食堂采购报价管理制度

食堂采购报价管理制度一、总则（一）目的为规范公司食堂采购报价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证食堂食材的质量和安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂食材及相关物资的采购报价管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购报价活动应严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保报价过程公平、公正，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购报价信息应公开透明，接受公司内部监督。4.效益优先原则：在保证食材质量的前提下，追求采购成本的降低，提高公司经济效益。二、采购报价流程（一）需求预测与计划制定1.食堂根据就餐人数、菜品供应计划等因素，提前一周制定食材采购需求计划。需求计划应明确食材的种类、规格、数量等详细信息。2.采购部门汇总各食堂需求计划，结合库存情况，形成总的采购计划。（二）供应商选择与邀请1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合资质要求的潜在供应商。资质要求包括营业执照、食品经营许可证、生产许可证（如有）、产品质量检测报告等。3.向筛选出的潜在供应商发出采购报价邀请。邀请方式可采用邮件、电话、传真等，同时提供详细的采购需求清单。（三）报价文件准备1.供应商收到报价邀请后，应按照要求准备报价文件。报价文件应包括报价单、公司资质证明文件、产品质量保证文件、售后服务承诺等。2.报价单应明确每种食材的名称、规格、数量、单价、总价等信息。单价应包含食材成本、运输费、税费等所有费用。（四）报价提交与接收1.供应商应在规定的报价截止日期前，将报价文件密封提交至采购部门。提交方式可采用邮寄、专人送达等。2.采购部门安排专人负责接收报价文件，核对报价文件的完整性和密封性。如发现报价文件有破损或密封不严等情况，应及时通知供应商进行补正。（五）报价评审1.采购部门组织成立报价评审小组。评审小组由采购部门人员、食堂管理人员、财务人员等组成，必要时可邀请专业技术人员参与。2.评审小组对各供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价合理性、产品质量、售后服务、公司信誉等方面。3.采用综合评分法对供应商进行评分。评分标准可根据公司实际情况制定，例如报价占比[X]%，产品质量占比[X]%，售后服务占比[X]%，公司信誉占比[X]%等。4.根据评分结果，确定中标供应商。中标供应商应是综合得分最高的供应商，但报价明显高于市场合理价格的除外。（六）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括食材的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，如财务部门、食堂管理部门等。（七）采购执行与验收1.中标供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准供应食材。2.食堂管理部门负责组织对采购的食材进行验收。验收内容包括食材的数量、规格、质量、外观等方面。如发现食材存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.验收合格后，食堂管理部门应在验收单上签字确认。验收单作为支付货款的依据之一。（八）付款结算1.财务部门根据采购合同、验收单等凭证，按照公司财务制度办理付款结算手续。2.付款方式可根据合同约定执行，如货到验收合格后[X]个工作日内支付货款等。三、采购报价管理职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，组织实施采购报价活动。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。3.与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。4.协调解决采购过程中出现的问题。（二）食堂管理部门1.根据就餐情况制定食材采购需求计划。2.参与采购报价评审工作，提供食材质量方面的专业意见。3.组织对采购的食材进行验收。（三）财务部门1.审核采购报价文件中的价格条款。2.按照公司财务制度办理付款结算手续。（四）报价评审小组1.对供应商的报价文件进行评审。2.确定中标供应商。四、采购报价监督与评估（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对食堂采购报价活动进行审计监督。审计内容包括采购流程的合规性、报价文件的真实性、评审过程的公正性等方面。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对采购报价活动中违规行为的举报。对举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估。评估结果作为是否继续合作的重要依据。2.对于评估不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应终止合作关系。（三）采购绩效评估1.建立采购绩效评估指标体系，对采购部门的工作绩效进行评估。评估指标包括采购成本节约率、采购质量合格率、采购及时率等方面。2.根据采购绩效评估结果，对采购部门及相关人员进行奖惩。对于采购工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于采购工作存在问题的部门和个人，进行批评教育和整改。五、价格调整机制（一）市场价格波动因素1.关注市场动态，及时掌握食材价格波动情况。如遇市场价格大幅波动，采购部门应及时与供应商沟通协商，调整采购价格。2.对于因市场价格波动导致采购成本增加或减少超过[X]%的情况，采购部门应重新组织采购报价。（二）食材质量变化因素1.如供应商提供的食材质量出现明显变化，影响到食堂正常使用，采购部门应与供应商协商调整价格或更换供应商。2.根据质量检验报告和食堂反馈意见，对质量不符合要求的食材，可扣除相应的货款或要求供应商给予价格折让。（三）合同约定价格调整条款1.在采购合同中明确价格调整的条件、方式和程序。例如，约定根据市场价格指数变化、政府指导价调整等因素进行价格调整。2.当满足合同约定的价格调整条件时，采购部门应按照合同约定的程序与供应商办理价格调整手续。六、应急采购管理（一）应急采购情形1.因自然灾害、突发公共事件等不可抗力因素导致食堂食材供应中断。2.食堂临时增加大量就餐人数，现有库存食材无法满足需求。（二）应急采购流程1.由食堂管理部门提出应急采购申请，说明应急采购的原因、采购物品清单等信息。2.采购部门接到申请后，应立即启动应急采购程序。在保证食材质量的前提下，优先选择与公司有合作关系的供应商进行采购。如合作供应商无法满足需求，可通过紧急联系其他供应商、市场现货采购等方式解决。3.应急采购完成后，采购部门应及时补办相关手续，如签订采购合同、填写验收单等。（三）应急采购价格控制1.在应急采购过程中，采购人员应尽量争取合理的价格。如市场价格过高，可与供应商协商采取临时价格补贴、后期调整价格等方式解决。2.应急采购结束后，采购部门应对应急采购的价格进行分析评估。如发现价格明显高于正常采购价格，应总结经验教训，采取相应措施避免类似情况再次发生。七、信息管理与档案保存（一）采购报价信息管理1.采购部门应建立采购报价信息台账。台账应记录供应商名称、报价文件编号、报价日期、报价内容、评审结果等详细信息。2.定期对采购报价信息进行整理和分析。通过分析报价数据，掌握市场价格走势，为采购决策提供参考依据。（二）档案保存1.采购部门负责收集、整理采购报价活动中的各类文件和资料。包括报价邀请文件、报价文件、评审记录、采购合同、验收单等。2.按照档案