂账的客户进行信用评估，根据评估结果确定是否给予挂账权限及挂账额度。2.审批控制原则：严格执行挂账审批流程，确保每一笔挂账业务都经过授权批准，防止未经授权的挂账行为。3.账款核对原则：定期与客户进行账款核对，及时发现和解决账款差异问题，确保账款清晰准确。4.风险防范原则：加强应收账款风险管理，采取有效措施防范坏账损失，保障酒店资金安全。二、挂账客户信用评估（一）信用评估内容1.客户基本信息：包括客户名称、联系人、联系电话、地址、营业执照号码等。2.信用状况：查询客户的信用记录，了解其是否存在逾期还款、欠款纠纷等不良信用情况。3.经营状况：评估客户的经营规模、经营稳定性、盈利能力等，判断其还款能力。4.合作历史：查看客户与酒店以往的合作记录，包括消费金额、付款及时性、合作满意度等。（二）信用评估流程1.客户申请：客户向酒店提出临时挂账申请，填写《临时挂账申请表》，提供相关资料。2.资料审核：酒店销售部门或相关业务部门对客户提交的资料进行初审，核实资料的真实性和完整性。3.信用调查：财务部门根据初审结果，对客户进行信用调查，可通过查询信用报告、实地走访、电话核实等方式了解客户信用状况。4.信用评估：财务部门结合信用调查结果，对客户进行信用评估，确定客户的信用等级和挂账额度。5.审批决策：信用评估结果报酒店管理层审批，管理层根据评估情况决定是否给予客户临时挂账权限及具体的挂账额度。（三）信用等级划分及挂账额度设定1.信用等级划分：根据客户的信用状况，将客户信用等级分为优秀、良好、一般、较差四个等级。优秀：信用记录良好，经营状况稳定，还款能力强，与酒店合作历史悠久且付款及时。良好：信用记录较好，经营状况较稳定，有一定还款能力，与酒店合作较为愉快。一般：信用记录一般，经营状况存在一定不确定性，还款能力尚可，需进一步观察。较差：信用记录较差，经营状况不稳定，还款能力较弱，存在一定信用风险。2.挂账额度设定：优秀客户：给予较高的挂账额度，一般可根据其以往消费金额和经营规模确定，最高不超过[X]元。良好客户：挂账额度一般为[X]元至[X]元。一般客户：挂账额度控制在[X]元以内，并要求提供一定的担保措施。较差客户：原则上不给予挂账权限，如特殊情况需要挂账，必须提供足额担保，并经酒店高层特批。（四）信用评估调整1.酒店定期（每季度）对挂账客户的信用状况进行重新评估，根据客户的经营变化、付款情况等因素调整信用等级和挂账额度。2.如客户出现重大经营问题、逾期还款等情况，酒店应及时调低其信用等级，直至取消挂账权限，并采取相应的催收措施。三、挂账审批流程（一）申请环节1.客户如需在酒店临时挂账，应提前向酒店销售部门或相关业务部门提出申请，填写《临时挂账申请表》。申请表应包括客户基本信息、申请挂账额度、预计挂账期限、挂账事由等内容。2.申请部门负责对客户提交的申请表进行初步审核，核实客户信息的真实性和完整性，并对申请挂账额度和期限进行合理性评估。（二）审批环节1.初步审核通过后，申请表及相关资料提交至财务部门。财务部门根据客户信用评估结果进行审批。对于信用等级为优秀和良好的客户，挂账额度在规定范围内的，由财务经理审批。对于信用等级为一般的客户，挂账额度在[X]元以下的，由财务经理审批；挂账额度超过[X]元的，需报财务总监审批。对于信用等级为较差的客户，无论挂账额度大小，均需报酒店总经理审批。2.审批人应认真审查申请表及相关资料，核实客户信用状况和挂账需求，根据审批权限做出批准或不批准的决定。如批准，应明确挂账额度和期限；如不批准，应说明理由并及时反馈给申请部门。（三）授权环节1.审批通过后，财务部门根据审批意见在酒店财务管理系统中为客户开通临时挂账权限，并设置相应的挂账额度和期限。2.同时，财务部门应将审批结果通知申请部门和相关业务部门，告知客户已获得临时挂账资格及相关注意事项。四、挂账消费管理（一）消费登记1.客户在酒店发生挂账消费时，酒店各营业点应及时准确地记录消费信息，包括消费日期、消费项目、消费金额、客户姓名、挂账账号等。2.消费信息应在消费发生后[X]小时内录入酒店财务管理系统，确保系统数据与实际消费情况一致。（二）消费审核1.财务部门定期（每日）对各营业点录入的挂账消费信息进行审核，检查消费项目是否符合酒店规定、消费金额计算是否准确、挂账账号是否正确等。2.如发现消费信息存在问题，财务部门应及时与相关营业点沟通核实，并要求其进行更正。（三）挂账额度控制1.财务部门应实时监控客户的挂账余额，确保其不超过批准的挂账额度。当客户挂账余额接近或达到挂账额度时，财务部门应及时通知销售部门或相关业务部门，提醒客户付款或申请增加挂账额度。2.如客户挂账余额超过挂账额度，财务部门应立即停止其挂账权限，并通知相关部门采取催收措施。五、账款核对与结算（一）定期核对1.酒店财务部门每月定期（[具体日期]）与挂账客户进行账款核对，向客户发送《应收账款对账单》，详细列出客户本月的挂账消费明细、期初余额、本期发生额、期末余额等信息。2.客户应在收到对账单后的[X]个工作日内进行核对，并将核对结果反馈给酒店财务部门。如客户对账单内容有异议，应在反馈中注明差异原因及金额。（二）差异处理1.财务部门收到客户反馈后，应及时对账款差异进行核实。如属于酒店自身原因导致的差异，应在查明原因后及时调整账务，并向客户说明情况。2.如属于客户原因导致的差异，财务部门应与客户进一步沟通，要求客户提供相关证明材料，核实无误后进行账务调整。如客户对差异原因存在争议，应通过双方协商解决，协商不成的可通过法律途径解决。（三）结算方式1.现金结算：客户可在规定的付款期限内，以现金方式支付挂账款项。财务部门在收到现金后，应及时开具收款收据，并进行账务处理。2.银行转账：客户可通过银行转账方式支付挂账款项。财务部门应向客户提供准确的银行账户信息，包括开户行名称、账号等。客户转账成功后，财务部门应及时核对到账情况，并进行账务处理。3.支票结算：客户以支票方式支付挂账款项时，财务部门应审核支票的真实性、有效性和金额准确性。支票到账后，进行账务处理。如支票存在退票等情况，财务部门应及时通知客户，并采取相应的催收措施。（四）逾期账款处理1.如客户未在规定的付款期限内支付挂账款项，即形成逾期账款。财务部门应及时向销售部门或相关业务部门通报逾期情况，并共同制定催收方案。2.催收方式包括电话催收、邮件催收、上门催收等。对于逾期时间较短的客户，应以电话催收和邮件催收为主；对于逾期时间较长且金额较大的客户，可考虑上门催收。3.在催收过程中，应保持与客户的良好沟通，了解客户逾期付款的原因，并根据实际情况协商解决方案。如客户确实存在困难，可与其协商制定分期还款计划。4.对于逾期账款超过[X]天仍未收回的，酒店可采取进一步的措施，如暂停客户的挂账权限、加收逾期利息、通过法律途径追讨欠款等。六、担保管理（一）担保方式1.保证金担保：客户申请临时挂账时，可向酒店缴纳一定金额的保证金作为担保。保证金金额应根据客户的信用状况和挂账额度确定，一般不低于挂账额度的[X]%。2.第三方担保：由具有良好信用状况和经济实力的第三方为客户的挂账行为提供担保。第三方担保应签订书面担保合同，明确担保责任和义务。3.资产抵押担保：客户以其合法拥有的资产（如房产、车辆等）作为抵押物，为挂账行为提供担保。资产抵押应办理合法有效的抵押登记手续。（二）担保合同签订1.如客户选择保证金担保，酒店应与客户签订《保证金担保协议》，明确保证金的金额、缴纳方式、退还条件等内容。2.如客户选择第三方担保，酒店应与第三方签订《担保合同》，合同应包括被担保客户的基本信息、担保金额、担保期限、担保范围、担保责任、违约责任等条款。3.如客户选择资产抵押担保，酒店应与客户签订《资产抵押合同》，并按照法律规定办理抵押登记手续。抵押合同应明确抵押物的详细信息、抵押金额、抵押期限、抵押担保范围、抵押权实现方式等内容。（三）担保管理1.酒店财务部门负责对担保情况进行管理，建立担保台账，记录担保客户的基本信息、担保方式、担保金额、担保期限等内容。2.定期对担保情况进行检查，如发现担保客户存在逾期还款等风险情况，应及时采取措施，要求担保方履行担保责任。3.在客户结清挂账款项后，按照担保协议或合同的约定，及时退还保证金或解除第三方担保责任及资产抵押手续。七、监督与检查（一）内部审计监督1.酒店内部审计部门定期对临时挂账业务进行审计检查，审查挂账审批流程的执行情况、账款核对情况、担保管理情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务自查1.财务部门每月对临时挂账业务进行自查，重点检查挂账消费信息的准确性、挂账额度控制情况、账款核对情况等。2.对自查中发现的问题，应及时进行整改，并分析原因，采取措施加以防范。（三）考核与奖惩1.酒店建立临时挂账业务考核机制，对相关部门和人员在挂账管理工作中的表现进行考核评价。