运输公司合同管理制度

运输公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类运输合同，包括但不限于货物运输合同、车辆租赁合同、运输服务外包合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，对合同条款的法律风险进行评估并提出修改建议。2.参与重大合同的谈判，提供法律支持和咨询服务。3.处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。（二）业务部门1.负责合同的前期洽谈、起草、发起签订流程。2.对合同相对方的主体资格、信用状况等进行调查和初审。3.组织合同的履行，跟踪合同执行情况，及时解决履行过程中出现的问题。4.负责合同变更、解除等事项的提出和办理。（三）财务部门1.参与合同的审核，对合同涉及的财务条款进行审查，提出财务风险防范建议。2.负责合同款项的收付管理，监督合同款项的支付情况。3.协助处理合同纠纷中的财务问题。（四）行政管理部门1.负责合同档案的统一管理，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程资料的归档。2.协助业务部门办理合同签订所需的各类证照、印章等手续。三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.业务部门应通过多种渠道对合同相对方进行调查，包括但不限于工商登记信息、经营状况、信用记录、涉诉情况等。2.优先选择具有良好商业信誉、经营资质合法、财务状况良好的相对方。对于新合作的相对方，应进行严格的尽职调查。3.建立合同相对方黑名单制度，对于存在严重违约行为、欺诈行为等不良记录的相对方，禁止与其签订合同。（二）合同文本起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确、具体、完整，包括但不限于双方当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起纠纷的表述。对于重要条款和特殊要求，应进行详细说明。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交至法务部门进行合法性审查。法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。2.法务部门审查通过后，合同文本流转至财务部门进行财务条款审查。财务部门应重点审查合同价款的支付方式、支付时间、发票开具等条款，并在[X]个工作日内完成审查并反馈意见。3.业务部门根据法务部门和财务部门的审查意见对合同文本进行修改完善，修改后的合同文本再次提交审核，直至审核通过。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.签订合同应使用统一编号的合同文本，合同签订日期应明确填写。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人员、时间节点等。2.履行计划应报分管领导审批后实施，并及时将履行计划告知相关部门和人员。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同履行的跟踪与监督，定期检查合同履行情况，及时发现并解决履行过程中出现的问题。2.对于合同履行过程中可能影响公司利益的重大事项，业务部门应及时向分管领导汇报，并提出解决方案。3.财务部门应监督合同款项的收付情况，确保款项收付符合合同约定和公司财务制度。（三）变更与解除1.合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如需解除合同，业务部门应按照合同约定或法律法规规定的程序办理，并及时通知相关部门和人员。解除合同应签订书面解除协议，明确双方的权利义务。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况告知法务部门、财务部门等，并对合同档案进行相应调整。五、合同风险防范（一）法律风险防范1.法务部门应定期对公司合同管理情况进行法律风险评估，及时发现潜在的法律风险，并提出防范措施。2.加强对业务人员的法律培训，提高业务人员的法律意识和风险防范能力。在合同签订和履行过程中，业务人员应严格遵守法律法规，依法维护公司合法权益。（二）信用风险防范1.业务部门应加强对合同相对方信用状况的动态监控，及时掌握其经营变化情况。对于信用状况下降或出现异常的相对方，应及时采取风险防范措施，如暂停合作、要求提供担保等。2.建立合同相对方信用评价机制，定期对合同相对方的信用表现进行评价，评价结果作为今后是否继续合作及合作条件的重要依据。（三）财务风险防范1.财务部门应严格审核合同款项的收付条款，确保款项收付安全、及时、准确。对于大额合同款项的支付，应按照公司财务审批制度进行审批。2.加强应收账款管理，定期对应收账款进行清理和催收，确保公司资金回笼。对于逾期未收回的应收账款，应及时采取法律手段或其他有效措施进行追讨。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，业务部门如发现可能引发合同纠纷的迹象，应及时向分管领导汇报，并采取相应的预防措施。2.法务部门应密切关注合同履行情况，对可能引发纠纷的问题提前进行分析和研究，制定应对预案。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向分管领导汇报。2.分管领导根据业务部门的汇报，组织法务部门、财务部门等相关部门进行研究讨论，确定纠纷处理方案。3.对于一般性合同纠纷，由业务部门与合同相对方协商解决。协商过程中，应注意保留相关证据材料，协商结果应形成书面协议。4.如协商不成，可根据合同约定或法律法规规定，通过仲裁或诉讼等方式解决。在仲裁或诉讼过程中，公司应积极配合，提供相关证据材料，依法维护公司合法权益。（三）纠纷总结与改进1.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时对纠纷产生的原因、处理过程及结果进行总结分析，形成书面报告。2.法务部门应根据纠纷总结报告，对公司合同管理制度进行评估，针对存在的问题提出改进建议，完善合同管理制度，防止类似纠纷再次发生。七、合同档案管理（一）档案收集1.行政管理部门负责合同档案的收集工作，业务部门应在合同签订、履行、变更、终止等过程中及时将相关资料整理后移交行政管理部门。2.合同档案资料应包括合同文本、合同审批表、相对方资质证明文件、履行过程中的往来函件、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等。（二）档案整理与归档1.行政管理部门对收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。2.整理后的合同档案应及时归档，存放于专门的档案柜中，并建立电子档案目录，便于查询和管理。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到行政管理部门查阅。2.如需借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、分管领导签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.查阅和借阅合同档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借或丢失档案资料。（四）档案保管与销毁1.行政管理部门应妥善保管合同档案，确保档案的安全和完整。定期