行政项目合同管理制度

行政项目合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有行政项目合同的管理，包括但不限于办公用品采购合同、设备租赁合同、物业服务合同、办公场地租赁合同等。（三）管理原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.风险防控原则：注重对合同风险的识别、评估和防控，确保公司利益不受损害。3.统一管理原则：行政项目合同实行统一归口管理，明确各部门职责，确保合同管理工作的规范、有序。4.全程监控原则：对合同签订前、签订过程、履行过程及终止后的各个环节进行全程监控，及时发现和解决问题。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。2.参与重大合同的谈判、起草等工作，提供法律专业意见和建议。3.对合同履行过程中出现的法律问题进行指导和处理，协助解决合同纠纷。（二）行政部门1.作为行政项目合同的归口管理部门，负责合同的整体规划、审核、签订、履行跟踪、归档等日常管理工作。2.组织相关部门对合同项目进行可行性研究和论证，参与合同谈判，起草合同初稿。3.协调合同履行过程中的各方关系，及时解决合同履行中出现的问题。4.定期对合同履行情况进行检查和评估，向公司领导汇报合同管理工作情况。（三）财务部门1.负责审核合同中的财务条款，包括付款方式、结算周期、费用标准等，确保合同财务条款的合理性和合规性。2.根据合同约定和公司财务制度，负责合同款项的支付审核和账务处理。3.对合同执行情况进行财务监督，参与合同纠纷的财务处理。（四）其他相关部门1.根据业务需求，参与合同项目的可行性研究、谈判等工作，提供专业意见和建议。2.负责本部门所涉合同的具体履行工作，及时向行政部门反馈合同履行情况。三、合同签订管理（一）合同立项1.各部门根据业务需要提出行政项目合同立项申请，填写《行政项目合同立项申请表》，详细说明项目名称、内容、预算、合作方等信息。2.行政部门对合同立项申请进行初审，审核项目的必要性、可行性及预算的合理性等。对于重大项目，组织相关部门进行联合评审。3.经审批通过的合同立项申请，由行政部门下达《行政项目合同立项通知书》，作为合同签订的依据。（二）合同起草1.行政部门根据合同立项通知书，组织相关部门或委托专业机构起草合同文本。合同文本应包括首部、正文、尾部等部分，内容应完整、准确、清晰，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同起草过程中，应充分征求法务、财务等相关部门的意见，确保合同条款合法合规、公平合理。对于复杂或重大合同，可邀请法务人员参与起草工作。（三）合同审核1.合同起草完成后，由行政部门提交法务部门进行合法性审查。法务部门应在[x]个工作日内完成审查工作，并出具审查意见。2.行政部门根据法务部门的审查意见，组织相关部门对合同进行修改完善。修改后的合同文本再次提交法务部门审核，直至通过审查。3.合同文本经法务部门审查通过后，提交财务部门进行财务条款审核。财务部门应重点审核付款方式、结算周期、费用标准等财务条款的合理性和合规性，并在[x]个工作日内出具审核意见。4.行政部门根据财务部门的审核意见，对合同文本进行进一步修改完善。审核通过后的合同文本提交公司领导审批。（四）合同签订1.合同经公司领导审批通过后，由行政部门负责与合作方签订合同。签订合同时，应确保合同双方主体资格合法、真实，合同签字盖章手续齐全。2.合同签订后，行政部门应及时将合同副本分发给法务、财务等相关部门，并按照公司档案管理规定进行归档保存。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，行政部门应组织相关部门制定合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、任务、责任人及时间节点等。2.合同履行计划应报公司领导审批后实施，并作为合同履行跟踪和监督的依据。（二）履行跟踪与监督1.行政部门负责对合同履行情况进行全程跟踪和监督，定期检查合同履行进度，及时发现和解决合同履行中出现的问题。2.各部门应按照合同履行计划，认真履行本部门的职责，及时向行政部门反馈合同履行情况。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时报告公司领导。3.财务部门根据合同约定和公司财务制度，负责合同款项的支付审核和账务处理。在支付合同款项前，应审核相关部门提交的付款申请及supportingdocuments，确保付款符合合同约定和公司规定。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，应由合同一方提出书面变更申请，填写《行政项目合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.行政部门收到变更申请后，应组织相关部门进行评审，评估变更的必要性、合理性及对公司利益的影响。对于重大变更，应报公司领导审批。3.经审批通过的合同变更申请，由行政部门负责与合作方协商签订合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）终止管理1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，由合同一方提出书面终止申请，填写《行政项目合同终止申请表》，详细说明终止的原因、时间等。2.行政部门收到终止申请后，应组织相关部门对合同履行情况进行检查和评估，确认合同是否已全面履行完毕，是否存在遗留问题等。3.经检查评估确认合同已全面履行完毕且无遗留问题的，由行政部门负责与合作方办理合同终止手续，签订合同终止协议。合同终止协议应明确双方的权利义务已履行完毕，不再存在任何争议。4.合同终止后，行政部门应按照公司档案管理规定，对合同及相关资料进行整理归档，妥善保管。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的尽职调查，确保合作方主体资格合法、信誉良好，具备履行合同的能力和条件。2.在合同履行过程中，加强沟通协调，及时解决合同履行中出现的问题，避免纠纷的产生。3.定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现潜在的风险和问题，并采取相应的措施加以防范和解决。（二）纠纷处理程序1.当合同纠纷发生时，合同履行部门应及时向行政部门报告。行政部门应组织相关部门对纠纷情况进行调查了解，分析纠纷产生的原因，收集相关证据材料。2.行政部门根据纠纷情况，会同法务部门研究制定纠纷处理方案。对于一般性纠纷，可通过协商、调解等方式解决；对于重大纠纷，应及时启动法律程序，维护公司合法权益。3.在纠纷处理过程中，相关部门应积极配合，提供必要的支持和协助。法务部门负责提供法律专业意见和建议，指导纠纷处理工作；财务部门负责提供财务方面的支持和协助。4.纠纷处理结束后，行政部门应及时总结经验教训，提出改进措施，完善合同管理制度，防止类似纠纷再次发生。六、合同档案管理（一）档案收集1.行政部门负责合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时收集与合同相关的各类文件、资料，包括合同文本、立项申请表、审批文件、履行记录、变更协议、终止协议、往来信函、纠纷处理文件等。2.合同档案收集应确保文件资料的完整性、准确性和真实性，不得遗漏重要文件。（二）档案整理1.行政部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，编制档案目录。2.对合同档案中的文件资料进行装订、归档，确保档案整齐、规范。对于电子文件，应进行备份，并按照电子档案管理规定进行存储和管理。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管在公司指定的档案保管场所，确保档案的安全和完整。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.建立合同档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续。因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经行政部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限不得超过[x]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改或丢失。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经行政部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅时，应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记或损坏。2.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由行政部门安排专人陪同查阅。查阅内容应严格限于与工作相关的部分，不得查阅涉及公司商业秘密或其他敏感信息的内容。（五）档案销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由行政部门提出销毁申请，填写《合同档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、保管期