高管签单管理制度规定

高管签单管理制度规定一、总则（一）目的为规范公司高管签单行为，加强公司财务管理，防范经营风险，确保公司利益最大化，特制定本管理制度规定。（二）适用范围本规定适用于公司所有高管人员，包括但不限于总经理、副总经理、财务总监等。（三）基本原则1.合规性原则：高管签单行为必须符合国家法律法规、公司章程以及相关财务制度的规定。2.真实性原则：签单所涉及的业务必须真实发生，不得虚构交易。3.审批流程原则：严格按照规定的审批流程进行签单，确保签单行为经过必要的审核和授权。4.责任追究原则：对违规签单行为，将追究相关高管人员的责任。二、签单范围及标准（一）业务招待签单1.适用范围用于公司业务洽谈、商务会议、客户接待等活动中的餐饮、住宿、娱乐等费用支出。2.签单标准（1）单次业务招待费用原则上不得超过[X]元，特殊情况需提前向总经理报备并说明原因。（2）业务招待应严格控制陪同人员数量，不得超标准接待。（3）禁止在高档私人会所进行业务招待签单。（二）办公用品及设备采购签单1.适用范围公司日常办公所需的文具、纸张、电脑设备、办公家具等采购支出。2.签单标准（1）办公用品采购应根据实际需求进行，避免浪费。（2）采购金额在[X]元以下的，由部门负责人审批后签单；超过[X]元的，需经分管高管审核后报总经理审批。（3）对于大额办公用品及设备采购，应通过招标、询价等方式选择供应商，确保采购价格合理。（三）差旅费签单1.适用范围高管因公务出差产生的交通、住宿、餐饮等费用支出。2.签单标准（1）差旅费标准按照公司相关规定执行，不得超标报销。（2）乘坐交通工具、住宿标准等应符合公司规定的级别要求。（3）出差期间的业务招待费用应单独核算，不得与差旅费混淆签单。三、签单审批流程（一）签单申请1.高管在发生签单业务前，应填写《签单申请表》，详细说明签单事由、金额、预计付款时间等信息。2.《签单申请表》需经部门负责人审核，确认业务的真实性和必要性。（二）审批环节1.金额在[X]元以下的签单，由分管高管审批。2.金额超过[X]元的签单，经分管高管审核后，报总经理审批。3.涉及重大资金支出或特殊业务的签单，需经公司董事会审议通过。（三）签单执行1.经审批通过的《签单申请表》交财务部门备案，作为签单及后续付款的依据。2.高管在授权范围内进行签单，签单时应注明审批单号。（四）付款审批1.财务部门根据签单记录及相关发票等凭证进行审核，确保费用支出符合规定。2.审核通过后，按照公司资金支付流程进行付款审批。3.付款金额超过[X]元的，需经总经理再次审批。四、签单记录与存档（一）签单记录1.财务部门应建立完善的签单台账，详细记录每笔签单的日期、事由、金额、审批情况、付款情况等信息。2.签单台账应定期与业务部门核对，确保记录准确无误。（二）存档管理1.与签单相关的《签单申请表》、发票、合同等资料应按照档案管理规定进行整理归档。2.签单档案保存期限按照公司财务档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对高管签单情况进行审计检查，重点审查签单的合规性、真实性、审批流程执行情况等。2.对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督1.财务部门在日常工作中加强对签单业务的审核监督，对不符合规定的签单有权拒绝付款。2.定期对签单情况进行统计分析，向公司管理层汇报签单费用的支出情况及存在的问题。（三）举报机制1.建立举报渠道，鼓励公司员工对高管违规签单行为进行举报。2.对举报信息进行认真调查核实，对于经查实的违规行为，依法依规严肃处理，并对举报人给予适当奖励。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自签单。2.签单内容与实际业务不符，虚构交易。3.超标准签单，未按规定控制费用支出。4.未按审批流程签单，越权签单。5.其他违反本管理制度规定的签单行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的高管人员，给予警告处分，并责令其限期整改。2.对于多次违规或情节严重的高管人员，视情节轻重给予降职、撤职、扣减绩效奖金等处罚。3.因高管违规签单给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。4.对于涉嫌违法犯罪的签单行为，依法移交司法机关处理。