部门会议出勤管理制度

部门会议出勤管理制度（一）目的为了规范公司部门会议的出勤管理，确保会议的正常召开，提高会议效率，保证信息的及时传达与工作的有效推进，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门组织召开的各类会议，包括但不限于部门周会、月会、临时工作会议等。（三）基本原则1.准时原则：参会人员应严格按照会议通知的时间准时出席会议，不得迟到、早退。2.严肃原则：会议期间应保持严肃认真的态度，遵守会议纪律，不得随意打断会议进程或从事与会议无关的事情。3.责任原则：各部门负责人对本部门参会人员的出勤情况负责，确保会议的正常参与率。二、会议通知（一）通知方式1.公司内部办公系统：通过公司内部办公软件发布会议通知，明确会议的时间、地点、主题、参会人员等信息。2.邮件：重要会议或需要详细说明的会议，可同时发送邮件至参会人员邮箱，再次强调会议相关信息。3.张贴公告：对于部分涉及全体员工的会议，可在公司公告栏张贴通知。（二）通知内容1.会议基本信息会议时间：精确到具体的年、月、日、时、分，如[具体年月日][上午/下午/晚上][X]点[X]分。会议地点：详细的会议室名称或地点，如[公司名称][楼层][会议室编号]。会议主题：简洁明了地概括会议的主要内容，如"[部门名称]月度工作总结与下月工作计划会议"。2.参会人员范围明确具体参会部门及人员名单，如"[部门1]全体成员、[部门2]负责人及相关项目负责人"。3.会议要求提前准备相关资料，如"请参会人员提前准备本周工作总结及下周工作计划"。着装要求（如有）：如"请参会人员着正装出席会议"。（三）通知发布时间1.常规会议：提前[X]个工作日发布通知，确保参会人员有足够的时间安排工作和准备相关资料。2.临时会议：至少提前[X]小时发布通知，特殊紧急情况除外，但应在通知中说明情况。三、出勤管理（一）签到管理1.签到方式现场签到：会议开始前，在会议室入口设置签到处，参会人员需在签到表上签到，签到表应包含姓名、部门、签到时间等信息。电子签到：通过公司内部办公软件或专门的签到APP进行电子签到，参会人员在进入会议室区域时，使用手机等设备扫描二维码或输入账号密码进行签到。2.签到时间范围签到应在会议开始前[X]分钟内完成，超过规定时间未签到的视为迟到。3.特殊情况处理因特殊原因无法现场签到的，应提前向会议组织者说明情况，并在事后及时补签。（二）迟到管理1.迟到界定未在会议开始时间到达会议室签到的视为迟到。2.迟到处理措施第一次迟到：给予口头警告，提醒参会人员遵守会议时间。第二次迟到：在部门内部会议上进行通报批评，并要求迟到人员在会议结束后向会议组织者提交书面检讨。第三次迟到：扣除迟到人员当月绩效分[X]分，并在公司内部公告栏进行公示。3.迟到时间统计迟到时间以会议开始时间为基准，迟到[X]分钟以内的记录实际迟到时间；迟到超过[X]分钟的，统一记录为[X]分钟。（三）早退管理1.早退界定在会议结束前未经会议组织者同意擅自离开会议室的视为早退。2.早退处理措施第一次早退：给予口头警告，要求早退人员向会议组织者说明早退原因。第二次早退：扣除早退人员当月绩效分[X]分，并在部门内部进行通报。第三次早退：在公司内部公告栏进行公示，并取消早退人员当月的评优资格。3.早退时间统计早退时间以会议实际结束时间为基准，早退[X]分钟以内的记录实际早退时间；早退超过[X]分钟的，统一记录为[X]分钟。（四）缺席管理1.缺席界定未按会议通知要求参加会议且未提前向会议组织者请假的视为缺席。2.缺席处理措施第一次缺席：扣除缺席人员当月绩效分[X]分，并要求缺席人员在会议结束后向会议组织者提交书面情况说明。第二次缺席：在部门内部会议上进行严肃批评，并要求缺席人员在部门会议上作出检讨。第三次缺席：在公司内部公告栏进行公示，扣除缺席人员当月绩效奖金的[X]%，并根据情况调整其岗位或工作安排。3.缺席原因核实会议组织者有权要求缺席人员提供相关证明材料（如病假条、出差证明等），以核实缺席原因的真实性。（五）请假管理1.请假流程填写请假申请表：如需请假，应提前填写《部门会议请假申请表》，注明请假原因、请假时间、联系方式等信息。审批：请假申请表需经所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作情况合理审批请假申请。通知会议组织者：请假申请获批后，应及时将请假情况通知会议组织者。2.请假时间限制一般会议请假应至少提前[X]小时提交申请，特殊紧急情况除外，但需在事后及时补办请假手续。3.请假批准权限部门内部会议请假由部门负责人批准。涉及多个部门的会议请假，需经相关部门负责人共同批准。四、会议纪律（一）手机使用规定1.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，如有紧急情况需要接听电话，应先向会议组织者示意，然后到会议室外接听。2.禁止在会议期间使用手机玩游戏、浏览无关网页等，如有违反，会议组织者有权没收其手机，并在会议结束后归还。（二）发言规定1.参会人员应积极参与会议讨论，按照会议议程有序发言，发言应简洁明了、重点突出。2.未经会议主持人同意，不得随意打断他人发言，如有不同意见，应在他人发言结束后再进行阐述。3.发言时应尊重他人观点，避免使用攻击性语言。（三）资料查阅规定1.参会人员如需查阅与会议相关的资料，应在会议组织者指定的范围内进行，不得随意翻阅其他无关资料。2.查阅资料时应保持安静，避免影响他人。（四）其他规定1.会议期间不得随意走动、交头接耳，如有问题或需要沟通，可在会议休息时间进行。2.爱护会议室设施设备，不得随意损坏，如有损坏应及时向会议组织者报告并照价赔偿。五、会议记录与考勤统计（一）会议记录1.记录人员：每次会议应指定专人负责会议记录，会议记录人员应认真记录会议内容、讨论要点、决议事项等。2.记录内容会议基本信息：包括会议时间、地点、主题、参会人员等。会议议程：按照会议实际进行顺序记录各项议程。发言内容：详细记录参会人员的发言要点，包括观点、建议、问题等。决议事项：明确会议达成的决议，包括责任人、完成时间、具体要求等。3.记录要求记录应准确、完整、清晰，不得遗漏重要信息。会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，并在[X]个工作日内将会议记录发送至参会人员邮箱及相关部门存档。（二）考勤统计1.统计周期：每月对部门会议出勤情况进行一次统计，统计时间范围为当月1日至当月最后一日。2.统计人员：由各部门行政专员负责本部门会议出勤情况的统计工作，统计结果应经部门负责人审核确认。3.统计内容：统计迟到、早退、缺席的次数及人员名单，并按照本制度规定的处理措施进行相应的记录。4.结果公示：每月[X]日前，各部门应将上月会议出勤情况统计结果在部门内部进行公示，接受部门员工的监督。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部负责对各部门会议出勤管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查方式1.定期检查：行政部每月定期对部分部门的会议出勤情况进行抽查，检查会议签到记录、会议记录等相关资料。2.不定期检查：行政部可根据实际情况对各部门会议出勤情况进行不定期检查，确保制度的严格执行。（三）问题反馈与整改1.对于检查中发现的问题，行政部应及时向相关部门反馈，并要求限期整改。2.相关部门应针对问题制定整改措施，并将整改情况及时反馈给行政部。七、沟通与反馈（一）沟通机制1.建立会议出勤管理沟通群，由行政部负责管理，各部门行政专员及会议组织者加入该群。2.在沟通群内及时发布会议出勤管理的相关通知、要求及问题反馈等信息，方便各部门之间的沟通与交流。（二）意见反馈1.参会人员对会议出勤管理制度如有任何意见或建议，可在会议结束后通过书面形式或在沟通群内反馈给会