酒店采购制度管理制度

酒店采购制度管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范酒店采购工作流程，确保采购活动的高效、透明、合规，保障酒店运营所需物资和服务的质量，降低采购成本，提高酒店整体经济效益。2.适用范围本制度适用于酒店各部门所有采购活动，包括但不限于食品饮料、客房用品、办公用品、设备采购、工程维修材料等。3.基本原则按需采购原则：根据酒店实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。质量优先原则：确保所采购的物资和服务符合酒店质量标准和使用要求。公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，维护酒店利益。成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，实现性价比最优。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁纪律，杜绝收受供应商贿赂等违规行为。二、采购组织与职责1.采购部门设置及人员职责采购总监全面负责酒店采购管理工作，制定采购战略和政策。审核重大采购项目和采购合同，确保采购活动符合酒店利益。协调与其他部门的沟通与合作，解决采购过程中的重大问题。采购经理负责采购部门的日常管理工作，制定采购计划和预算。组织实施采购项目，管理采购团队，确保采购任务按时完成。监督采购流程执行情况，评估供应商表现，建立和维护良好的供应商关系。采购专员根据采购计划进行市场调研，寻找合适的供应商。与供应商进行商务洽谈，收集报价和样品，进行比价和议价。协助采购经理完成采购合同的起草、审核和签订工作。跟进采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.其他部门在采购中的职责使用部门根据实际需求填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的评估和验收工作，提供专业意见和建议。财务部门审核采购预算和费用报销，确保采购资金的合理使用。协助采购部门进行成本核算和控制，提供财务分析和建议。质量控制部门制定物资和服务的质量标准和验收流程。参与采购物资和服务的验收工作，确保符合质量要求。三、采购流程1.采购申请使用部门根据业务需求填写采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等信息。采购申请单需经使用部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购专员收到采购申请单后，进行初步审核，检查申请内容是否完整、准确。对于金额较小的采购项目，由采购经理审批；对于金额较大的采购项目，需提交采购总监审批。审批通过后的采购申请单进入采购流程，审批不通过的需返回使用部门说明原因并重新申请。3.供应商选择与评估采购专员根据采购申请内容，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、税务登记证等相关证件的查验。实地考察供应商的生产能力、质量控制体系、售后服务等情况，评估供应商的综合实力。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等，作为后续合作的参考依据。4.采购询价与报价向至少三家符合要求的供应商发送询价单，明确采购物资或服务的详细要求，要求供应商在规定时间内报价。供应商报价应包括产品价格、交货期、付款方式、售后服务等内容。采购专员收集供应商报价后，进行整理和比较，分析各供应商的价格优势、产品质量、服务条款等因素。5.采购谈判根据询价结果，选择一至两家供应商进行采购谈判。采购谈判应围绕价格、质量、交货期、售后服务等核心条款展开，争取达成最有利的采购条件。在谈判过程中，采购人员应保持专业和冷静，灵活应对供应商的各种要求，维护酒店利益。谈判达成一致后，形成采购合同草案。6.合同签订采购合同草案经采购部门审核后，提交至财务部门进行法律和财务条款审核。审核通过后的采购合同由采购经理签字，重大采购合同需采购总监签字，并加盖酒店公章。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。7.采购订单下达采购合同签订后，采购专员根据合同内容下达采购订单给供应商，明确采购物品或服务的详细要求和交货时间。采购订单应发送至供应商确认，并要求供应商签字回传，以确保双方对订单内容无异议。8.采购跟踪与催货采购专员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度和交货安排。在交货期前，提醒供应商按时交货，如发现可能影响交货的问题，及时与供应商协商解决。对于重要物资或紧急采购项目，采购专员应定期向采购经理汇报采购进度。9.到货验收物资到货前，采购专员应通知使用部门和质量控制部门做好验收准备。到货时，由质量控制部门按照质量标准和验收流程进行验收，检查物资的数量、规格、型号、质量等是否符合要求。使用部门参与验收过程，对物资的适用性进行确认。验收合格的物资填写验收报告，验收不合格的物资应及时与供应商沟通，要求其更换或处理。10.付款结算采购物资或服务验收合格后，采购专员整理相关发票、验收报告、采购合同等资料，提交至财务部门进行付款申请。财务部门审核付款申请，确认无误后按照采购合同约定的付款方式进行付款结算。采购专员负责跟踪付款情况，确保供应商按时收到款项，并与供应商保持沟通，维护良好的合作关系。四、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据酒店年度经营计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应包括各类物资和服务的采购金额、采购时间、采购数量等详细信息。在编制预算过程中，采购部门应与各使用部门充分沟通，了解其业务需求和采购计划，确保预算的准确性和合理性。2.预算审批年度采购预算编制完成后，提交至财务部门进行审核。财务部门根据酒店财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并提出修改意见。采购预算经财务部门审核通过后，提交至酒店管理层审批。酒店管理层根据酒店发展战略和经营目标，对采购预算进行最终审批。3.预算执行与控制采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照预算编制和审批程序进行申请和审批。财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。采购部门应定期向酒店管理层汇报采购预算执行情况，接受监督和检查。五、供应商管理1.供应商开发采购部门应积极寻找新的供应商，拓展采购渠道，降低采购成本。通过市场调研、行业展会、网络搜索、供应商推荐等方式，收集潜在供应商信息。对潜在供应商进行初步筛选和评估，符合要求的纳入供应商开发范围。对纳入开发范围的供应商进行实地考察和资质审核，了解其生产能力、质量控制体系、售后服务等情况。与通过考察和审核的供应商建立联系，洽谈合作事宜，争取建立长期稳定的合作关系。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。建立供应商评估指标体系，制定详细的评估标准和评分方法，对供应商进行量化评估。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等。对于违反采购合同或出现质量问题的供应商，采取相应的约束措施，如扣除货款、罚款、暂停合作、终止合同等。通过激励和约束措施，促使供应商不断提高产品质量和服务水平，积极配合酒店采购工作。4.供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切沟通，定期回访供应商，了解其经营状况和合作需求。及时解决与供应商在合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。组织供应商参加酒店采购会议或培训活动，加强与供应商的合作与交流，共同提高采购效率和质量。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应识别采购过程中可能面临的风险，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施对于市场价格波动风险，采购部门可以采取签订长期合同、套期保值、分散采购等方式进行应对。针对供应商违约风险，加强供应商管理和合同管理，要求供应商提供担保或保证金，建立供应商违约预警机制。为降低质量风险，严格执行质量验收标准，加强对供应商的质量监督和管理，定期进行质量抽检。对于法律风险，采购人员应加强法律法规学习，确保采购活动合法合规，合同签订前进行法律审核。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒采购部门采取应对措施。对风险应对措施的实施效果进行跟踪和评估，及时调整和完善风险应对策略。七、采购信息管理1.采购档案管理采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类归档。采购档案包括采购申请单、采购合同、报价单、验收报告、发票等相关资料。采购档案应妥善保管，确保资料的完整性和可追溯性，保存期限按照酒店档案管理规定执行。2.采购数据分析采购部门定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购价格、供应商分布等方面。通过数据分析，了解采购活动的规律和趋势，发现采购过程中存在的问题和潜在风险。根据数据分析结果，提出改进采购工作的建议和措施，优化采购流程，降低采购成本。3.信息沟通与共享采购部门应与其他部门保持密切的信息沟通与共享，及时了解酒店业务需求和变化情况。定期召开采购协调会议，与使用部门、财务部门、质量控制部门等相关部门沟通采购工作进展和存在的问题，共同协商解决办法。建立采购信息管理系统，实现采购信息的实时共享和动态管理，提高采购工作效率和透明度。八、监督与审计1.内部监督酒店内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。采购部门应积极配合内部审计工作，提供相关资料和信息，接受审计监督。对于审计发现的问题，采购部门应及时整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。2.外部审计酒