行政管理归谁管理制度

行政管理归谁管理制度一、总则（一）目的为了明确公司行政管理工作的职责归属，确保行政管理工作的高效、有序开展，提高公司整体运营效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门，涵盖公司内部行政管理的各项事务，包括但不限于办公环境管理、办公用品管理、文件档案管理、会议管理、车辆管理、安全保卫管理等。（三）基本原则1.职责明确原则：明确各部门及岗位在行政管理工作中的具体职责，避免职责不清导致的工作推诿和效率低下。2.分工协作原则：行政管理工作涉及多个方面，各部门及岗位应在明确分工的基础上，加强协作配合，形成工作合力。3.高效规范原则：以提高工作效率为目标，建立规范的工作流程和标准，确保行政管理工作的质量和效果。4.服务至上原则：行政管理工作要以服务公司员工和业务发展为宗旨，不断提升服务水平和质量。二、行政管理职责分工（一）行政管理部门职责1.制度制定与完善负责制定、修订和完善公司各项行政管理规章制度，并监督执行情况。根据公司发展战略和实际需求，及时调整和优化行政管理流程。2.办公环境管理负责公司办公区域的规划、布局和调整，确保办公空间的合理利用。组织实施办公区域的清洁卫生、绿化美化等工作，营造良好的办公环境。管理公司办公设施设备，包括办公家具、电器设备、通讯设备等，定期进行检查、维护和更新，确保正常使用。3.办公用品管理制定办公用品采购计划，负责办公用品的选型、采购、验收、入库、保管和发放工作。建立办公用品领用台账，定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，合理控制办公用品费用支出。对办公用品的库存进行定期盘点，确保账实相符。4.文件档案管理负责公司各类文件的收发、登记、传阅、归档和保管工作，确保文件的安全和完整。制定文件管理制度，规范文件的起草、审核、签发、编号、印发等流程，提高文件处理效率和质量。建立和维护公司档案管理系统，对公司重要档案资料进行分类整理、扫描存储和检索利用，为公司决策提供支持。5.会议管理负责公司各类会议的组织安排，包括会议场地预订、会议设备调试、会议资料准备等工作。做好会议记录，及时整理会议纪要，并按照规定的程序进行传达和跟踪落实。对会议效果进行评估和分析，提出改进建议，不断提高会议质量和效率。6.车辆管理制定公司车辆管理制度，负责公司车辆的调度、使用、维修、保养和保险等工作。建立车辆使用台账，记录车辆的出车情况、行驶里程、油耗等信息，定期对车辆使用情况进行统计和分析。组织驾驶员的安全教育和培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能，确保行车安全。7.安全保卫管理制定公司安全保卫制度，负责公司办公区域的安全保卫工作，包括门禁管理、巡逻检查、消防安全等。组织开展安全教育培训和应急演练，提高员工的安全意识和应急处置能力。负责公司安全事故的调查处理，及时向上级主管部门报告，并采取有效措施防止事故扩大。8.其他行政管理工作负责公司各类证照的办理、年检和变更等工作。组织开展公司各类活动，如员工生日会、节日庆祝活动、团建活动等，丰富员工文化生活。完成公司领导交办的其他临时性行政管理工作任务。（二）其他部门职责1.协助配合各部门应积极配合行政管理部门开展工作，按照要求提供相关资料和信息。在行政管理工作涉及本部门业务时，应主动承担相应的职责，共同完成行政管理任务。2.本部门行政管理工作各部门负责本部门办公区域的日常管理，保持环境整洁、秩序良好。负责本部门办公用品的领用、使用和保管工作，合理控制费用支出。负责本部门文件资料的整理、归档和保管工作，确保文件资料的安全和完整。组织本部门员工参加公司组织的各类会议和活动，按照要求做好会议准备和活动参与工作。三、办公环境管理（一）办公区域规划与调整1.行政管理部门根据公司业务发展和人员变动情况，定期对办公区域进行评估和规划，提出调整方案，报公司领导审批后组织实施。2.在办公区域调整过程中，各部门应积极配合，按照要求及时搬迁办公设备和文件资料，确保调整工作顺利进行。（二）清洁卫生与绿化美化1.行政管理部门制定办公区域清洁卫生标准和绿化美化计划，明确清洁频次和绿化养护要求。2.安排专人负责办公区域的日常清洁卫生工作，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等，保持办公环境整洁干净。3.定期对办公区域的绿植进行浇水、施肥、修剪和病虫害防治等养护工作，确保绿植生长良好，美化办公环境。（三）办公设施设备管理1.行政管理部门建立办公设施设备台账，详细记录办公设施设备的名称、型号、购置时间、使用部门等信息。2.定期对办公设施设备进行检查和维护，及时发现并解决设备故障和安全隐患，确保设备正常运行。3.根据办公设施设备的使用年限和实际情况，制定更新计划，报公司领导审批后组织实施。4.员工在使用办公设施设备过程中，应遵守操作规程，爱护设备，如发现设备损坏或故障，应及时向行政管理部门报告。四、办公用品管理（一）采购计划制定1.行政管理部门根据公司办公用品的使用情况和库存状况，每月定期制定办公用品采购计划。2.采购计划应明确办公用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息，并报公司领导审批。（二）选型与采购1.行政管理部门根据采购计划，组织相关人员对办公用品进行选型，选择质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保采购工作的顺利进行。3.采购人员严格按照采购合同的要求，组织办公用品的采购工作，确保采购的办公用品符合公司要求。（三）验收与入库1.办公用品到货后，采购人员应及时通知行政管理部门进行验收。2.行政管理部门组织相关人员对办公用品的数量、规格、质量等进行验收，核对无误后在验收单上签字确认。3.验收合格的办公用品办理入库手续，由仓库管理人员按照类别和规格进行存放，并建立库存台账。（四）保管与发放1.仓库管理人员负责办公用品的保管工作，确保办公用品存放安全、整齐有序，防止损坏和丢失。2.员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到仓库领取办公用品。3.仓库管理人员按照领用申请表的内容发放办公用品，并在领用台账上进行登记，注明领用日期、领用人、办公用品名称和数量等信息。（五）库存盘点1.行政管理部门定期组织对办公用品库存进行盘点，一般每季度进行一次全面盘点，确保账实相符。2.盘点结束后，仓库管理人员编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析和总结，针对盘盈盘亏情况提出处理建议，报行政管理部门负责人审核后执行。五、文件档案管理（一）文件收发与登记1.公司对外来文件和内部文件实行统一收发制度，所有文件均由行政管理部门负责签收、登记。2.收到文件后，行政管理部门应及时在文件登记簿上记录文件的名称、文号、来文单位、日期、份数等信息，并按照文件的性质和内容进行分类。（二）文件传阅与处理1.行政管理部门根据文件的内容和性质，确定文件的传阅范围和传阅顺序，并将文件分发给相关人员传阅。2.传阅文件时，应在文件传阅单上注明传阅日期、传阅人姓名，确保文件能够及时、准确地传达到相关人员手中。3.相关人员在传阅文件后，应在文件传阅单上签字确认，并根据文件要求及时进行处理，将处理结果反馈给行政管理部门。（三）文件起草与审核1.公司内部文件的起草由相关部门或人员负责，文件起草应符合公司的政策法规和实际情况，内容准确、表述清晰、格式规范。2.文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核，审核内容包括文件的准确性、完整性、合规性等。3.经部门负责人审核通过的文件，报行政管理部门进行编号、印发。（四）文件编号与印发1.行政管理部门对审核通过的文件进行编号，编号应遵循唯一性和系统性原则，确保文件编号的准确性和连续性。2.根据文件编号，行政管理部门按照规定的格式进行文件印发，打印文件应清晰、整洁，确保文件质量。3.文件印发后，行政管理部门应将文件的纸质版和电子版分别存档，并按照文件的传阅范围进行发放。（五）文件归档与保管1.文件处理完毕后，行政管理部门应及时将文件进行归档，归档文件应按照类别和时间顺序进行整理，确保文件归档的规范性和完整性。2.建立文件档案保管制度，明确文件档案的保管期限、保管方式和保管地点，确保文件档案的安全和完整。3.定期对文件档案进行检查和清理，对超过保管期限或已失去保存价值的文件档案，按照规定的程序进行销毁处理。（六）档案管理系统建设与维护1.行政管理部门负责建立和维护公司档案管理系统，实现档案信息的电子化管理和共享。2.将公司各类档案资料按照规定的格式和要求录入档案管理系统，确保档案信息的准确、完整。3.定期对档案管理系统进行备份，防止数据丢失，同时加强对档案管理系统的安全防护，防止信息泄露。六、会议管理（一）会议计划制定1.行政管理部门根据公司工作安排和实际需求，每月制定公司会议计划，明确会议的名称、时间、地点、参会人员、会议主题和议程等信息。2.会议计划应提前发布，以便参会人员做好准备。如遇会议时间、地点等变更，应及时通知参会人员。（二）会议组织安排1.根据会议计划，行政管理部门负责会议场地的预订、会议设备的调试、会议资料的准备等工作。2.会议资料包括会议议程、会议材料、汇报材料等，应在会议前发放给参会人员，确保参会人员对会议内容有充分的了解。3.会议组织人员应提前到达会议场地，做好会议签到、引导参会人员就座等准备工作，确保会议按时开始。（三）会议记录与纪要整理1.会议过程中，安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论情况、决策事项等信息。2.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，会议纪要应准确、客观地反映会议的主要内容和决策结果，经会议主持人审核后发送给参会人员和相关部门。3.会议纪要应明确责任人和完成时间，以便跟踪落实会议决策事项。（四）会议跟踪与落实1.行政管理部门负责对会议决策事项的执行情况进行跟踪和督促，及时了解工作进展情况，协调解决存在的问题。2.相关部门应按照会议纪要的要求，按时完成工作任务，并将工作进展情况及时反馈给行政管理部门。3.行政管理部门定期对会议决策事项的执行情况进行总结和汇报，确保会议决策事项得到有效落实。七、车辆管理（一）车辆调度与使用1.行政管理部门负责公司车辆的调度工作，根据工作需要合理安排车辆的使用，确保车辆资源的高效利用。2.员工因工作需要使用车辆时，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人审批后交行政管理部门调度。3.行政管理部门根据车辆使用申请表的内容，结合车辆的使用情况和驾驶员的工作安排，及时安排车辆，并通知驾驶员做好出车准备。4.驾驶员接到出车任务后，应提前检查车辆的性能和安全状况，确保车辆正常运行。出车过程中，应严格遵守交通规则，安全驾驶，文明行车。（二）车辆维修与保养1.驾驶员在车辆使用过程中，如发现车辆故障或异常情况，应及时向行政管理部门报告。2.行政管理部门根据车辆的故障情况，安排车辆到指定的维修厂进行维修，并对维修过程进行监督。3.建立车辆维修档案，记录车辆的维修时间、维修项目、维修费用等信息，便于对车辆维修情况进行跟踪和管理。4.按照车辆保养手册的要求，定期对车辆进行保养，确保车辆性能良好，延长车辆使用寿命。（三）车辆保险与年检1.行政管理部门负责公司车辆的保险购买工作，按照规定的险种和保额为车辆购买保险，确保车辆在发生意外事故时能够得到有效的保障。2.及时办理车辆年检手续，确保车辆符合国家相关规定和安全标准。在车辆年检前，对车辆进行全面检查和维护，确保车辆能够顺利通过年检。（四）驾驶员管理1.行政管理部门负责驾驶员的招聘、培训、考核和管理工作，确保驾驶员具备良好的驾驶技能和职业素养。2.定期组织驾驶员参加安全教育培训和业务培训，提高驾驶员的安全意识和服务水平。3.建立驾驶员考核制度，对驾驶员的工作表现、安全行车情况、服务质量等进行考核，考核结果与驾驶员的绩效挂钩。4.驾驶员应遵守公司的各项规章制度，服从行政管理部门的调度和安排，认真履行工作职责。八、安全保卫管理（一）门禁管理1.行政管理部门负责公司门禁系统的管理和维护，制定门禁管理制度，明确门禁卡的办理、使用和保管要求。2.员工应妥善保管门禁卡，不得转借他人。进入公司办公区域时，应主动出示门禁卡，配合门禁管理人员进行身份验证。3.外来人员进入公司办公区域，应提前与被访人员联系，经被访人员同意后，在门禁处登记并领取临时访客证，方可进入公司。（二）巡逻检查1.安排专人负责公司办公区域的巡逻检查工作，制定巡逻计划，明确巡逻路线、巡逻时间和巡逻内容。2.巡逻人员应按时对公司办公区域进行巡逻，重点检查门窗、水电设施、消防器材等是否正常，发现问题及时报告并处理。3.做好巡逻记录，记录巡逻时间、巡逻路线、发现的问题及处理情况等信息，以备查阅。（三）消防安全管理1.行政管理部门负责公司消防安全管理工作，制定消防安全制度，明确消防安全责任和消防安全措施。2.定期组织员工参加消防安全培训和应急演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。3.确保公司办公区域消防设施设备完好有效，定期对消防器材进行检查、维护和更新，保证消防通道畅通无阻。4.加强对公司用电、用火、用气等