部门信息保密管理制度

部门信息保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门信息安全管理，保护公司及员工的商业秘密、敏感信息等，防止信息泄露、滥用和不当获取，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工，包括正式员工、临时工、实习生、外包人员等。（三）定义1.部门信息：指公司各部门在日常运营、业务开展、项目实施等过程中所涉及的各类信息，包括但不限于客户信息、业务数据、技术资料、财务信息、管理文件等。2.保密信息：具有商业价值、敏感性质或受法律法规保护，未经授权不得披露给第三方的信息。（四）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业规定，确保信息保密管理活动合法合规。2.预防为主原则：采取积极有效的措施预防信息泄露事件的发生，加强对信息流转全过程的监控和管理。3.最小化原则：仅向员工提供完成工作所需的最少信息，限制信息的访问和使用范围。4.责任明确原则：明确各部门和人员在信息保密管理中的职责和权限，做到责任到人。二、保密信息范围（一）客户信息1.客户基本资料，如姓名、联系方式、地址、企业组织代码等。2.客户交易记录、订单信息、购买偏好、消费习惯等。3.客户对公司产品或服务的反馈、评价及相关沟通记录。（二）业务数据1.公司业务运营数据，如销售数据、市场份额数据、库存数据等。2.业务流程文档、操作手册、业务模型等。3.项目相关数据，包括项目计划、进度、预算、成果等。（三）技术资料1.公司自主研发的技术方案、算法、源代码、技术诀窍等。2.产品设计图纸、技术规格书、测试报告等。3.与技术合作方签订的保密协议中涉及的技术信息。（四）财务信息1.财务报表、财务预算、成本核算数据等。2.资金流向、账户信息、税务信息等。3.财务分析报告及相关内部资料。（五）管理文件1.公司内部管理制度、流程文件、会议纪要等。2.人力资源相关信息，如员工薪酬、绩效评估、人员档案等（涉及员工隐私部分按相关规定处理）。3.公司战略规划、发展目标、市场策略等。（六）其他保密信息1.尚未公开披露的公司重大决策、投资意向、合作机会等。2.因业务需要从第三方获取并负有保密义务的信息。3.经公司认定为保密信息的其他各类信息。三、部门职责（一）保密管理部门职责1.负责制定、修订和完善公司部门信息保密管理制度，并监督制度的执行情况。2.组织开展信息保密培训和教育活动，提高员工的保密意识和技能。3.对涉及保密信息的项目、业务活动等进行保密审查和监督。4.协调处理信息保密工作中的重大问题和事件，及时向上级汇报。5.负责与外部相关方签订保密协议，并监督协议的履行情况。（二）部门负责人职责1.为本部门信息保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的信息保密管理工作。2.确保本部门员工了解并遵守公司信息保密制度，对员工进行日常保密教育和培训。3.对本部门涉及保密信息的业务活动、文件资料等进行审核和管理，防止信息泄露。4.发现本部门存在信息保密隐患或违规行为时，及时采取措施进行整改，并向保密管理部门报告。（三）员工职责1.严格遵守公司信息保密制度，自觉维护公司信息安全。2.妥善保管个人涉及保密信息的工作资料、设备等，防止丢失、被盗或未经授权的访问。3.在工作中需要接触保密信息时，按照规定的流程和权限进行操作，不得擅自扩大信息的知悉范围。4.未经公司书面授权，不得将保密信息泄露给公司内部无关人员或外部第三方。5.如发现保密信息可能被泄露或存在其他安全隐患，应立即向部门负责人报告，并积极协助采取措施进行处理。四、信息保密措施（一）物理安全措施1.对存放保密信息的办公场所、机房、档案室等采取安全防护措施，如安装门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。2.对涉及保密信息的纸质文件、存储介质等进行妥善保管，存放在安全的文件柜、保险柜等设施中，并定期进行盘点和检查。3.对办公设备、存储设备等进行加密处理，防止信息在传输和存储过程中被窃取或篡改。（二）网络安全措施1.建立公司内部网络安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法网络攻击。2.对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同部门、不同人员对网络资源的访问权限。3.要求员工在使用公司网络时遵守安全规定，不得随意连接外部无线网络，不得下载、安装来路不明的软件或文件。4.对涉及保密信息的网络传输进行加密处理，确保信息传输的安全性。（三）信息访问控制措施1.根据员工的工作职责和权限，设定不同的信息访问级别，严格限制员工对保密信息的访问范围。2.建立信息访问审批流程，员工如需访问超出其权限的保密信息，应填写访问申请表，经部门负责人和保密管理部门审批后方可进行。3.定期对员工的信息访问权限进行审查和调整，确保权限设置与工作职责相符。（四）文件管理措施1.对涉及保密信息的文件进行分类标识，明确密级和保密期限。2.严格控制文件的起草、审批、发放、回收、销毁等环节，确保文件流转过程中的安全。3.文件的发放应遵循"知悉范围最小化"原则，只发放给需要知晓该文件内容的人员，并要求签收登记。4.对不再使用或已过保密期限的文件，按照规定的程序进行销毁处理，确保文件信息彻底清除。（五）人员管理措施1.新员工入职时，应签订保密协议，明确其在公司期间的保密义务和违约责任。2.定期对员工进行信息保密培训和教育，提高员工的保密意识和技能，培训记录应妥善保存。3.加强对员工离职时的管理，要求员工在离职前归还所有涉及保密信息的文件、资料和设备，并进行离职审计，确保其在离职后仍遵守保密义务。五、信息流转与共享（一）内部流转1.公司内部各部门之间如需流转保密信息，应通过公司内部指定的信息流转渠道进行，如文件传输系统、电子邮件等，并明确标注信息的密级。2.信息流转过程中，接收部门应及时确认收到信息，并对信息的安全性负责。如需进一步流转给其他部门，应按照规定的流程进行审批和登记。3.对于涉及多个部门的保密信息项目或业务活动，应成立专门的项目组，并制定相应的保密管理方案，明确各部门在项目中的保密职责和信息流转规则。（二）外部共享1.公司与外部合作伙伴、客户等进行信息共享时，必须签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保信息共享在可控范围内进行。2.对外提供保密信息前，应进行严格的审批，明确共享信息的范围、用途、期限等，并要求接收方采取相应的保密措施。3.跟踪监督外部合作方对保密信息的使用和管理情况，如发现违规行为，应及时采取措施要求其整改，并追究其违约责任。六、保密监督与检查（一）定期检查1.保密管理部门定期对公司各部门的信息保密工作进行检查，检查内容包括保密制度执行情况、信息存储与管理、人员保密意识等。2.制定详细的检查清单和评分标准，对检查结果进行量化评估，并形成检查报告。（二）不定期抽查1.保密管理部门不定期对部分部门或重点区域进行保密抽查，及时发现和纠正潜在的信息保密问题。2.抽查可采取现场检查、文件审查、人员访谈等方式进行。（三）违规处理1.对于违反公司信息保密制度的行为，一经发现，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因员工违规行为导致公司信息泄露，给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究其法律责任，并要求其赔偿公司因此遭受的全部损失。3.对及时发现并阻止信息泄露事件发生的员工，公司将给予适当的奖励。七、保密培训与教育（一）培训计划1.保密管理部门制定年度信息保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据公司业务发展、法律法规变化以及员工实际需求等进行适时调整。（二）培训内容1.公司信息保密管理制度及相关规定。2.保密意识教育，包括保密的重要性、职业道德等。3.信息安全知识和技能，如网络安全、数据加密、文件管理等。4.典型案例分析，通过实际案例加深员工对信息保密风险的认识。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工参加保密知识培训讲座，邀请专家或内部资深人员进行授课。2.部门培训：各部门根据自身业务特点，自行组织针对性的保密培训，确保部门员工熟悉本部门涉及的保密信息和相关操作流程。3.在线学习：利用公司内部网络学习平台，提供保密培训课程，供员工自主学习和复习。4.一对一辅导：对于涉及重要保密信息或新入职员工等，进行一对一的保密辅导，确保其掌握基本的保密要求和操作方法。八、保密协议与竞业限制（一）保密协议1.公司与员工签订的保密协议应明确保密信息的范围、保密期限、双方的权利和义务、违约责任等内容。2.保密协议应作为劳动合同的附件，与劳动合同具有同等法律效力。3.员工离职后，保密协议约定的保密期限内，仍需履行保密义务。（二）竞业限制1.根据公司实际情况，对于涉及核心技术、商业机密等关键岗位的员工，可与其签订竞业限制协议。2.竞业限制协议应明确竞业限制的范围、期限、经