公司内耗物品管理制度

公司内耗物品管理制度总则目的为加强公司内耗物品管理，规范内耗物品的采购、使用、保管及核销等流程，合理控制费用支出，提高物品使用效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构内耗物品的管理。定义内耗物品是指公司在日常运营过程中消耗的、不属于固定资产范畴的各类物品，包括办公用品、清洁用品、劳保用品、低值易耗品等。管理职责采购部门职责1.根据各部门需求及库存情况，编制内耗物品采购计划。2.选择合格的供应商，进行采购谈判，签订采购合同。3.负责内耗物品的验收、入库工作，确保采购物品的质量和数量符合要求。使用部门职责1.根据工作需要，合理提出内耗物品的需求计划。2.负责本部门内耗物品的领用、使用及保管，确保物品的正确使用和安全存放。3.配合采购部门和仓库管理部门进行内耗物品的盘点工作。仓库管理部门职责1.负责内耗物品的入库、存储、发放及库存管理工作。2.建立健全内耗物品库存台账，定期进行盘点，确保账实相符。3.对库存内耗物品进行分类存放、标识清晰，做好防潮、防火、防盗等工作。财务部门职责1.负责内耗物品采购费用的审核与报销。2.对内耗物品的成本进行核算和分析，提供相关财务数据支持。3.监督内耗物品管理制度的执行情况，对违规行为进行财务处理。采购管理采购计划1.各部门应于每月[具体日期]前，根据本部门下月工作安排及库存情况，填写《内耗物品需求计划表》，报至采购部门。2.采购部门汇总各部门需求计划后，结合库存实际情况，编制月度内耗物品采购计划，并报部门负责人审批。3.对于临时性或紧急性的内耗物品需求，使用部门应填写《紧急内耗物品采购申请表》，经部门负责人签字后，报采购部门紧急采购。供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和审核。2.定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购流程1.采购人员根据审批后的采购计划或紧急采购申请表，向供应商发送采购订单。2.供应商按照采购订单要求组织生产或备货，并在规定的交货期内将货物送达公司指定地点。3.采购人员负责跟进采购订单执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。4.内耗物品到货后，采购人员通知仓库管理部门进行验收。验收与入库验收标准1.仓库管理部门应按照采购合同及相关标准对采购的内耗物品进行验收。2.验收内容包括物品的规格、型号、数量、质量、外观等，确保与采购订单一致。3.对于有质量要求的内耗物品，如办公用品、劳保用品等，仓库管理部门应会同使用部门进行抽检，必要时可委托专业机构进行检验。验收程序1.仓库管理部门收到采购物品后，应及时组织验收。验收合格的物品，办理入库手续；验收不合格的物品，应及时通知采购部门与供应商协商处理。2.验收人员在验收过程中应填写《内耗物品验收单》，详细记录验收情况，验收人员和仓库管理人员签字确认。3.仓库管理人员根据验收单办理入库手续，将物品分类存放，并更新库存台账。库存管理库存盘点1.仓库管理部门应定期对内耗物品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[具体周期]，可分为月度盘点、季度盘点和年度盘点。2.盘点前，仓库管理人员应做好盘点准备工作，包括清理库存、核对账目、准备盘点工具等。3.盘点过程中，盘点人员应认真清点物品数量、检查物品质量，并记录实际库存情况。4.盘点结束后，盘点人员应编制《内耗物品盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应查明原因，编制《盘盈盘亏报告表》，报部门负责人审批后进行账务处理。库存安全1.仓库管理部门应加强内耗物品库存安全管理，制定安全管理制度，落实安全责任。2.仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保物品存储安全。3.仓库管理人员应定期对库存物品进行检查，及时发现并处理安全隐患。4.对于易损、易变质的内耗物品，应采取相应的防护措施，确保物品质量不受影响。库存限额1.采购部门应根据公司实际情况及历史消耗数据，制定各类内耗物品的库存限额标准。2.仓库管理部门应严格按照库存限额标准控制库存数量，当库存低于最低限额时，及时通知采购部门补货；当库存高于最高限额时，应暂停采购，采取措施消耗库存。3.库存限额标准应根据公司业务发展、市场变化等因素适时进行调整。领用与发放领用流程1.使用部门员工需要领用内耗物品时，应填写《内耗物品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等，并经部门负责人签字审批。2.仓库管理人员根据审批后的领用申请表，核实库存情况，如库存充足，则办理物品发放手续；如库存不足，则告知领用人员并说明预计到货时间。3.领用人员领取物品后，应在《内耗物品领用登记表》上签字确认。发放原则1.遵循"按需发放、定额控制"的原则，严格按照审批后的领用申请表发放内耗物品。2.对于价值较高或消耗量大的内耗物品，可实行限量发放或定额管理，控制使用数量。3.仓库管理人员应确保发放的内耗物品质量合格、数量准确，并做好发放记录。核销管理核销周期1.内耗物品的核销周期为[具体周期]，仓库管理部门应定期对已发放的内耗物品进行核销。2.核销时间可与盘点时间同步，确保账实相符。核销程序1.仓库管理部门根据《内耗物品领用登记表》及相关凭证，编制《内耗物品核销表》，详细记录物品的领用、消耗及库存情况。2.财务部门对内耗物品核销表进行审核，核实费用支出的合理性和准确性。3.经财务部门审核无误后，核销相关账目，并将核销情况反馈给仓库管理部门和使用部门。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门应定期对内耗物品管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查采购流程、验收入库、库存管理、领用发放及核销等环节。2.审计人员应查阅相关文件、记录和凭证，实地盘点库存物品，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。定期检查1.采购部门、仓库管理部门和财务部门应定期对本部门内耗物品管理工作进行自查，发现问题及时纠正。2.公司应定期组织对各部门内耗物品管理情况进行联合检查，对管理规范、成效显著的部门给予表彰和奖励；对管理不善、存在问题较多的部门进行通报批评，并责令限期整改。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自采购内耗物品。2.虚报、多报内耗物品需求计划。3.领用内耗物品未按规定用途使用或私自挪用。4.库存管理不善，导致物品丢失、损坏或变质。5.未按规定进行验收、入库、发放、盘点及核销等操作。6.其他违反内耗物品管理制度的行为。处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于警告、罚款、责令赔偿损失、解除劳动合同等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.对违规行为的处理