装修公司酒水管理制度

装修公司酒水管理制度一、总则1.目的为规范公司内部酒水的管理，确保酒水的合理使用、储存安全以及费用控制，特制定本管理制度。本制度旨在满足公司业务招待、员工福利等方面对酒水的需求，同时维护公司的利益和形象。2.适用范围本制度适用于公司总部各部门、各分公司以及项目部。公司所有涉及酒水使用的场景，包括但不限于商务宴请、员工团建、客户接待等均需遵守本制度。3.基本原则计划性原则：酒水的采购、使用应根据实际需求进行合理规划，避免浪费。节约性原则：倡导节约使用酒水，反对铺张浪费，严格控制酒水费用支出。合规性原则：酒水的采购、储存、使用等环节应符合国家相关法律法规和公司财务制度的要求。二、职责分工1.行政部门负责制定酒水采购计划，根据各部门的需求预测，结合公司业务情况，定期汇总编制酒水采购清单。选择合格的酒水供应商，建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、产品质量等进行评估和管理。组织酒水的采购工作，确保采购的酒水符合公司要求，并及时入库。负责酒水的库存管理，定期盘点库存，确保账实相符，保证酒水的安全储存。对各部门酒水的使用情况进行监督和检查，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门负责审核酒水采购费用的报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。对酒水的费用进行核算和统计，定期提供酒水费用报表，为公司成本控制提供数据支持。参与酒水采购合同的审核，对合同中的价格、付款方式等条款进行把关。3.使用部门各部门根据工作需要，提前向行政部门提交酒水使用申请，详细说明使用场景、预计用量等信息。在酒水使用过程中，应严格按照规定的用途和用量使用，不得擅自挪用或浪费。配合行政部门做好酒水的盘点工作，如实提供酒水使用情况。三、采购管理1.采购计划各部门应在每月[具体日期]前，将次月酒水需求计划报行政部门。需求计划应包括酒水名称、规格、预计用量等详细信息。行政部门结合各部门需求计划和库存情况，综合考虑公司业务发展趋势，编制月度酒水采购计划。采购计划应明确采购酒水的种类、数量、预算金额等。如遇临时性的酒水需求，使用部门应提前[x]个工作日向行政部门提交临时采购申请，说明需求原因、预计用量等，行政部门审核后及时调整采购计划。2.供应商选择行政部门通过多种渠道收集酒水供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行资质审查，要求供应商提供营业执照、食品经营许可证、酒水品牌授权书等相关证件。实地考察供应商的经营场所、仓储条件、物流配送能力等，评估其产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。根据考察结果，建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和更新，淘汰不合格供应商。3.采购流程行政部门根据采购计划，向合格供应商发送采购订单。采购订单应明确酒水的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细内容。供应商收到采购订单后，应及时确认订单内容，并按照约定的时间和地点将酒水送达公司。酒水到货后，行政部门仓库管理人员应按照采购订单对酒水的数量、规格、品牌等进行验收。验收合格后，办理入库手续，并填写入库单。如发现酒水存在质量问题或数量不符等情况，仓库管理人员应及时与供应商联系，要求其在规定时间内处理。如供应商拒绝处理或处理结果不满意，行政部门应及时向公司领导汇报，并采取相应的措施。四、库存管理1.库存设置根据公司业务需求和实际情况，在公司总部及各分公司设立酒水专用仓库。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保酒水的安全储存。按照酒水的种类、规格、品牌等进行分类存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。建立库存台账，详细记录酒水的入库时间、数量、规格、品牌、供应商等信息，以及出库时间、领用部门、领用数量等情况。库存台账应定期与财务账目进行核对，确保账实相符。2.库存盘点行政部门仓库管理人员应每月对酒水进行一次盘点，确保账实相符。盘点过程中，应认真核对库存数量、规格、品牌等信息，如实记录盘点结果。如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并填写盘点报告。盘盈的酒水应及时办理入库手续，盘亏的酒水应按照规定的审批程序进行处理。每年年底，行政部门应组织一次全面的库存盘点，编制年度库存盘点报告。年度库存盘点报告应包括库存基本情况、盘点结果分析、存在问题及改进措施等内容。3.库存安全加强仓库的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库安全。仓库管理人员应定期对仓库进行巡查，检查酒水的储存状况，发现问题及时处理。严格限制非仓库管理人员进入仓库，如因工作需要进入仓库，必须经过仓库管理人员同意，并进行登记。五、使用管理1.使用申请各部门因业务招待、员工团建等需要使用酒水时，应提前填写酒水使用申请表。申请表应包括使用日期、使用部门、使用场景、预计用量、用途说明等内容。酒水使用申请表经部门负责人审核签字后，报行政部门审批。行政部门根据库存情况和公司相关规定进行审批，审批通过后方可领用。2.领用流程经审批后的酒水使用申请表交行政部门仓库管理人员，仓库管理人员根据申请表发放酒水，并填写出库单。出库单应注明酒水名称、规格、数量、领用部门、领用时间等信息。领用部门领取酒水时，应安排专人负责，并在出库单上签字确认。领用人员应确保酒水的安全运输和妥善保管，不得擅自将酒水转借他人或挪作他用。3.使用标准商务宴请：根据宴请的规格和对象，合理选择酒水品牌和档次。一般情况下，接待重要客户或商务活动，可选用中高端酒水；接待一般客户或普通商务活动，可选用中低端酒水。酒水的用量应根据实际情况合理控制，避免浪费。员工团建：根据团建活动的规模和预算，选择适合的酒水。一般可选用啤酒、饮料等大众消费的酒水，鼓励员工适量饮用，营造轻松愉快的氛围。客户接待：在客户接待过程中，应根据客户的喜好和习惯提供酒水。尊重客户的意见，不得强行推销酒水。酒水的使用应遵循适量、适度的原则，不得过度劝酒。4.剩余酒水处理酒水使用完毕后，如发现有剩余酒水，领用部门应及时将剩余酒水交回行政部门仓库。仓库管理人员对剩余酒水进行清点和验收，如无质量问题，办理入库手续。对于因业务变更或其他原因导致已领用的酒水不再需要使用的情况，领用部门应及时将剩余酒水退回行政部门仓库。仓库管理人员按照规定进行处理，并调整库存台账。六、费用管理1.预算控制财务部门根据公司年度经营计划，结合以往酒水使用情况，编制年度酒水费用预算。年度酒水费用预算应明确各项酒水费用的预算金额和控制指标。行政部门根据年度酒水费用预算，分解编制月度酒水费用预算，并严格按照预算控制酒水的采购和使用。如遇特殊情况需要超出预算使用酒水，使用部门应提前向行政部门和财务部门提交书面申请，说明超出预算的原因、预计增加的费用金额等。经行政部门和财务部门审核后，报公司领导审批。公司领导批准后方可实施。2.报销管理酒水采购费用报销时，应提供正规的发票、采购订单、入库单等相关凭证。发票内容应与采购的酒水名称、规格、数量等一致。酒水使用部门在报销酒水费用时，应填写费用报销单，并附上酒水使用申请表、出库单等相关凭证。费用报销单应注明酒水使用的日期、部门、用途、金额等信息。财务部门对酒水费用报销凭证进行审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性以及费用支出的合理性。审核无误后，按照公司财务制度进行报销。3.费用分析财务部门定期对酒水费用进行分析，编制酒水费用分析报告。酒水费用分析报告应包括酒水费用的支出情况、与预算的对比分析、费用变动原因分析等内容。通过酒水费用分析，发现费用控制中存在的问题和不足，及时提出改进措施和建议，为公司成本控制提供决策依据。七、监督与检查1.内部监督行政部门负责对酒水的采购、库存、使用等环节进行日常监督检查。定期检查酒水的采购计划执行情况、库存管理情况、使用部门的领用和使用情况等。财务部门负责对酒水费用的报销进行审核监督，确保费用支出的合规性和合理性。对发现的违规行为及时进行纠正，并向公司领导汇报。公司内部审计部门不定期对酒水管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查制度的落实情况、费用支出的真实性和合法性等。对审计中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。2.违规处理对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、通报批评