饭店采购库存管理制度

饭店采购库存管理制度总则1.目的为加强饭店采购与库存管理，规范采购行为，确保库存物资的合理储备与有效利用，降低成本，提高饭店运营效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于饭店内所有涉及采购与库存管理的部门和人员，包括但不限于采购部、仓库、各使用部门等。3.基本原则按需采购原则：根据饭店实际经营需求，科学合理安排采购，避免盲目采购和库存积压。质量第一原则：确保所采购物资符合饭店经营要求和质量标准，保障食品安全、服务质量等。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过优化采购流程、合理选择供应商等方式，降低采购成本和库存成本。规范管理原则：建立健全采购与库存管理制度和流程，明确各部门职责，实现规范化、标准化管理。采购管理1.采购计划各使用部门应根据经营情况、库存状况等，每月底前向采购部提交次月采购计划。采购计划应详细列出所需物资的名称、规格、数量、预计到货时间等。采购部对各部门提交的采购计划进行汇总、审核和分析，结合库存水平、市场供应情况等因素，制定饭店整体采购计划。采购计划如有变动，使用部门应及时通知采购部，采购部根据变动情况调整采购计划。2.供应商选择与管理采购部应建立供应商评估与选择机制，通过实地考察、资质审核、样品检验、市场调研等方式，选择优质、可靠、价格合理的供应商。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时进行整改或淘汰。3.采购流程采购申请：使用部门根据实际需求填写采购申请表，经部门负责人审核签字后提交采购部。采购审批：采购部对采购申请进行审核，对于金额较大或重要物资的采购，需报饭店管理层审批。采购实施：采购部根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商保持密切沟通，确保物资按时、按质、按量到货。验收：物资到货后，仓库管理人员会同使用部门人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资及时与供应商联系退换货。付款：采购部根据采购合同和验收情况，办理付款手续。付款流程应严格按照饭店财务制度执行。库存管理1.库存分类与规划仓库应根据物资的性质、用途、价值等因素，对库存物资进行分类管理。一般可分为食品、饮料、日用品、办公用品、设备备品备件等类别。结合饭店经营特点和历史数据，制定合理的库存规划，确定各类物资的安全库存、最高库存和最低库存水平。安全库存是为应对突发情况而设定的最低库存数量，最高库存是为避免库存积压而设定的上限，最低库存是触发补货的库存临界值。2.入库管理物资到货后，仓库管理人员应及时核对物资的名称、规格、数量、质量等与采购订单和送货单是否一致。对验收合格的物资进行入库登记，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交采购部作为付款依据，一联交财务部门记账。将物资按照规定的存放位置进行摆放，确保库存物资摆放整齐、有序，便于查找和盘点。3.库存保管仓库应保持适宜的温度、湿度、通风等环境条件，确保物资的质量不受影响。对于有特殊保管要求的物资，如食品、饮料等，应按照相应的标准进行保管。建立库存物资台账，详细记录物资的出入库情况、库存数量、存放位置等信息。库存台账应定期与财务部门的账目进行核对，确保账账相符。定期对库存物资进行盘点，盘点方式可分为定期盘点和不定期盘点。定期盘点一般每月或每季度进行一次，不定期盘点根据实际情况随时进行。盘点结束后，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和说明，并提出处理意见。4.出库管理使用部门根据实际需求填写领料单，注明物资名称、规格、数量、用途等信息。领料单应经部门负责人审核签字后提交仓库。仓库管理人员根据领料单进行物资发放，核对物资的名称、规格、数量等与领料单是否一致。发放物资后，在领料单上签字确认，并更新库存台账。对于贵重物资、限量物资等的出库，应严格按照规定的审批流程进行，确保物资的使用合理、合规。5.库存盘点与盈亏处理定期盘点库存物资，确保账实相符。盘点工作应由仓库管理人员、财务人员及相关部门人员共同参与。如发现库存物资盘盈或盘亏，应及时查明原因，并填写盘点差异报告。盘盈可能是由于采购数量记录错误、入库未及时入账等原因导致；盘亏可能是由于损耗、丢失、被盗等原因造成。对于盘盈物资，经核实后调整库存账目，并查明原因后进行相应处理；对于盘亏物资，属于正常损耗的，经审批后计入成本费用；属于人为原因造成的，由责任人负责赔偿。物资损耗管理1.损耗界定明确饭店物资在采购、运输、存储、使用过程中可能出现的合理损耗范围，如食品原材料在加工过程中的自然损耗、饮料在开封后的挥发损耗等。2.损耗控制措施在采购环节，要求供应商提供准确的包装规格和数量，尽量减少因供应商原因导致的物资短缺。运输过程中，采取适当的防护措施，如对易损物资进行加固包装、控制运输温度等，降低运输损耗。仓库管理方面，优化存储条件，严格执行物资的出入库验收流程，防止物资在存储期间因保管不善而受损。各使用部门应规范操作流程，提高员工的节约意识，减少物资在使用过程中的浪费和不必要损耗。3.损耗统计与分析建立物资损耗统计台账，定期对物资损耗情况进行统计和分析。分析损耗产生的原因、损耗量的变化趋势等，以便及时发现问题并采取针对性的改进措施。4.损耗处理对于因合理损耗导致的库存差异，按照相关财务规定进行账务处理。对于因人为因素造成的物资损耗，追究相关责任人的责任，并要求其进行赔偿。信息化管理1.采购与库存管理系统建设引入专业的采购与库存管理软件系统，实现采购申请、审批、订单管理、入库、出库、库存盘点等业务流程的信息化操作。2.数据录入与维护指定专人负责采购与库存管理系统的数据录入和维护工作，确保数据的准确性、及时性和完整性。3.信息共享与查询采购部、仓库、财务部门及各使用部门之间实现信息共享，通过系统可以实时查询采购进度、库存状况、物资使用情况等信息，提高工作效率和决策科学性。监督与考核1.内部审计监督饭店内部审计部门定期对采购与库存管理工作进行审计，检查采购流程的合规性、库存管理的准确性、成本控制的有效性等，发现问题及时提出整改意见。2.绩效考核建立采购与库存管理绩效考核体系，对采购部、仓库及相关人员的工作绩效进行考核。考核指标包括采购成本控制、库存周转率、