防疫物资项目管理制度

防疫物资项目管理制度一、总则（一）目的为加强防疫物资项目的规范化管理，确保防疫物资的采购、存储、发放、使用等环节的高效运作，保障公司员工的健康安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司防疫物资项目的全过程管理，包括但不限于口罩、手套、防护服、消毒液、体温枪等各类防疫物资。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家及地方有关防疫物资管理的法律法规和政策要求。2.保障需求原则：根据公司实际情况和疫情防控需要，合理确定防疫物资的储备数量和种类，确保物资供应满足员工的防护需求。3.科学管理原则：运用科学的管理方法和手段，对防疫物资的采购、存储、发放等环节进行精细化管理，提高物资使用效率。4.责任明确原则：明确各部门及人员在防疫物资管理中的职责，做到责任到人，确保各项工作有序开展。二、管理职责（一）防疫物资管理小组成立防疫物资管理小组，由公司领导担任组长，成员包括采购部门、行政部门、财务部门、使用部门等相关负责人。其主要职责如下：1.负责制定和修订防疫物资管理制度和相关流程。2.审议防疫物资采购计划、储备方案及预算安排。3.协调解决防疫物资管理过程中的重大问题。4.监督检查防疫物资管理工作的执行情况。（二）采购部门1.负责根据防疫物资需求计划，选择合格的供应商，进行采购谈判，签订采购合同。2.跟踪采购订单执行情况，确保防疫物资按时、按质、按量供应。3.负责收集、整理供应商信息及采购相关资料，建立采购档案。（三）行政部门1.负责防疫物资的验收、入库、存储、保管和发放工作。2.定期对防疫物资进行盘点，确保账物相符。3.建立防疫物资管理台账，记录物资的出入库情况、使用情况等信息。4.配合相关部门做好防疫物资的报废处理工作。（四）财务部门1.负责审核防疫物资采购预算，确保资金合理使用。2.对防疫物资采购、存储、发放等环节的费用进行核算和监督。3.负责防疫物资相关费用的报销审核工作。（五）使用部门1.负责本部门防疫物资的领用、使用和管理。2.根据实际工作需要，向行政部门提交防疫物资需求计划。3.合理使用防疫物资，避免浪费，并配合行政部门做好物资的盘点工作。三、采购管理（一）需求计划1.使用部门应根据本部门工作实际情况，提前[X]个工作日向行政部门提交防疫物资需求计划。需求计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.行政部门汇总各部门需求计划后，结合公司实际库存情况和疫情防控形势，进行综合评估，制定公司防疫物资采购计划。（二）供应商选择1.采购部门应选择具有合法资质、信誉良好、产品质量可靠的供应商作为防疫物资的采购渠道。优先选择通过政府认证或具备相关防疫物资生产资质的供应商。2.采购部门应对供应商进行实地考察或资质审核，了解其生产能力、质量控制体系、售后服务等情况，建立供应商档案。3.对于新合作的供应商，应要求其提供样品进行质量检测，检测合格后方可纳入采购范围。（三）采购合同1.采购部门根据确定的供应商和采购计划，与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.在签订采购合同前，采购部门应将合同草本提交法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本抄送行政部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（四）采购执行1.采购部门应按照采购合同约定，及时跟踪采购订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.如因供应商原因导致交货延迟或物资质量不符合要求，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取补救措施，并按照合同约定追究其违约责任。3.对于紧急采购的防疫物资，采购部门应在确保物资质量和合规性的前提下，尽快完成采购任务，并及时向行政部门通报采购情况。四、验收管理（一）验收标准1.防疫物资到货后，行政部门应按照合同约定的质量标准和验收规范进行验收。验收内容包括物资的规格型号、数量、外观质量、产品合格证、质量检验报告等。2.对于口罩、防护服等关键防疫物资，应检查其是否符合国家相关标准要求，如是否具有医疗器械注册证、是否通过质量认证等。（二）验收流程1.行政部门收到防疫物资后，应及时通知采购部门和使用部门共同参与验收。2.验收人员按照验收标准对物资进行逐一检查核对，填写验收记录。验收记录应包括物资名称、规格型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结果等信息。3.如验收合格，验收人员应在验收记录上签字确认，并办理入库手续；如验收不合格，应及时与供应商联系，要求其更换或处理不合格物资，并做好记录。五、存储管理（一）存储环境1.防疫物资应存储在干燥、通风、阴凉的仓库内，避免阳光直射和潮湿环境。仓库温度应保持在[适宜温度范围]，相对湿度应控制在[适宜湿度范围]。2.仓库应划分专门的存储区域，按照防疫物资的种类、规格、批次等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于识别和管理。（二）存储方式1.口罩、手套等防护用品应采用密封包装，并放置在货架或货柜上，避免挤压变形。2.消毒液、酒精等液体防疫物资应存放在专门的储存容器中，容器应密封良好，防止泄漏。储存容器应标明物资名称、规格、浓度、有效期等信息。3.体温枪等电子设备应存放在干燥、防震的环境中，并定期进行检查和维护，确保其正常使用。（三）库存盘点1.行政部门应定期对防疫物资进行库存盘点，确保账物相符。盘点周期为[X]月/季度/半年/年，具体时间由公司根据实际情况确定。2.盘点人员应认真核对物资的实际数量、规格型号、存放位置等信息，并与库存台账进行逐一核对。如发现账物不符，应及时查明原因，并填写盘点差异报告。3.对于盘盈或盘亏的防疫物资，应按照公司相关规定进行处理。盘盈物资应及时办理入库手续，盘亏物资应查明原因，属于正常损耗的，经审批后进行核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。六、发放管理（一）发放原则1.防疫物资应按需发放，确保员工在工作期间能够正确使用防疫物资，保障自身健康安全。2.发放防疫物资应遵循公平、公正、公开的原则，不得擅自截留、挪用或私分防疫物资。（二）发放流程1.使用部门根据工作需要，填写防疫物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、领用原因等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门对领用申请表进行审核，核实领用部门的物资需求情况和库存情况。如审核通过，行政部门按照申请表上的信息发放防疫物资，并在库存台账上记录物资的发放情况。3.防疫物资发放时，发放人员应与领用人员进行当面交接，确认物资的名称、规格型号、数量等信息无误，并要求领用人员在发放记录上签字确认。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，使用部门可先领用防疫物资，但应在事后[X]个工作日内补办领用手续。2.对于因工作需要临时增加防疫物资需求的部门，行政部门应根据库存情况进行合理调配，如库存不足，应及时通知采购部门进行采购。七、使用管理（一）培训指导1.行政部门应组织对员工进行防疫物资使用培训，确保员工了解各类防疫物资的正确使用方法和注意事项。培训内容包括口罩的佩戴方法、防护服的穿脱步骤、消毒液的配比和使用等。2.在发放防疫物资时，发放人员应向领用人员进行现场指导，确保其正确使用防疫物资。对于新入职员工或对防疫物资使用不熟悉的员工，应进行重点培训和指导。（二）使用规范1.员工应按照防疫物资使用说明和培训要求，正确佩戴和使用防疫物资，不得随意更改使用方法或超范围使用。2.在使用防疫物资过程中，如发现物资损坏、过期或不符合质量要求等情况，应及时停止使用，并报告行政部门进行处理。3.员工应妥善保管个人使用的防疫物资，避免丢失、浪费或转借他人。（三）监督检查1.各部门负责人应加强对本部门员工防疫物资使用情况的监督检查，确保员工正确使用防疫物资，避免出现违规行为。2.行政部门应定期对公司各部门防疫物资的使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。对于违反防疫物资使用规定的行为，应按照公司相关制度进行处理。八、报废管理（一）报废条件1.防疫物资因过期、损坏、变质等原因无法继续使用的，应进行报废处理。2.对于已使用过但无法回收再利用的防疫物资，如一次性口罩、手套等，也应进行报废处理。（二）报废流程1.使用部门发现防疫物资需要报废时，应填写防疫物资报废申请表，注明物资名称、规格型号、数量、报废原因等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门对报废申请表进行审核，并组织相关人员对报废物资进行现场核实。如审核通过，行政部门按照公司固定资产报废管理规定，办理报废审批手续。3.经批准报废的防疫物资，行政部门应指定专人进行清理和处理。对于可回收利用的物资，应进行回收处理；对于不可回收利用的物资，应按照环保要求进行妥善处置，避免对环境造成污染。九、信息化管理（一）管理系统建设建立防疫物资管理信息化系统，实现防疫物资采购、验收、入库、存储、发放、使用、报废等环节的信息化管理。通过管理系统，实时记录防疫物资的库存动态、出入库情况、使用情况等信息，提高管理效率和数据准确性。（二）数据维护与更新1.行政部门应安排专人负责防疫物资管理系统的数据维护和更新工作，确保系统数据的及时、准确和完整。2.采购部门、使用部门等相关人员应及时将防疫物资采购订单、领用申请表等信息录入管理系统，以便行政部门进行审核和处理。3.行政部门应定期对管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失或损坏。如发生数据丢失或损坏情况，应及时采取措施进行恢复，并查明原因，追究相关人员的责任。十、监督与考核（一）监督检查1.防疫物资管理小组应定期对防疫物资管理工作进行监督检查，重点检查采购、验收、存储、发放、使用、报废等环节的执行情况，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应定期对防疫物资管理情况进行审计，检查防疫物资的采购、使用、资金管理等方面是否合规，是否存在违规违纪行为。（二）考核评价1.建立防疫物资管理工作考核评价机制，对各部门及相关人员在防疫物资管理工作中的表现进行考核评价。考核评价指标包括物资采购及时性、验收合格率、库存管理水平、发