费用支出审批管理制度

费用支出审批管理制度一、总则（一）目的为了加强公司费用支出的内部控制与管理，规范费用支出审批流程，提高资金使用效益，确保公司各项费用支出合理、合规、真实、有效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有费用支出审批管理。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规、公司内部规章制度以及相关政策要求。2.合理性原则：费用支出应与公司的经营活动、业务需求相匹配，具有必要性和合理性。3.真实性原则：费用支出所涉及的经济业务应真实发生，相关凭证、票据等应真实、有效。4.审批权限明确原则：明确各级管理人员在费用支出审批中的职责和权限，不得越权审批。5.流程规范原则：费用支出审批应按照规定的流程进行，确保审批环节严谨、有序。二、费用支出分类及定义（一）办公费用指公司日常办公所需的费用，包括办公用品、文具、纸张、电脑耗材、办公设备维修保养费等。（二）差旅费员工因公务出差所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。（三）业务招待费公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的餐饮、住宿、礼品、娱乐等费用。（四）通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用、固定电话费用等。（五）车辆费用公司车辆的购置、加油、维修保养、保险、年检、停车等费用。（六）会议费公司组织召开各类会议所发生的场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。（七）培训费员工参加各类培训所发生的培训费用，包括培训课程费、教材费、差旅费等。（八）广告宣传费公司为推广产品、服务或提升品牌形象所发生的广告制作、投放、宣传活动等费用。（九）其他费用除上述费用以外的其他费用支出，如水电费、物业费、审计费、咨询费等。三、费用支出审批流程（一）费用申请1.填写申请单：费用支出经办人应根据费用发生的实际情况，如实填写《费用支出申请单》，详细注明费用支出的事由、金额、支付方式、预计支付时间等信息，并附上相关的证明材料（如发票、合同、审批文件等）。2.部门负责人审核：部门负责人对费用支出的必要性、合理性进行审核，确认费用支出与本部门业务相关，并签署审核意见。如不同意支出，应说明理由并退回申请单。3.财务部门审核：财务部门对费用申请的合规性、预算情况进行审核，重点审核费用支出是否符合公司财务制度、是否在预算范围内、相关凭证是否齐全合规等。如不符合要求，应要求经办人补充或更正相关资料，审核通过后签署审核意见。（二）费用审批1.基层管理人员审批：根据费用金额大小，按照公司规定的审批权限，由相应层级的基层管理人员进行审批。审批人应认真审查费用申请的内容，对费用支出的真实性、合理性、合规性负责，并签署审批意见。2.中层管理人员审批：超过基层管理人员审批权限的费用支出，需报中层管理人员审批。中层管理人员在审批时，应综合考虑公司整体利益和费用支出的影响，做出审批决策，并签署审批意见。3.高层管理人员审批：对于重大费用支出或超出中层管理人员审批权限的费用，需报高层管理人员审批。高层管理人员应从公司战略和整体运营的角度进行审批，确保费用支出符合公司长远发展利益。（三）费用报销1.报销凭证整理：费用支出经办人在费用支出完成后，应及时收集、整理相关的报销凭证，并按照公司财务制度的要求进行粘贴、分类。报销凭证应包括发票、收据、合同、审批文件等，确保凭证真实、有效、完整。2.再次提交报销申请：经办人将整理好的报销凭证及填写完整的《费用报销单》一并提交给财务部门。财务部门对报销凭证进行再次审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否与审批金额一致等。如发现问题，应及时与经办人沟通并要求更正。3.报销支付：经财务部门审核无误后，按照公司规定的支付方式进行费用报销支付。如采用银行转账方式支付，应确保收款人信息准确无误；如采用现金支付，应严格按照现金管理规定办理。四、费用支出审批权限（一）一般费用审批权限1.基层管理人员：审批金额在[x]元以下的费用支出。2.中层管理人员：审批金额在[x]元至[x]元之间的费用支出。3.高层管理人员：审批金额在[x]元以上的费用支出。（二）特殊费用审批权限1.重大业务招待费：单次金额超过[x]元的业务招待费，需经总经理审批。2.大额广告宣传费：单项广告宣传费用超过[x]元的，需经董事长审批。3.重大投资项目费用：涉及公司重大投资项目的费用支出，按照公司投资管理制度的相关规定进行审批。（三）预算外费用审批权限对于超出预算范围的费用支出，除按照上述审批权限进行审批外，还需经过预算管理部门的审核，并说明费用支出的必要性和调整预算的理由，报公司管理层批准。五、费用支出标准（一）办公费用1.办公用品采购：应根据实际需求合理采购，严格控制办公用品的库存。办公用品的采购应通过公司指定的供应商进行，采购价格应在市场合理范围内。2.办公设备维修保养：办公设备维修保养应遵循经济、实用的原则，选择有资质、信誉好的维修服务提供商。维修费用应在预算范围内，对于较大金额的维修项目，应提前进行评估和审批。（二）差旅费1.交通费用：根据员工的职级和出差目的地，规定不同的交通乘坐标准，如飞机舱位、火车座位等级等。原则上应选择经济实惠的交通方式，特殊情况需乘坐高等级交通工具的，应提前申请并说明理由。2.住宿费用：根据出差地区的经济水平和公司规定，制定不同的住宿标准。员工应选择符合标准的酒店或住宿场所，不得超标准住宿。如因特殊原因需要超出标准的，应提前报上级领导审批。3.餐饮补贴：按照出差天数和地区，给予相应的餐饮补贴。餐饮补贴应包含在差旅费报销范围内，不得重复报销餐饮费用。（三）业务招待费1.招待标准：根据业务活动的性质和重要程度，制定不同的业务招待标准。业务招待应注重实效，不得铺张浪费。严禁以业务招待为名进行公款吃喝、娱乐等违规行为。2.招待审批：业务招待费应提前填写《业务招待费申请单》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，按照审批权限进行审批。未经审批的业务招待费，财务部门不予报销。（四）通讯费1.员工通讯费补贴：根据员工的工作岗位和职级，给予相应的通讯费补贴。通讯费补贴应按月发放，员工需提供真实有效的通讯费用发票进行报销。2.通讯设备购置：公司因工作需要为员工购置通讯设备的，应按照固定资产管理规定进行审批和核算。通讯设备的购置应符合公司实际业务需求，不得盲目配备高档设备。（五）车辆费用1.车辆购置：公司车辆购置应按照公司固定资产管理制度和预算管理规定进行审批。车辆购置应综合考虑公司业务发展需要、经济可行性等因素，选择合适的车型和配置。2.车辆运行费用：车辆加油、维修保养、保险等费用应按照公司规定的标准和流程进行报销。车辆维修保养应选择正规的维修厂，确保维修质量和费用合理。车辆保险应按照公司要求选择合适的保险公司和保险险种，确保车辆安全运营。（六）会议费1.会议预算：组织召开会议前，应编制会议预算，明确会议各项费用支出的标准和金额。会议预算应报公司相关领导审批后执行。2.会议费用控制：会议费用应严格按照预算执行，不得超支。会议场地租赁、设备租赁、餐饮、住宿等费用应选择性价比高的供应商，确保会议费用合理、合规。（七）培训费1.培训计划：公司应制定年度培训计划，明确培训项目、培训对象、培训时间、培训费用预算等内容。培训计划应报公司管理层审批后实施。2.培训费用报销：员工参加公司组织的培训，培训费用应按照公司规定的标准和流程进行报销。培训费用应包括培训课程费、教材费、差旅费等，严禁借培训之名进行旅游、娱乐等违规行为。（八）广告宣传费1.广告宣传计划：公司应制定年度广告宣传计划，明确广告宣传的目标、内容、渠道、费用预算等内容。广告宣传计划应报公司管理层审批后实施。2.广告宣传费用控制：广告宣传费用应严格按照预算执行，不得超支。广告宣传应注重效果评估，选择合适的广告宣传渠道和方式，确保广告宣传费用投入产出比合理。（九）其他费用1.水电费：水电费应按照实际发生金额进行结算，公司应加强对水电费的管理，定期进行抄表、核算，确保费用支出准确无误。2.物业费：物业费应按照与物业公司签订的合同约定进行支付，公司应监督物业公司的服务质量，确保物业服务符合合同要求。3.审计费、咨询费：审计费、咨询费等费用应根据公司实际需求聘请专业机构进行，并按照合同约定支付费用。费用支付前应经过公司相关领导审批。六、费用支出监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对费用支出情况进行审计检查，重点检查费用支出的真实性、合理性、合规性以及审批流程的执行情况等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督财务部门在日常工作中应对费用支出进行审核监督，对不符合规定的费用支出有权拒绝报销，并及时向相关部门和领导反馈情况。同时，财务部门应定期对费用支出情况进行统计分析，为公司费用控制提供数据支持。（三）公司管理层监督公司管理层应加强对费用支出的管理和监督，定期听取费用支出情况汇报，对重大费用支出事项进行决策和审批。对发现的费用支出违规行为，应严肃处理，追究相关人员的责任。七、违规处理（一）违规行为界定1.费用支出虚假报销：指通过虚构经济业务、伪造报销凭证等手段骗取公司费用报销的行为。2.超标准、超范围支出：指费用支出超出公司规定的标准或范围，未经审批擅自提高标准、扩大范围的行为。3.未经审批支出：指未按照公司规定的审批流程进行审批，擅自发生费用支出的行为。4.其他违规行为：指违反国家法律法规、公司内部规章制度以及本制度规定的其他费用支出违规行为。（二）违规处理措施1.责令改正：对于发现的费用支出违规行为，责令相关责任人立即改正，退回违规报销的费用。2.警告处分：对情节较轻