项目建设材料管理制度

项目建设材料管理制度一、总则（一）目的为加强项目建设材料管理，确保项目材料供应及时、质量合格、成本可控，保障项目顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目建设过程中的材料采购、运输、存储、使用及回收等环节的管理。（三）基本原则1.按需采购原则：根据项目建设进度和实际需求，合理安排材料采购计划，避免积压和浪费。2.质量第一原则：严格把控材料质量，确保所采购材料符合项目设计要求和相关标准规范。3.成本控制原则：在保证材料质量的前提下，通过合理的采购策略、供应商管理和成本核算，降低材料采购成本和项目总成本。4.规范管理原则：建立健全材料管理流程和制度，明确各部门职责和工作标准，实现材料管理的规范化、标准化。二、职责分工（一）项目部门1.根据项目建设进度，及时编制材料需求计划，并提交给采购部门。2.负责对进场材料进行验收，检查材料的品种、规格、数量、质量等是否符合要求，对验收合格的材料办理入库手续，对不合格材料及时通知采购部门处理。3.合理安排材料的堆放和存储，做好施工现场材料的管理工作，防止材料丢失、损坏和浪费。4.负责监督施工人员正确使用材料，对材料的使用情况进行统计和分析，及时发现和解决材料使用过程中出现的问题。（二）采购部门1.根据项目部门提交的材料需求计划，结合市场情况，制定采购计划，选择合适的供应商进行采购。2.负责与供应商签订采购合同，明确采购材料的品种、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点等条款，并跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量供应材料。3.负责组织材料的运输和到货验收工作，对验收过程中发现的问题及时与供应商沟通解决。4.建立供应商管理档案，定期对供应商进行评估和考核，淘汰不合格供应商，建立优质供应商名录。（三）仓库管理部门1.负责仓库的日常管理工作，包括仓库的安全、卫生、消防等工作，确保仓库环境良好，材料存储安全。2.按照材料的类别、规格、型号等进行分类存放，做好材料的标识和台账管理工作，确保材料账物相符。3.负责办理材料的出入库手续，根据项目部门的领料单发放材料，对发出的材料进行登记和记录，定期盘点库存，编制库存报表。4.负责对库存材料进行保管和维护，防止材料受潮、生锈、变质等，对损坏或过期的材料及时进行清理和处理。（四）质量控制部门1.制定材料质量检验标准和检验流程，对采购的材料进行质量检验，确保所采购材料符合质量要求。2.对进场材料进行抽检或全检，对检验合格的材料出具质量检验报告，对不合格材料及时通知采购部门进行退货或换货处理。3.参与对材料供应商的质量评估和考核工作，提出质量改进建议，协助采购部门选择优质供应商。（五）财务部门1.负责审核材料采购合同，对合同中的价格、付款方式等条款进行把关，确保合同条款符合公司财务规定。2.按照合同约定及时支付材料采购款项，做好材料采购成本的核算和分析工作，为公司成本控制提供数据支持。3.参与材料盘点工作，对盘点结果进行审核和监督，确保账实相符。三、材料采购管理（一）采购计划编制1.项目部门应根据项目建设进度计划，提前[X]天编制详细的材料需求计划，明确材料的品种、规格、数量、型号、技术要求等信息，并提交给采购部门。2.采购部门收到项目部门的材料需求计划后，应结合库存情况、市场供应情况等进行综合分析，制定采购计划。采购计划应包括采购材料的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容。3.采购计划应经项目部门、采购部门、财务部门等相关部门审核后，报公司主管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料，并进行整理和分析。2.根据采购材料的类别和要求，从供应商信息库中筛选出合格的供应商进行询价和报价。询价时应向至少[X]家供应商发出询价函，要求供应商提供详细的报价清单，包括材料价格、运输费用、税费、交货时间等内容。3.采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择价格合理、质量可靠、信誉良好的供应商作为中标候选人。中标候选人确定后，采购部门应与其进行商务谈判，进一步明确采购合同的条款和细节。4.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购材料的品种、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目部门、仓库管理部门、财务部门等相关部门。5.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）采购合同管理1.采购合同签订后，采购部门应指定专人负责合同的跟踪和执行，确保合同条款得到有效履行。2.采购部门应及时了解供应商的生产进度和交货情况，如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施确保按时交货。如供应商确实无法按时交货，采购部门应及时调整采购计划，并通知项目部门和相关部门。3.采购部门应按照合同约定及时支付材料采购款项，付款前应审核供应商提交的发票、送货单、验收单等相关凭证，确保凭证齐全、真实、有效。4.采购合同执行过程中如发生纠纷或争议，采购部门应及时与供应商协商解决，协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。（四）采购成本控制1.采购部门应通过市场调研、询价、招标等方式，选择合适的采购渠道和供应商，争取最优惠的采购价格。2.在采购过程中，采购部门应充分考虑材料的运输成本、存储成本、质量成本等因素，综合评估采购总成本，选择总成本最低的采购方案。3.采购部门应加强与供应商的沟通和谈判，争取更有利的付款方式和付款期限，合理安排资金，降低资金成本。4.财务部门应定期对采购成本进行核算和分析，对比采购预算与实际采购成本的差异，找出成本控制的关键点和存在的问题，并及时向公司管理层汇报。四、材料运输管理（一）运输方式选择1.根据材料的性质、数量、运输距离、交货时间等因素，采购部门应选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、水路运输、航空运输等。2.对于价值较高、运输距离较远、交货时间较紧的材料，可优先选择航空运输或铁路运输；对于价值较低、运输距离较近、交货时间要求不高的材料，可选择公路运输或水路运输。（二）运输合同签订1.采购部门负责与运输公司签订运输合同，明确运输公司的责任和义务，包括运输材料的品种、规格、数量、运输起点、运输终点、运输时间、运输费用、违约责任等内容。2.运输合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目部门、仓库管理部门等相关部门。（三）运输过程监控1.采购部门应要求运输公司在运输过程中采取必要的防护措施，确保材料安全无损运输。如因运输公司原因导致材料损坏或丢失，运输公司应承担相应的赔偿责任。2.采购部门应及时跟踪运输进度，了解材料的运输位置和预计到达时间，并将运输信息及时通知项目部门和仓库管理部门。3.如遇恶劣天气、交通拥堵等不可抗力因素导致运输延误，运输公司应及时通知采购部门，并采取措施尽量减少延误时间。采购部门应及时调整项目进度计划，并与项目部门、供应商等相关方进行沟通协调。（四）运输费用结算1.运输费用结算应按照运输合同约定的方式和时间进行。运输公司完成运输任务后，应及时向采购部门提交运输发票和运输清单等相关凭证。2.采购部门审核运输发票和运输清单等相关凭证无误后，按照合同约定支付运输费用。五、材料存储管理（一）仓库规划与布局1.仓库管理部门应根据项目建设材料的种类、数量、存储要求等因素，合理规划仓库的布局，设置不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、危险化学品区等。2.仓库内应设置明显的标识牌，标明材料的类别、规格、型号、批次等信息，便于材料的查找和管理。3.仓库应配备必要的存储设备和设施，如货架、货柜、托盘、叉车、吊车等，确保材料存储安全、整齐、有序。（二）入库管理1.材料到货后，仓库管理部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和质量检验标准，对材料的品种、规格、数量、质量等进行认真检查，确保材料符合要求。2.验收合格的材料，仓库管理部门应办理入库手续，填写入库单，注明材料的名称、规格、数量、型号、批次、供应商等信息，并将入库单交采购部门、项目部门等相关部门。3.验收不合格的材料，仓库管理部门应及时通知采购部门处理。采购部门应根据实际情况，与供应商协商退货、换货或补货等事宜。（三）存储管理1.仓库管理部门应按照材料的类别、规格、型号等进行分类存放，做到账物相符。对于易燃易爆、有毒有害等危险化学品，应按照相关规定进行单独存放，并采取必要的安全防护措施。2.仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，定期对库存材料进行检查和盘点，及时发现和处理材料的损坏、变质、过期等问题。3.仓库管理部门应建立库存台账，详细记录材料的出入库情况，包括出入库日期、材料名称、规格、数量、型号、批次、供应商、领用部门等信息。库存台账应定期与财务部门进行核对，确保账账相符。（四）出库管理1.项目部门因施工需要领用材料时，应填写领料单，注明材料的名称、规格、数量、型号、用途等信息，并经项目负责人签字批准后，提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门根据领料单发放材料，并在领料单上签字确认。发放材料时，应遵循先进先出的原则，确保材料的质量和使用价值。3.仓库管理部门应及时更新库存台账，记录材料的出库情况，并定期向财务部门报送库存报表。六、材料使用管理（一）材料使用计划1.项目部门应根据施工进度计划，提前编制材料使用计划，明确各施工阶段所需材料的品种、规格、数量、型号等信息，并提交给仓库管理部门。2.材料使用计划应经项目负责人审核后，报公司主管领导审批。审批通过后的材料使用计划作为项目部门领用材料的依据。（二）材料领用1.项目部门应按照审批后的材料使用计划，到仓库管理部门领用材料。领用材料时，应填写领料单，并经项目负责人签字批准。2.仓库管理部门根据领料单发放材料，并在领料单上签字确认。发放材料时，应核对领料单与库存台账的一致性，确保发放材料的准确性。3.对于贵重材料、限量材料等特殊材料，仓库管理部门应实行限额领料制度，严格控制材料的领用数量。项目部门如需超限额领用材料，应经公司主管领导批准。（三）材料使用监督1.项目部门应合理安排施工人员使用材料，避免材料的浪费和闲置。施工人员应严格按照施工规范和操作规程使用材料，确保材料的使用质量和安全。2.质量控制部门应加强对施工现场材料使用情况的监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.项目部门应定期对材料的使用情况进行统计和分析，及时发现和解决材料使用过程中出现的问题，如材料浪费严重、使用不合理等问题。（四）材料回收与再利用1.项目施工过程中产生的可回收材料，如边角料、废旧钢材、木材等，项目部门应组织施工人员进行回收，并交仓库管理部门统一保管。2.仓库管理部门对回收的材料进行分类整理，对可再利用的材料进行标识和存放，并根据公司相关规定进行处理。如需对外出售回收材料，应按照公司规定的程序进行审批和操作。3.公司应鼓励项目部门开展材料回收与再利用工作，对在材料回收与再利用方面表现突出的项目部门和个人给予奖励。七、材料盘点管理（一）盘点计划制定1.仓库管理部门应定期组织材料盘点工作，盘点周期一般为[X]个月。盘点前，仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等内容。2.盘点计划应经仓库管理部门负责人审核后，报公司主管领导审批。审批通过后的盘点计划作为盘点工作的依据。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划的要求，对库存材料进行逐一清点和核对，确保账物相符。盘点过程中，应认真记录材料的实际数量、规格、型号、批次等信息，并与库存台账进行比对。2.对于盘盈、盘亏的材料，盘点人员应查明原因，并填写盘点差异表，注明差异的材料名称、规格、数量、原因等信息。3.盘点结束后，盘点人员应及时整理盘点资料，编制盘点报告，报送仓库管理部门负责人和公司主管领导。盘点报告应包括盘点基本情况、盘点结果、差异原因分析、处理建议等内容。（三）盘点结果处理1.对于盘盈的材料，仓库管理部门应查明原因，如系采购数量多于合同约定数量、验收计