银行合同签署管理制度

银行合同签署管理制度一、总则（一）目的为规范银行合同签署流程，加强合同管理，防范法律风险，保障银行合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于银行与客户、供应商、合作伙伴等各类主体之间签订的各类合同，包括但不限于贷款合同、存款合同、信用卡领用合约、担保合同、合作协议等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及银行内部规章制度。2.审慎审查原则：对合同条款进行全面、细致、审慎的审查，确保合同内容合法、合理、公平，风险可控。3.流程规范原则：明确合同签署各环节的操作流程和责任分工，确保合同签署过程规范、有序。4.档案管理原则：建立完善的合同档案管理制度，对合同文本及相关资料进行妥善保管，便于查询和追溯。二、合同签署流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求，填写合同发起申请表，详细说明合同的基本信息、对方主体情况、业务背景、合同主要条款等内容，并提交相关业务资料作为附件。2.申请表经业务部门负责人审核签字后，提交至法律合规部门进行法律审查。（二）法律审查1.法律合规部门收到合同发起申请表及相关资料后，安排专人对合同条款进行法律审查。2.审查内容包括合同主体资格、合同内容合法性、条款完整性、风险防范措施等方面。对于存在法律风险或条款不明确的地方，及时与业务部门沟通，提出修改意见。3.法律审查人员在合同发起申请表上签署审查意见，并加盖法律合规部门印章。如合同需修改，业务部门应根据审查意见进行修改后重新提交法律审查。（三）合同审批1.经法律审查通过的合同，按照银行内部审批权限进行审批。2.审批流程一般包括业务部门上级领导、风险管理部门、财务部门、分管行领导等环节。各审批部门根据职责对合同进行审核，重点关注业务风险、财务风险、合规风险等方面。3.审批人员应在合同审批表上签署审批意见，明确表示同意、不同意或提出补充意见。如不同意，需详细说明理由，业务部门应根据审批意见进行相应处理。（四）合同签署1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方主体协商合同签署事宜。2.签署合同前，业务人员应再次核对合同条款与审批内容是否一致，确保无误。3.合同签署应使用银行统一规定的合同文本，如有特殊情况需要使用非标准文本，必须经过严格的审批程序。4.合同一般应由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖双方公章。如对方为自然人，应由其本人签字并按手印。签字盖章应清晰、完整，符合法律规定。5.合同签署过程中，应注意留存签字盖章的原件或清晰的复印件，作为合同生效的依据。（五）合同登记与归档1.合同签署完成后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交至合同管理部门进行登记。2.合同管理部门按照合同类别、签订时间等进行分类登记，建立合同台账，详细记录合同的基本信息、履行情况等内容。3.合同管理部门将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同正本、副本、审批文件、往来函件、补充协议等。档案保管期限按照国家法律法规及银行内部规定执行。三、合同审查要点（一）合同主体审查1.对于法人主体，审查其营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等文件，确保其具有合法的经营资格和签约能力。2.核实对方主体的经营范围，确保合同内容在其经营范围内，避免超范围经营引发的法律风险。3.对于自然人主体，审查其身份证件，确保其具有完全民事行为能力。（二）合同内容审查1.条款完整性审查：检查合同是否包含主要条款，如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等，确保合同内容完整，避免遗漏重要事项。2.合法性审查：审查合同内容是否符合法律法规的强制性规定，是否存在损害国家利益、社会公共利益或银行合法权益的条款。3.合理性审查：评估合同条款是否公平合理，是否存在显失公平、加重对方责任、排除对方主要权利等情况。对于格式合同，应重点审查其中的免责条款、限制对方权利的条款等是否符合法律规定。4.风险防范条款审查：关注合同中的风险防范条款，如担保条款、违约责任条款、争议解决条款等是否有效、可执行。确保银行在合同履行过程中能够有效防范风险，维护自身合法权益。（三）合同履行条款审查1.履行期限审查：明确合同的履行期限，确保双方对履行时间有清晰的约定，避免因履行期限不明确引发的纠纷。2.履行地点审查：确定合同的履行地点，对于涉及交付标的物、支付款项等重要事项的履行地点，应明确具体，避免产生歧义。3.履行方式审查：审查合同约定的履行方式是否明确、可行，是否符合业务实际情况。如交付方式、结算方式等应具体明确，便于双方执行。四、合同变更与解除（一）变更1.合同履行过程中，如因业务需要或其他原因需要变更合同内容，应由业务部门提出合同变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.合同变更申请经业务部门负责人审核签字后，提交至法律合规部门进行法律审查。法律审查流程与合同发起时相同，审查变更内容是否合法合规，是否会对银行权益产生不利影响。3.经法律审查通过的合同变更申请，按照银行内部审批权限进行审批。审批通过后，业务部门与对方主体协商签订合同变更协议。变更协议应明确变更的内容、生效时间等事项，并作为原合同的补充文件进行登记和归档。（二）解除1.在合同履行过程中，出现法定或约定的解除情形时，业务部门应及时提出合同解除申请，说明解除合同的原因及依据。2.合同解除申请经业务部门负责人审核签字后，提交至法律合规部门进行法律审查。法律审查重点关注解除合同的合法性、解除程序是否符合规定等方面。3.经法律审查通过的合同解除申请，按照银行内部审批权限进行审批。审批通过后，业务部门与对方主体协商签订合同解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、双方权利义务的处理方式等事项，并作为合同管理档案的重要组成部分进行保管。五、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发纠纷的迹象，如对方出现违约行为、经营状况恶化、履行能力下降等情况。2.一旦发现纠纷预警信号，业务部门应及时向风险管理部门和法律合规部门报告，并提供相关证据和资料。（二）纠纷处理流程1.法律合规部门接到纠纷报告后，应立即组织相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.根据纠纷的具体情况，可采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在选择纠纷解决方式时，应综合考虑纠纷的性质、争议金额、解决成本、效率等因素。3.对于协商解决的纠纷，业务部门与对方主体进行沟通协商，争取达成一致意见，解决纠纷。协商过程中，应注意保留相关证据和记录。4.如协商不成，可根据合同约定或相关法律法规的规定，选择调解、仲裁或诉讼方式解决。在调解过程中，可由第三方调解机构进行调解，促成双方达成和解协议。如需仲裁或诉讼，法律合规部门应及时委托专业律师代理，按照法定程序进行处理。5.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法律合规部门，提供相关证据和资料，协助做好各项工作。同时，应及时向银行内部相关部门汇报纠纷处理进展情况。（三）纠纷处理结果跟踪1.纠纷处理结束后，法律合规部门应及时总结纠纷处理经验教训，形成书面报告，提交至银行管理层。2.业务部门负责跟踪纠纷处理结果的执行情况，确保对方按照协议或判决履行义务。如发现对方未履行或未完全履行义务，应及时向法律合规部门报告，采取相应的措施维护银行权益。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签署完成后，业务部门应按照合同登记与归档的要求，及时将合同文本及相关资料收集齐全，提交至合同管理部门。2.相关资料包括合同发起申请表、审批文件、往来函件、补充协议、对方主体资质证明文件、签字盖章页复印件等。（二）档案整理1.合同管理部门收到业务部门提交的合同及相关资料后，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。2.对每份合同进行编号，建立合同索引目录，便于查询和管理。3.合同文本应保持整洁、完整，如有破损或缺失，应及时进行修复或补充。（三）档案保管1.合同档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，确保档案安全。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，定期进行检查和维护。3.合同档案应按照保管期限进行分类存放，便于查找和管理。保管期限届满后，按照银行内部规定进行销毁或继续保管。（四）档案查阅1.内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，提交至合同管理部门。2.合同管理部门根据审批意见，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行复印、拍照等行为。如确需复印或拍照，应另行办理审批手续。3.外部单位或个人因司法程序等需要查阅合同档案时，应提供相关证明文件和法律文书，经银行法律合规部门审核同意后，按照上述内部查阅流程进行查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.银行内部审计部门定期对合同签署、履行、管理等情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.法律合规部门对合同签署过程中的法律审查工作进行监督，确保审查意见的准确性和合规性。（二）外部监督1.接受金融监管部门的监督检查，积极配合监管部门的工作，及时整改存在的问题。2.关注行业动态和法律法规变化，及时调整合同管理制度，确保银行合同管理工作符合外部监管要求和行业规范。八、责任追究（一）责任认定1.在合同签署、履行、管理过程中，如因工作人员故意或重大过失导致合同出现法律风险、经济损失或其他不良后果的，应追究相关人员的责任。2.责任认定应根据事实和证据，明确责任主体、责任范围和责任程度。（二）追究方式1.对于情节较轻的责任人员，给予批评教育、警告、诫勉谈话等处理。2.对于情节较重的责任人员，给予罚款、降职、撤职等处分。3.对于因故意或重大过失给银行造成重大经济损失或恶劣影响的责任人员，依法追究其法律责任。（三）整改措施1.对存在责任问题的合同项目，应及时采取整改措施，如重新审查合同条款、调整业务操