酒店采购管理制度培训

酒店采购管理制度培训总则1.目的为了规范酒店采购管理工作，确保采购活动的顺利进行，保障酒店运营的物资供应，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店内所有物资及服务的采购活动，包括但不限于食品、饮料、客房用品、办公用品、设备设施采购及维修保养服务、外包服务等。3.基本原则公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争，不得偏袒任何一方。质量优先原则：在满足酒店运营需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购物资和服务符合酒店标准和相关行业要求。成本控制原则：通过科学合理的采购规划、供应商管理和采购流程优化，有效控制采购成本，实现酒店经济效益最大化。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，确保采购工作的公正性和廉洁性。采购组织与职责1.采购部门采购部是酒店采购工作的执行部门，负责酒店各类物资及服务的具体采购操作。采购部应根据酒店经营计划和实际需求，制定采购计划，明确采购品种、数量、规格、质量要求和采购时间等，并负责组织实施采购活动。负责供应商的开发、选择、评估和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核和评价，确保供应商的供货能力和服务质量。参与采购合同的起草、审核和签订工作，负责采购合同的执行和跟踪，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。负责采购物资的验收工作，确保所采购物资的数量、质量、规格等符合合同要求，并办理入库手续。定期对采购工作进行总结和分析，提供采购数据和报告，为酒店经营决策提供支持。2.需求部门各需求部门是物资及服务的使用部门，负责根据本部门的实际需求，向采购部提出采购申请，并提供详细的采购需求说明，包括品种、规格、数量、质量要求、用途等。参与采购过程中的技术规格确认、质量检验等工作，确保所采购物资和服务满足本部门的使用要求。负责对采购物资和服务的使用情况进行跟踪和反馈，及时向采购部提出改进建议。3.财务部门财务部门负责对采购预算进行审核和控制，确保采购费用在预算范围内支出。参与采购合同的审核，重点审核合同的付款方式、结算周期等财务条款，确保财务风险可控。负责采购款项的支付审核和账务处理，严格按照合同约定和财务制度进行付款操作。定期对采购成本进行核算和分析，为采购成本控制提供财务数据支持。4.审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的合理性等。对采购过程中发现的违规行为及时进行调查和处理，提出审计意见和建议，促进采购工作的规范管理。采购流程1.采购申请各需求部门根据本部门的物资及服务需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间、用途等信息，并由部门负责人签字审核。对于紧急采购需求，需求部门应在申请表上注明"紧急采购"字样，并说明紧急原因，经部门负责人和分管领导批准后，可优先处理。采购申请表提交至采购部后，采购部采购专员对申请表进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，需求是否合理，预算是否充足等。对于不符合要求的采购申请，采购专员应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。2.采购审批采购专员将审核通过的采购申请表提交至采购部经理进行审批。采购部经理根据酒店采购政策、采购预算和实际需求情况，对采购申请进行审批。对于金额较大或重要物资及服务的采购申请，采购部经理应提交至分管领导审批。分管领导审批通过后，方可进入采购流程。对于超出酒店采购预算的采购申请，需额外提交预算调整申请，经财务部门审核和总经理批准后，采购部方可进行采购。3.供应商选择与采购采购部根据采购申请的物资及服务类别，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商数据库等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明、信誉评价等方面的审核，确保供应商具备合法经营资质和良好的信誉。根据采购需求和供应商资格审查情况，邀请多家供应商进行报价。采购专员向供应商发送《采购询价单》，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等详细信息，并要求供应商在规定时间内回复报价。采购专员对供应商的报价进行整理和比较，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择至少三家符合要求的供应商作为候选供应商。采购专员组织与候选供应商进行商务谈判，就采购合同的条款进行协商，争取更有利的采购条件，如价格优惠、交货期缩短、售后服务承诺等。谈判过程中应做好记录，形成《采购谈判记录》。根据商务谈判结果，采购专员起草采购合同，并提交至采购部经理、财务部门和法务部门进行审核。审核通过后，由采购部经理代表酒店与选定的供应商签订采购合同。4.采购合同执行与跟踪采购合同签订后，采购专员应及时将合同副本分发给相关部门，包括需求部门、仓库管理部门等，确保各部门了解合同内容和要求。采购专员根据采购合同约定的交货时间，提前与供应商沟通，确认发货情况，跟踪货物运输进度，确保货物按时、按质、按量送达酒店指定地点。在货物到达前，采购专员应通知仓库管理部门做好收货准备工作，包括安排收货人员、准备验收工具等。货物到达后，仓库管理部门按照相关验收标准对采购物资进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。如发现货物存在问题，仓库管理部门应及时通知采购专员，并与供应商协商解决。采购专员负责跟进处理结果，确保问题得到妥善解决。5.采购验收仓库管理部门在收到采购物资后，应立即组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关质量标准，对物资的数量、规格、质量、外观等进行仔细检查。对于食品、饮料等有质量保质期要求的物资，验收时应特别关注生产日期和保质期，确保所采购物资在保质期内。验收合格的物资，仓库管理部门应填写《采购验收单》，由验收人员签字确认，并办理入库手续。入库时应按照物资类别和存放要求进行分类存放，确保物资存储安全、有序。验收不合格的物资，仓库管理部门应拒绝入库，并及时通知采购专员与供应商联系，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。采购专员负责跟踪处理情况，直至问题解决。6.采购付款采购物资验收合格且入库后，采购专员应及时收集整理相关发票、送货单、验收单等付款凭证，并填写《付款申请单》，注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，提交至财务部门进行审核。财务部门对付款申请单及相关凭证进行审核，重点审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合规性、付款金额是否与合同约定一致等。审核通过后，财务部门按照酒店财务制度和采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。对于采用预付款方式的采购合同，采购专员应在合同约定的预付款支付时间前，提交预付款申请，经财务部门审核和相关领导批准后，支付预付款。供应商管理1.供应商开发采购部应根据酒店经营需求和采购品种，定期开展供应商开发工作，拓展供应商资源，建立多元化的供应商体系。通过市场调研、行业交流、网络搜索、供应商推荐等方式，收集潜在供应商信息，并对其进行初步筛选和评估。对初步筛选合格的潜在供应商，采购部安排专人进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、供货能力、价格水平、售后服务等方面的情况，形成《供应商考察报告》。根据供应商考察报告，采购部将符合要求的潜在供应商纳入供应商数据库，并进行分类管理。2.供应商选择在进行具体采购项目时，采购部应从供应商数据库中选择至少三家供应商进行报价和谈判。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等因素，确保所选供应商能够满足酒店的采购需求，并具有一定的竞争优势。对于重要物资及服务的供应商选择，应组织相关部门进行联合评审，充分听取需求部门、使用部门、质量控制部门等的意见和建议，确保选择结果的科学性和合理性。3.供应商评估采购部定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。采购部根据供应商评估指标体系，制定详细的《供应商评估表》，由采购专员、需求部门代表、仓库管理部门代表等组成评估小组，对供应商进行评分。根据评估得分，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，在后续采购中可给予一定的优惠政策和优先合作机会；对于不合格供应商，采购部应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应终止合作关系。4.供应商激励与约束采购部建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等，以提高供应商的合作积极性和服务质量。同时，采购部建立供应商约束机制，对违反采购合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等，以维护酒店的合法权益。采购风险管理1.市场风险采购部应密切关注市场动态，及时了解物资价格波动情况，通过建立价格预警机制，对可能出现的价格上涨或下跌趋势进行预测和分析。根据市场变化情况，合理调整采购计划和采购策略，如提前采购、分批采购、套期保值等，以降低市场价格波动对采购成本的影响。加强与供应商的沟通与协商，争取在价格波动较大时获得更有利的采购价格和条款。2.质量风险采购部应加强对采购物资质量的控制，严格按照采购合同和相关质量标准进行验收。在采购过程中，要求供应商提供产品质量证明文件，并对部分关键物资进行抽检或送检。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和售后服务承诺，如出现质量问题，要求供应商及时处理，承担相应的损失。建立质量反馈机制，需求部门和使用部门如发现采购物资存在质量问题，应及时反馈给采购部，采购部负责与供应商协商解决，并跟踪处理结果。3.合同风险采购部在签订采购合同前，应认真审核合同条款，确保合同内容完整、准确、合法，避免合同漏洞和风险。重点审核合同的价格条款、交货期条款、质量条款、付款方式条款、违约责任条款等。对于重大采购合同，应组织法务部门进行法律审查，确保合同的合法性和有效性。在合同执行过程中，采购部应严格按照合同约定履行义务，及时跟踪合同执行情况，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任，维护酒店的合法权益。4.廉洁风险加强对采购人员的廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识和职业道德水平，严禁采购人员接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。建立采购人员廉洁自律档案，对采购人员的廉洁行为进行记录和考核，将廉洁情况与绩效考核、晋升等挂钩。加强对采购过程的监督和审计，定期对采购项目进行检查，发现问题及时处理，确保采购工作的廉洁性。采购绩效评估1.评估指标采购成本：主要评估采购价格的合理性、采购成本的节约情况等，通过与预算对比、历史数据分析等方式进行衡量。采购质量：评估所采购物资和服务的质量是否符合要求，通过验收合格率、质量投诉率等指标进行考核。交货期：考核供应商是否按时交货，以交货准时率为评估指标，统计按时交货的订单数量占总订单数量的比例。供应商管理：评价供应商的开发、选择、评估、合作等方面的管理效果，如供应商满意度、供应商淘汰率等。采购效率：考察采购流程的执行效率，包括采购申请处理时间、采购周期、合同签订时间等指标。2.评估方法定期评估：采购部每月对采购工作进行小结，每季度进行一次全面评估，每年进行一次年度综合评估。评估时，采购专员根据各项评估指标收集相关数据和信息，并进行整理和分析。对比分析：将采购绩效指标与预算目标、历史数据、同行业水平等进行对比分析，找出差距和改进方向。问卷调查：向需求部门、使用部门等发放《采购绩效调查问卷》，收集他们对采购工作的满意度、意见和建议，作为评估采购绩效的参考依据。综合评分：根据各项评估指标的权重，对采购绩效进行综合评分，确定采购工作的整体绩效水平。3.评估结果应用绩效反馈：采购部将采购绩效评估结果及时反馈