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文档简介
资料信息留存管理制度一、总则(一)目的为加强公司资料信息留存管理,确保公司各类资料信息的完整性、准确性和安全性,便于查询、使用和追溯,特制定本制度。(二)适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中产生、接收、使用和保管的各类资料信息。(三)基本原则1.合法性原则:资料信息的留存应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.完整性原则:确保资料信息的全面性和系统性,避免重要信息缺失。3.准确性原则:资料信息应真实、准确、可靠,如实反映工作实际情况。4.安全性原则:采取有效措施保障资料信息的安全,防止泄露、篡改和丢失。5.时效性原则:及时对资料信息进行更新和维护,保证其时效性和有效性。二、资料信息分类与定义(一)行政文件类1.公司各类规章制度、管理办法、通知、通报等。2.股东会、董事会、监事会等会议文件及决议。3.公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照资料。(二)人事档案类1.员工个人简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。2.员工奖惩记录、薪资福利变动记录、岗位调动记录等。3.人事报表、统计数据等。(三)财务资料类1.会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。2.税务申报资料、发票存根、银行对账单等。3.财务预算、决算报告及相关分析资料。(四)业务合同类1.销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等各类业务合同。2.合同评审记录、合同变更记录、合同执行情况跟踪记录等。(五)技术文档类1.产品研发资料、技术方案、工艺文件、图纸等。2.项目可行性研究报告、项目计划书、项目总结报告等。3.技术培训资料、技术交流文档等。(六)客户资料类1.客户基本信息、客户需求记录、客户拜访记录等。2.客户投诉处理记录、客户满意度调查资料等。3.市场调研报告、行业分析资料等与客户相关的信息。(七)其他资料类1.公司宣传资料、广告策划方案、营销活动记录等。2.办公设备采购清单、固定资产台账等。3.临时产生的、不属于上述分类的其他资料信息。三、资料信息留存职责分工(一)部门职责1.产生部门负责本部门工作过程中各类资料信息的及时收集、整理和初步审核。确保资料信息的真实性、完整性和准确性,并按照规定的格式和要求进行留存。对本部门留存的资料信息进行分类存放,便于查找和使用。2.归口管理部门负责制定本归口管理范围内资料信息的留存标准和规范。对各部门提交的相关资料信息进行审核和指导,确保符合要求。定期对归口管理的资料信息进行整理、归档和保管,建立相应的台账。3.行政部门负责公司整体资料信息留存管理制度的制定、修订和完善。对各部门资料信息留存工作进行监督检查,发现问题及时督促整改。负责公司重要资料信息的集中存储和保管,建立公司级资料信息档案库。组织实施资料信息的查阅、借阅和归还等工作,确保资料信息的安全。(二)员工职责1.严格按照本制度及所在部门的要求,及时、准确地提供和留存个人工作相关的资料信息。2.妥善保管个人使用的资料信息,不得擅自销毁、篡改或泄露。3.在工作变动或离职时,按照规定办理资料信息的交接手续。四、资料信息留存流程(一)资料信息收集1.各部门在工作开展过程中,应根据业务需要及时收集相关资料信息。2.对于外部接收的资料信息,如文件、信函、合同等,接收人员应进行登记,并及时传递给相关责任部门。(二)资料信息整理1.收集到的资料信息应进行分类整理,去除重复、无效的信息。2.对资料信息进行编号、标注日期、添加索引等,以便于查找和管理。3.按照规定的格式和要求对资料信息进行排版、装订,确保整齐规范。(三)资料信息审核1.整理后的资料信息应提交给部门负责人进行审核。2.部门负责人应对资料信息的真实性、完整性、准确性进行审核,确保符合要求。3.对于重要资料信息,应提交相关领导进行审批。(四)资料信息留存1.经审核通过的资料信息,按照本制度规定的留存期限和方式进行留存。2.纸质资料应存放在专用的文件柜或档案盒中,按照类别和时间顺序排列。3.电子资料应存储在指定的服务器或存储设备上,建立相应的文件夹结构,并进行备份。(五)资料信息更新与维护1.随着工作的推进和业务的发展,及时对资料信息进行更新和维护。2.定期对资料信息进行检查,发现问题及时进行更正或补充。3.对于已失效或不再使用的资料信息,按照规定的程序进行销毁。五、资料信息存储与保管(一)存储方式1.纸质存储:设立专门的文件档案室,配备足够的文件柜、档案盒等存储设备,对纸质资料进行分类存放。2.电子存储:利用服务器、磁盘阵列、磁带库等存储设备,建立电子资料数据库,对电子资料进行集中存储和管理。同时,定期对电子资料进行备份,备份介质可以采用磁带、光盘、移动硬盘等,并分别存储在不同的地点。(二)保管环境1.纸质资料保管环境:文件档案室应保持干燥、通风、清洁,温度和湿度应控制在适宜的范围内,防止纸质资料受潮、发霉、虫蛀等。2.电子资料保管环境:服务器机房应配备完善的空调、消防、防雷、防静电等设施,确保电子资料存储设备的正常运行。同时,应采取安全防护措施,防止病毒感染、黑客攻击等,保障电子资料的安全。(三)保管期限1.各类资料信息的保管期限根据国家法律法规、行业规定以及公司实际情况确定。2.一般情况下,行政文件类、人事档案类、财务资料类、业务合同类等重要资料信息的保管期限为[x]年;客户资料类、技术文档类等资料信息的保管期限为[x]年;其他资料类的保管期限为[x]年。3.对于涉及诉讼、纠纷等特殊情况的资料信息,应在相关事项处理完毕后继续保管[x]年。(四)标识与索引1.对存储的资料信息应进行明确的标识,标明资料信息的类别、名称、日期、保管期限等。2.建立纸质资料和电子资料的索引目录,方便查找和使用。索引目录应定期更新,确保与实际存储的资料信息一致。六、资料信息查阅与借阅(一)查阅权限1.内部查阅公司员工因工作需要,可以查阅本部门及相关部门留存的资料信息。查阅涉及多个部门的资料信息时,应经相关部门负责人同意。公司管理人员因工作需要,可以查阅公司范围内的各类资料信息。2.外部查阅因法律法规要求、业务合作需要等,外部单位或个人需要查阅公司资料信息时,应经公司相关领导批准。外部查阅人员应提供有效证明文件,并在公司指定的地点进行查阅,查阅过程中应有公司专人陪同。(二)查阅流程1.内部查阅流程查阅人员填写《资料信息查阅申请表》,注明查阅资料信息的类别、名称、查阅目的等。将申请表提交给部门负责人或相关归口管理部门负责人进行审批。审批通过后,查阅人员到行政部门或相关资料信息保管部门进行查阅。查阅过程中,应遵守资料信息保管部门的相关规定,不得擅自复印、拍照、涂改等。2.外部查阅流程外部查阅人员向公司提交《资料信息查阅申请表》,并附上有效证明文件。申请表经公司相关领导批准后,由行政部门与外部查阅人员联系,安排查阅时间和地点,并指定专人陪同查阅。查阅过程中,外部查阅人员应严格遵守公司的保密规定,不得将查阅的资料信息泄露给第三方。查阅结束后,应将查阅的资料信息归还公司,并在《资料信息查阅登记表》上签字确认。(三)借阅权限1.公司员工因工作需要借阅资料信息时,应经部门负责人批准。2.借阅涉及公司核心机密或重要资料信息的,应经公司分管领导批准。(四)借阅流程1.借阅人员填写《资料信息借阅申请表》,注明借阅资料信息的类别、名称、借阅期限等。2.将申请表提交给部门负责人或相关归口管理部门负责人进行审批。3.审批通过后,借阅人员到行政部门或相关资料信息保管部门办理借阅手续,领取借阅的资料信息。4.借阅人员应按照规定的期限归还借阅的资料信息,如需延期,应提前办理续借手续。5.资料信息保管部门在借阅人员归还资料信息时,应进行认真核对,确保资料信息完整无损。如发现资料信息有损坏、丢失等情况,借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、资料信息保密与安全(一)保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要资料信息,应严格保密。2.与资料信息接触人员签订保密协议,明确保密责任和义务。3.在资料信息存储、传输、使用过程中,采取加密、访问控制等技术手段,防止信息泄露。4.对资料信息的查阅、借阅、使用等情况进行记录,以便追溯和审计。(二)安全防范1.加强对资料信息存储场所的安全管理,安装监控设备、门禁系统等,防止无关人员进入。2.定期对资料信息存储设备进行检查和维护,确保设备正常运行,防止数据丢失或损坏。3.制定资料信息安全应急预案,对可能出现的信息泄露、火灾、水灾等突发事件进行预防和处置。(三)违规处理1.对于违反本制度规定,擅自泄露、篡改、丢失资料信息的人员,公司将视情节轻重给予相应的纪律处分,包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于因资料信息泄露给公司造成经济损失或声誉损害的,公司将依法追究相关人员的法律责任,并要求其赔偿公司的损失。八、资料信息销毁(一)销毁条件1.资料信息已达到保管期限,且不再具有留存价值。2.资料信息所涉及的事项已经结束,且无后续查阅、使用需求。3.资料信息因保管不善等原因导致损坏、丢失,无法继续使用。(二)销毁流程1.资料信息保管部门定期对已达到销毁条件的资料信息进行清理,列出《资料信息销毁清单》。2.《资料信息销毁清单》经部门负责人审核后,提交给行政部门。3.行政部门对《资料信息销毁清单》进行复核,并组织相关人员对资料信息进行销毁。4.销毁过程应进行记录,记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。5.销毁结束后,参与销毁的人员应在《资料信息销毁清单》上签字确认。(三)销毁方式1.纸质资料销毁:采用粉碎、焚烧等方式进行销毁,确保纸质资料无法恢复。2.电子资料销毁:采用数据擦除、格式化等技术手段对电子资料进行销毁,确保数据无法恢复。同时,应对存储设备进行物理破坏,防止数据被恢复。九、监督与检查(一)定期检查1.行政部门定期对各部门资料信息留存工作进行检查,检查内容包括资料信息的收集、整理、审核、留存、保管等环节。2.检查方式可以采用现场查看、查阅资料、询问相关人员等。(二)专项检查1.根据公司实际情况,适时开展资料信息留存专项检查,对特定领域或重要资料信息进行重点检查。2.专项检查可以由行政部门牵头,组织相关部门人员共同进行。(三)问题整改
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